Por que implementar a estratégia de gerenciamento de portfolio de projetos (GPP), ou project portfolio management (PPM)?

1. O que é um negócio?

Um negócio pode ser entendido como um comércio ou empresa que é administrada por pessoas para captar recursos financeiros a fim de gerar bens e serviços e, por consequência, proporciona a circulação de capital de giro entre os diversos setores. De forma bem simples e resumida, podemos dizer que se entende por negócio toda e qualquer atividade econômica com o objetivo de gerar lucro.

Entretanto, temos que observar que: É o cliente que determina o que é um negócio – apenas o cliente -, cuja disposição para pagar por um bem ou serviço converte recursos econômicos em riqueza e coisas em bens. Aquilo que o cliente compra e considera de valor nunca é apenas um produto. Tem uma utilidade, por exemplo, o que o produto ou serviço faz por ele.

Fonte: Drucker, Peter F. (2001). O essencial de Drucker. Edição Junho 2008, Actual Editora. Lisboa

E equalizar essa equação entre preço e valor faz com que seja necessário estabelecer restrições em uma empresa para que esta possa operar de forma sadia.

2. Todo negócio possui uma restrição, seja ela interna ou externa, e não são muitas…

Uma restrição é qualquer coisa que possa impedir um sistema de atingir seu objetivo. As restrições podem se manifestar de várias formas, mas o princípio fundamental na TOC (Theory of Constraints) é de que não existem dezenas ou centenas de restrições. Existe pelo menos uma, mas no máximo somente algumas num dado sistema. Restrições podem ser internas ou externas ao sistema.

Uma restrição interna se evidência quando o mercado exige mais do sistema do que ele pode oferecer. Se este for o caso, então, o foco da organização deve estar em descobrir essa restrição interna e seguindo as cinco etapas de foco para abri-la (e, potencialmente, removê-la).

Existe uma restrição externa quando o sistema pode produzir mais do que o mercado irá suportar. Se este for o caso, então a organização deve se concentrar em mecanismos que criem mais demanda para seus produtos ou serviços.

Tipos de restrições (interna)

  • Equipamentos: A maneira que equipamentos são utilizados no momento limita a capacidade do sistema para produzir bens / serviços mais vendáveis.
  • Pessoas: a falta de pessoas qualificadas limita o sistema. Modelos mentais das pessoas pode causar um comportamento que se torna uma restrição.
  • Política: Uma política escrita ou não impede que o sistema faça mais.

Se por esse sucinto entendimento sobre as restrições que existem internamente, o desafio das empresas é manter suas operações, entretanto, desenvolver suas ações estratégicas para atingir os objetivos de negócios. E como isso acontece na prática?

“A entrega de resultados de negócios é realizada através do sucesso dos projetos e, em essência, é assim que as estratégias de gerenciamento de projetos impulsionam o sucesso organizacional.”

Joel C Junior

Entretanto, as iniciativas convertidas em bons projetos não significa que estas estejam alinhadas aos objetivos de negócios, e além disso, utilizando os recursos financeiros e de pessoas disponíveis com a máxima eficiência, e diante dessa oportunidade é que adotamos a abordagem de gerenciamento de portfolios de projetos.

Nesse artigos, vamos apresentar alguns benefícios da gestão de portfolio de projetos, ou project portfolio management (GPP) para as empresas.

3. Benefícios da gestão de portfolio

  • Alinhar as metas do projeto com a estratégia de negócios

A missão final de qualquer empresa é cumprir os objetivos estratégicos e os de curto prazo. E cada projeto que uma empresa empreende é um passo em direção a esse objetivo. Assim, os gerentes de projeto devem garantir que os projetos estejam alinhados com a estratégia e os objetivos do negócio. Se os projetos não estiverem alinhados com essas metas estabelecidas, isso levará à sobrecarga do projeto, desperdício de recursos da empresa e esforços desnecessário da força de trabalho. Sem essa ligação com a visão de longo prazo, o portfólio de projetos fica praticamente cego às necessidades da organização.

O gerenciamento de portfólio de projetos (GPP) surge como um método para gerenciar esse quebra-cabeça. O cerne da estratégia está em avaliar, priorizar e selecionar um projeto que esteja alinhado com a estratégia do negócio. O GPP ajuda a colocar as coisas em perspectiva e apoia a tomada de decisões difíceis com base na visão da empresa.

  • Melhoria do processo de tomada de decisão

O gerenciamento de portfólio de projetos oferece altos níveis de visibilidade tanto do ponto de vista estratégico quanto tático. Ele fornece insights sobre métricas de projetos anteriores, como custos do projeto, lucratividade, duração, qualidade e uso de recursos. Ele melhora a análise preditiva para melhor utilização de recursos e gerenciamento de riscos, bem como a seleção de projetos.

Uma estratégia eficaz de gerenciamento de portfólio de projetos dá peso às suas decisões, gerando dados em tempo real, preparando você para lidar com todas as atividades centradas em projetos.

Percorrer o portfólio de projetos fornece um histórico de projetos que reflete a relação simbiótica entre pessoas e projetos. Os insights orientados por dados facilitam os gerentes a tomar decisões e tirar conclusões, contribuindo para o sucesso geral do portfólio.

  • Processo de seleção de projetos aprimorado

Muitas vezes, as empresas têm um critério de seleção pouco claro para os novos projetos. A falta de informações dificulta a avaliação do projeto de acordo com a estratégia da empresa. Nem todos os projetos podem se alinhar com o objetivo estratégico e nem todos podem ser lucrativos.

Além disso, quando um projeto falha, a empresa inicia pequenos projetos adicionais para compensar o fracasso. Isso torna o gerenciamento de projetos mais complexo e o portfólio de projetos começa a perder alinhamento estratégico e valor. Essa incapacidade de se concentrar resulta em:

  • Muitos projetos pequenos e de baixo impacto.
  • Uma infinidade de projetos para os recursos limitados disponíveis causando burnout.
  • Má priorização de projetos.
  • Dados inadequados sobre projetos.
  • Alta taxa de falha do projeto.

O gerenciamento de portfólio de projetos ajuda a selecionar o conjunto certo de projetos que permitem que as empresas cumpram metas, adequando-se a disponibilidade de recursos e outros critérios. A estratégia de GPP forma uma estrutura bem definida para cada processo, e o mesmo vale para a seleção de projetos. Com um critério formulado em vigor, os gerentes têm um modelo para selecionar o projeto certo.

O GPP avalia e escolhe o projeto que agregará o máximo valor à organização. Usando várias técnicas, como métodos de classificação, modelos de pontuação e outros métodos heurísticos, o GPP garante que as decisões de aprovação/não aprovação (passar/não passar) sejam baseadas em critérios relevantes e bem definidos, em vez de fatores vagos ou suposições.

Você pode identificar os projetos que não contribuem para os objetivos da empresa e removê-los do portfólio.

  • Minimize os riscos, maximize o impacto nos negócios

A palavra risco tem um forte tom negativo, mas às vezes simplesmente acontece de ser inevitável. A probabilidade, o tipo e o impacto de diferentes riscos fazem com que você procure alternativas por meio de um plano de gerenciamento de riscos eficaz, para que a entrega do projeto não seja completamente prejudicada.

Os riscos têm implicações financeiras e de programa, o que significa que minimizá-los evita que você calcule mal os esforços brutos necessários para projetos futuros e atuais. As revisões do projeto esticam seu orçamento e atrasam seus recursos e a entrega do projeto.

A estratégia GPP detecta desvios orçamentários entre o trabalho planejado e o real em tempo real, ajudando você a evitar riscos financeiros após o início de um projeto. Ele contém métodos e processos padronizados de gerenciamento de projetos centrados em uma estrutura confiável.

As ferramentas de estimativa do GPP analisam rotineiramente custos versus benefícios, ajudando seu escritório de gerenciamento de projetos a identificar projetos instáveis. Quanto mais cedo eles forem colocados, mais cedo seus riscos também serão reduzidos.

O GPP alerta você para a superexposição a esforços inviáveis, indicando possíveis estouros de orçamento, atrasos no cronograma e inadequações técnicas. Ele evita que esses riscos sejam levados até a entrega do projeto, deixando você com projetos de alto valor e baixo risco.

  • Utilização ideal de recursos em toda a empresa

O GPP mobiliza seus recursos para investir seus melhores e máximos esforços nos empreendimentos mais viáveis. Em palavras simples, isso significa que esforços duplicados não são desperdiçados em atividades sem benefícios monetários para eles.

O grau de visibilidade mencionado anteriormente ajuda a avaliar a necessidade e a demanda de diferentes habilidades, juntamente com a disponibilidade futura de recursos. Você pode exercer controle sobre a utilização de recursos e alocar uma carga de trabalho ideal para cada recurso. Com os custos de recursos sendo um gasto real, você pode reduzir o tempo de bancada e as despesas gerais aprimorando e treinando-os novamente para projetos multifacetados.

A alocação competente de recursos dá à sua organização a capacidade de fazer o melhor uso dos recursos disponíveis e sua experiência, implantando-os nos projetos de maior prioridade.

Uma visão geral abrangente das taxas de utilização e disponibilidade permite que você chegue a conclusões centradas em recursos em uma capacidade gerencial.

A criação de perfil de recursos, por exemplo, fornece um inventário de habilidades atualizado, garantindo que os períodos de pico de demanda não sofram com a escassez de habilidades. Ele analisa a capacidade e redistribui o talento em proporções cientificamente medidas em vários projetos.

A previsão da demanda do projeto para essa capacidade de recursos permite que você distribua seus recursos em projetos que valem a pena sem superá-los ou subestimá-los.

  • Entregue projetos dentro do prazo e do orçamento

A maioria dos projetos é vítima de gastos excessivos devido à má estimativa de custos, alocação de recursos mal gerenciada ou programação de projeto mal comunicada. Além de gastos excessivos, esses fatores também resultam em atrasos no projeto.

É essencial entregar projetos rapidamente e dentro do orçamento, para que você comece a colher seus benefícios e sua organização tenha largura de banda para outras tarefas benéficas.

Ferramentas avançadas de GPP usam Business Intelligence para fornecer relatórios intuitivos como previsão versus custo real, previsão versus utilização real, disponibilidade em tempo real e assim por diante. Ele fornece uma visão geral de qualquer desvio dos cenários planejados para os reais instantaneamente. Com atualizações em tempo real como essas, os gerentes podem tomar ações corretivas em tempo hábil para evitar um efeito catastrófico no andamento do projeto.

Ao mesmo tempo, esses relatórios também levam em consideração os sucessos de projetos anteriores e o escopo atual do projeto, mitigando gastos excessivos em projetos. Além disso, um GPP pode reduzir significativamente o tempo de entrega do projeto. Um estudo revela que o GPP permite que os gerentes de projeto minimizem o tempo decorrido do projeto em cerca de 10%

A tecnologia GPP alinhada com governança avançada, fluxo de trabalho e padronização permite que os membros da equipe mantenham o fluxo de trabalho fluindo e aumentem a produtividade.

  • Aumento do ROI (Return on Investiment)

ROI é o retorno obtido com o valor investido, gerado após a implantação do projeto. Qualquer organização tem o objetivo de obter maiores retornos.

Ao investir em gerenciamento de portfólio e treinar seu pessoal, torna-se possível melhorar a taxa de sucesso do projeto, tomar decisões de redução de custos. Um GPP ajuda a esclarecer os objetivos mais amplos da empresa, melhorar o gerenciamento de recursos e aumentar sua produtividade e agilidade. Com o GPP, é mais provável que o investimento do projeto seja recompensado e coloque as empresas em melhores condições para o futuro.

Além disso, com a ajuda de um GPP, você pode reduzir os custos de recursos. Você pode prever os déficits e contratar recursos globais com boa relação custo-benefício, garantindo que você tenha os recursos certos para seus projetos futuros.

As soluções GPP permitem que as empresas identifiquem as melhores oportunidades de investimento e as gerenciem com eficiência desde o projeto até a manutenção para maximizar o ROI.

  • Aumente a produtividade através de maior colaboração da equipe

Uma solução GPP fornece uma visão em tempo real do andamento dos projetos para todas as partes interessadas. Os gerentes de projeto têm acesso fácil aos membros da equipe. Todos têm um dashboard pessoal e um gráfico de Gantt atualizado que fornece uma visão visual do andamento do trabalho, das diferentes fases e suas interdependências. Os membros da equipe podem fazer upload de documentos em uma única ferramenta e torná-los acessíveis a todos. Esses recursos melhoram muito a colaboração entre equipes ou departamentos.

O gerenciamento de portfólio de projetos também ajuda a disseminar uma cultura de projeto comum a todas as equipes. Uma cultura de projeto típica consiste em normas compartilhadas, crenças e suposições da equipe do projeto. Com a ajuda de uma cultura de projeto comum, os gerentes de projeto entendem as prioridades, o status de diferentes projetos e seu alinhamento com seus objetivos. Essas funções incentivam todos os funcionários a aderir a uma metodologia padrão que facilita a cooperação entre empresas.

Uma cultura de projeto compartilhada também promove a solução rápida de problemas, pois mantém todos os interessados, gerentes e membros da equipe informados e permite que eles compartilhem diferentes perspectivas.

  • Gerenciamento eficaz das equipes de operações em todo o projeto

As equipes de operações são responsáveis por supervisionar, dirigir e gerenciar as operações de negócios, como contabilidade, fabricação, suporte, etc. Elas garantem que os requisitos dos clientes sejam atendidos com o uso ideal de recursos.

Durante o ciclo de vida de um projeto, a equipe do projeto interage com a equipe de operações em vários momentos. Por exemplo, na fase de desenvolvimento de um novo produto ou atualização de um produto, ambas as equipes precisam trocar informações para entregar o projeto com sucesso. Existem quatro áreas para as quais os gerentes de operações e de projeto devem trabalhar de forma coesa:

  • Orçamento
  • Timing
  • Gerenciamento de equipe
  • Desenvolvimento de habilidades

A ferramenta GPP ajuda você a melhorar a proeza operacional com planejamento e alocação de recursos inteligentes e competentes. Ele fornece um processo de gerenciamento sistemático do início ao fim. As análises que você normalmente pode extrair do GPP incluem:

  • Taxas gerais de utilização das equipes de operações.
  • Relatórios de superávit ou déficit de habilidades.
  • Projetos que estão enfrentando uma crise de recursos.
  • Pessoas que provavelmente serão subutilizadas.
  • Status de disponibilidade em todos os departamentos.
  • Criando ativos e compartilhando as melhores práticas

Projetos de alto valor se alinham estrategicamente com os objetivos de longo prazo da organização. O gerenciamento eficaz de portfólio coleta informações dessas iniciativas de projetos anteriores e do valor comercial entregue com sucesso.

Ele explora a probabilidade de projetos semelhantes fluindo no pipeline, preparando seus recursos para obter o briefing e o treinamento apropriados com antecedência.

O GPP consiste em métodos que levam em consideração a escala, complexidade, duração e entregas de um projeto. Esses métodos ajudam você a gerenciar melhor os ativos e a criar práticas que podem ser compartilhadas em projetos futuros. Com uma estratégia de GPP eficaz, você pode aproveitar os processos e as lições aprendidas em projetos anteriores. Um repositório central de dados históricos e em tempo real ajuda você a priorizar tarefas, evitando que ‘suposições’ as destruam. Tudo isso forma cumulativamente um plano completo e improvisado que aumenta a probabilidade de sucesso.

4. Conclusão

O GPP aplica o planejamento estratégico necessário, agendamento e gerenciamento de recursos e monitoramento para todos os projetos. Implementar um sistema de gerenciamento de portfolio maduro associado a um software intuitivo pode preenche a lacuna entre os objetivos da empresa e a implementação dos projetos além de e fornecer um sistema eficaz com inúmeras vantagens.

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—- Sobre NX2IN, Joel Junior, MsC, PMP é um profissional da área de gestão com carreira desenvolvida em empresas multinacionais desde a posição de estagiário até a gerência executiva.

Com mais de 20 anos de experiência, é apaixonado pela proposta de profissionais ACIMA DA MÉDIA com ampla experiência em consultoria empresarial, transformação digital e no treinamento e mentoria para jovens e profissionais experientes do mercado.

A partir de 2021, se dedicando a compartilhar através da web suas ideias para profissionais que desejam experimentar uma carreira ACIMA DA MÉDIA.

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