pmbok

O objetivo deste artigo é fornecer a você tudo o que você precisa saber sobre Estruturas Analíticas de Projeto (EAP) ou em inglês, Work Breakdown Structure (WBS) para que você possa melhorar a maneira como planeja, gerencia e controla seus projetos e programas, caso seja essa sua atribuição nesse momento.

O PMBOK define uma EAP como:

“Uma decomposição hierárquica orientada a entregas do trabalho a ser executado pela equipe do projeto, para atingir os objetivos do projeto e portanto, criar as entregas necessárias. A EAP define o escopo total do projeto.”

Uma maneira mais fácil de pensar em EAP / WBS, é semelhante a uma árvore genealógica, ou seja, uma estrutura em árvore que mostra a subdivisão dos componentes necessários para entregar um projeto ou programa. Esse tipo de estruturas analíticas são muito úteis para estabelecer um acordo entre as partes interessadas e os membros da equipe do projeto quanto ao escopo do projeto.

Em um sentido geral, podemos pensar na WBS da seguinte forma:

Figura 1: Exemplo de EAP – Elaborado com LucidChart

Como começar?

Se pensarmos em iniciar um projeto, começamos com um termo de abertura do projeto (TAP) , ou project charter, e uma declaração de escopo preliminar. Isso define os objetivos de alto nível e as entregas do projeto. Em seguida, iniciamos o documento de escopo do projeto que define melhor essas entregas em uma lista de todas as entregas e os requisitos de cada uma. O próximo passo é usar esta lista abrangente de entregas para construir a EAP/WBS.

A EAP/WBS detalhará todo o escopo do trabalho necessário para concluir o projeto. A EAP pode então ser usada para estimar o custo do projeto, programar recursos e planejar os sistemas de garantia da qualidade. Essencialmente, a WBS permitirá que você gerencie melhor seu projeto.

Alguns exemplos de WBS

A melhor maneira de entender as estruturas analíticas do projeto é por meio de alguns exemplos. Veremos dois exemplos, um que analisa os componentes que compõem um carro e outro que analisa os componentes que compõem um projeto. Em primeiro lugar, vamos olhar para os componentes que compõem um carro.

Figura 2: Exemplo EAP da construção de um carro – Elaborado com LucidChart

No topo da WBS está o nome do projeto ou programa, neste caso, Carro. O nível mais baixo de qualquer WBS é sempre chamado de nível do pacote de trabalho. Assim, no exemplo acima, o Chassis 4.0 é um pacote de trabalho para entregar o Chassis em sua totalidade para o carro.

Agora vamos considerar a WBS para o Projeto:

Figura 3: Exemplo EAP do projeto de um carro – Elaborado com LucidChart

Aqui podemos ver que o projeto é composto de quatro fases: Planejamento e Requisitos, Design, Construção e Entrega (meramente ilustrativo, apenas para fins de explicação).

Uma maneira de pensar sobre esses dois exemplos é que o exemplo Carro está mostrando o “o quê” (os componentes do carro), e o exemplo Projeto está mostrando o “como” (os componentes necessários para entregar um projeto genérico).

Chegando a um ponto onde podemos começar a planejar

Fazemos isso usando o processo de decomposição. A decomposição é composta por um processo de 5 etapas:

Identifique todas as principais entregas do projeto . Uma maneira de fazer isso é envolver a equipe do projeto como um time para identificar todas as principais entregas da declaração do escopo do projeto.
Organize a EAP / WBS (vamos abordar a seguir)
Defina os componentes EAP / WBS . Aqui decompomos as principais entregas definidas na etapa 1 em componentes de nível inferior.
Atribuir códigos de identificação . Isso pode ser feito simplesmente anexando um número a cada um dos componentes da WBS. Todos os exemplos que usei têm códigos de identificação anexados.
Verifique a EAP / WBS . Aqui validamos a EAP quanto à exatidão. Faça a si mesmo e à equipe perguntas como “todos as entregas estão claras?” Todos os componentes estão completos? Cada entrega é absolutamente necessária? A decomposição descreve suficientemente a entrega que precisa ser realizada?

É muito trabalhoso fazer isso, mas é realmente benéfico se você estiver nos estágios iniciais de gerenciamento de seu projeto ou programa. Ao desdobrar as entregas, você pode identificar áreas que, de outra forma, não teria notado até mais tarde na execução do projeto. Isso aumenta a probabilidade de você acertar as coisas com antecedência e impede que as equipes fiquem frustradas porque você não pedirá que elas mudem as coisas várias vezes durante o projeto.

Organizando a WBS

O PMBOK afirma que você pode organizar a WBS de várias maneiras:

Principais entregas e subprojetos: aqui as principais entregas do projeto ou programa são usadas como o primeiro nível de decomposição. Esta é a abordagem que usamos para o exemplo Car acima.
Subprojetos executados fora da equipe do projeto: você pode pensar nisso como fluxos dentro de um programa. Por exemplo, se em um fluxo for lançar o produto globalmente, o gerente de projeto de distribuição poderá definir a EAP para esse componente. Muitas vezes, um subprojeto será terceirizado.
Fases do projeto: usando esta técnica, cada fase do projeto seria listada no primeiro nível de decomposição, com as entregas de cada fase listadas no próximo nível. Esta é a abordagem que usamos para o exemplo do Project anteriormente.
Abordagem de combinação: esta é uma combinação dos métodos organizacionais, por exemplo, você pode ter subprojetos listados no primeiro nível, com as principais entregas de cada um listado no segundo nível.

Quando parar?

Não enlouqueça ao criar suas estruturas analíticas de projeto. O que você está tentando fazer é definir o trabalho do projeto ou programa para que você possa planejar, gerenciar e controlar mais facilmente esse trabalho. Você só deve decompor o plano em um nível que permita atingir esse objetivo.

EAP/WBS e Ágil

Tendo lido até aqui, você pode estar pensando que as EAPs são muito antiquadas e não se aplicam aos metódos ágeis. No entanto, a WBS também se aplica ao Agile. Uma WBS ágil é organizada em torno da funcionalidade do usuário final. Aqui, os recursos são decompostos em épicos (epics), os épicos em histórias de usuários (user stories) e as histórias de usuários são decompostas em funcionalidades (backlog) que podem ser implementadas em uma única iteração. Como uma user story individual é atômica, os stories podem ser adicionadas ou removidos da WBS, desde que a soma do trabalho ainda possa ser implementada em um sprint (considerando o método Scrum).

Figura 4: EAP e Ágil trabalhando juntos – Elaborado com LucidChart

Identificadores exclusivos da WBS

É uma boa prática atribuir um identificador exclusivo a cada nível da WBS. Por exemplo, podemos usar o seguinte com base no exemplo Car que vimos anteriormente:

Pacotes de trabalho (Workpackages)

Como mencionado anteriormente, o nível mais baixo em uma WBS é um pacote de trabalho. Pacotes de trabalho são componentes que podem ser facilmente entregues a uma pessoa, equipe ou subcontratado, que então tem responsabilidade e responsabilidade pela entrega do pacote de trabalho.

Em programas ou grandes projetos, um pacote de trabalho pode estar em um nível que exija decomposição adicional em sua própria estrutura analítica do trabalho. O detalhamento do pacote de trabalho pode ser feito pela equipe do projeto para esse pacote de trabalho ou até mesmo por um fornecedor externo.

Dicionário WBS

É aqui que todas as descrições dos componentes de trabalho são documentadas. Cada componente dentro do dicionário deve incluir o seguinte:

O código-identificador
Declaração de trabalho, descrevendo o trabalho que compõe o componente
Milestones
Pessoa/Organização responsável por completar o componente

Linha de base do escopo (Scope Baseline)

Agora que você criou a Estrutura Analítica do Projeto, você está pronto para definir a linha de base do escopo do projeto ou programa que está gerenciando. A linha de base do escopo do seu projeto ou programa é definida como a declaração de escopo do projeto aprovada, a estrutura analítica do projeto e o dicionário da EAP.

Princípios de design ao construir estruturas de analíticas de projeto

Ao construir estruturas de divisão de trabalho, há algumas regras gerais que você precisa saber para mantê-lo no caminho certo:

A Regra 100%: A WBS deve definir o escopo total do projeto. Se isso não acontecer, os planos que você criar a partir da WBS, por inferência, terão lacunas e entregas faltantes.
Exclusividade Mútua: não deve haver sobreposição entre quaisquer dois elementos em uma WBS. Se houver, você corre o risco de duplicar o trabalho na execução do projeto
Inclua entregas, não ações: não vou entrar em detalhes (você já fez bem em ler até aqui), mas essa é uma das melhores maneiras de seguir a regra dos 100%
Use o bom senso: como mencionado anteriormente, não entre em muitos detalhes. O que você procura são detalhes suficientes para planejar, gerenciar e controlar o projeto.

Conclusão

Espero que este artigo tenha dado a você tudo o que você precisa saber sobre estruturas de divisão de trabalho (WBS), que você possa ver o valor nelas e que fique claro para você como aplicar essas informações ao seu próximo projeto ou programa. Lembre-se de que o maior benefício de uma estrutura analítica do projeto é estabelecer um entendimento comum de todo o trabalho necessário para entregar o projeto ou programa. Sinta-se à vontade para entrar em contato comigo se tiver alguma dúvida.

Acompanhe-nos em todas as plataformas sociais:

—- Sobre NX2IN, Joel Junior, MsC, PMP é um profissional da área de gestão com carreira desenvolvida em empresas multinacionais desde a posição de estagiário até a gerência.

Com mais de 19 anos de experiência, é apaixonado pela proposta de profissionais ACIMA DA MÉDIA com ampla experiência em consultoria empresarial, transformação digital e no treinamento e mentoria para jovens e profissionais experientes do mercado.

A partir de 2021, se dedicando a compartilhar através da web suas ideias para profissionais que desejam experimentar uma carreira ACIMA DA MÉDIA.

—-

Saber o que é um projeto é fundamental, mas é importante também, que você saiba o que NÃO É um projeto! Nesse artigo, nós vamos esclarecer suas dúvidas de uma vez por todas.

Se eu e você olharmos ao nosso redor nesse momento, nós vamos perceber que nós estamos envolvidos em projetos o tempo todo, como por exemplo em algumas situações listadas abaixo:

O lançamento de um novo produto digital
Uma pesquisa para identificar os principais problemas de uma empresa nuclear
Testes experimentais de pré-lançamento de uma máquina de lavar
A publicidade de um grande evento na cidade

Só que nós também estamos envolvidos aquilo que é considerado rotina, ou seja, situações e processos que acontecem repetidamente, e só até esse ponto do artigo, já temos uma boa parte da definição você vai encontrar nos próximos parágrafos.

Porém, mais do que isso nós vamos acrescentar aqui alguns exemplos e no final fazer uma conclusão inicial sobre o que é então a gestão de um projeto.

Segundo o PMI®, talvez a principal instituição de gestão de projetos que nós temos no mundo, a definição de um projeto segundo o PMBOK®, diz que:

Um projeto é um esforço temporário para criar um produto, serviço ou resultado único.
by PMBOK®

Entretanto, no contexto que nós estamos vivenciando nós podemos talvez criar uma definição aprimorada que possa incorporar uma série de outros aspectos e por isso podemos dizer que:

Um projeto é a conversão de uma ideia em valor, que é percebido pela organização, cliente, sociedade e pelas pessoas que estão à nossa volta.
by Joel Junior

O que é um projeto?

Então, o objetivo de um projeto é criar valor para um conjunto de interessados, que em inglês denominamos de stakeholders. Um projeto é realizado através de uma série de práticas técnicas e ferramentas, mas isso, nós vamos comentar mais adiante nesse artigo.

Se o objetivo de um projeto é criar um resultado único que portanto, pode ser traduzido em um produto, serviço, melhoria de um resultado específico para agregar valor, segue abaixo alguns exemplos do que É/SÃO PROJETO(S):

Desenvolver um novo produto ou serviço;
Construir um edifício ou instalação;
Renovar a cozinha;
Projetar um novo veículo de transporte;
Adquirir um sistema de gestão dados novo ou otimizado;
Organizar uma reunião ou um grande evento;
Implementar um novo processo de negócios;
A fusão de corporações

Até aqui tratamos do que é um projeto, mas agora precisamos avançar para aprofundar o nosso conhecimento, porque se você, por exemplo, está se preparando para exame de certificação em projetos, como o PMP® entender o que é um projeto é fundamental mas, entender também o que não é um projeto é o conhecimento completo que você precisa para ter êxito em algumas questões, porque pode ser que algumas delas você esteja tratando de situações que não são projetos.

O que NÃO é um projeto?

É todo esforço rotineiro e repetitivo, ou seja, aquilo que acontece diariamente em prol de atingir um resultado já conhecido.

Para entender isso de forma mais objetiva, vamos usar alguns exemplos que vão deixar isso mais claro.

Executar as operações diárias da sua empresa (abrir e fechar, enviar orçamentos, fazer contato com clientes, etc).;
Fazer a manutenção regular no sistema ferroviário que conecta o centro da cidade ao aeroporto principal;
Sair para sua reunião regular de vendas com seu cliente, com quem você tem feito negócios nos últimos 10 anos;
Vendas contínuas de sua arte;
Pegar o ônibus para ir para o trabalho todos os diasl
Trocar um pneu furado, abastecer o carro, trocar uma lâmpada queimada;
Dormir à noite todos os dias;

Isso tudo e mais milhares de outros exemplos não são projetos, pois não se está mudando a característica original, mas agora tem algo importante que você precisa entender.

Quando as situações ou processos rotineiros se tornam projetos?

Trocar um piso quebrado na sua casa não é um projeto, mas se você decide fala assim: “olha eu tenho um piso simples eu quero agora mudar o grau desse piso colocar por um porcelanato grande, bonito, etc.”

Isso se torna um projeto, porque você vai precisar empreender um esforço temporário em um conjunto de atividades para mudar a característica daquilo que originalmente você tinha, então você está mudando a característica de valor. Nesse caso é justamente aumentar ou agregar mais valor através do que um piso bonito pode significar para você e sua família.

Então, existem situações rotineiras, que são chamadas de operacionais que podem sim se tornar projetos em algum momento por conta de um motivação ou necessidade interna ou externa.
by Joel Junior

Vamos pensar sobre um exemplo que já estamos vivendo. Quando Jeff Bezos decide melhorar o sistema logístico de entrega e distribuição da Amazon, que é hoje a maior referência no varejo para nós.

Já existe um sistema logístico muito bem definido e que funciona na Amazon, mas quando quer se buscar um novo nível de resultado, ou seja, algo único, e o board da empresa decide trocar o sistema de distribuição rodoviário para um sistema usando drones, isso se torna um projeto porque afinal de contas, é necessário é um esforço temporário para pegar essa ideia e converter em um resultado tangível que vai entregar valor para própria organização que mais eficiência em termos de custos, mas vai entregar o valor também para nós, uma vez que nós vamos receber aquilo que nós compramos de forma muito mais rápida, afinal de contas, quando compramos algo queremos ter a oportunidade de usar aquilo no exato momento.

O que é então a gestão de projetos?

A gestão de projetos é a aplicação de um conjunto de técnicas, boas práticas e ferramentas através de um grupo de pessoas para justamente pegar essa proposta de valor que nós falamos que caracteriza um projeto e converter em valor para um conjunto de interessados.

Por fim, a gestão de projetos é um componente estratégico nas organizações que buscam competitividade, alcançar novos mercados, lançar novos produtos e serviços e cada vez mais tem ganho a atenção de executivos, pesquisadores e profissionais, uma vez que muitas oportunidades estão surgindo dia a dia nessa área.

E se você quer melhorar os processos gerenciais da sua organização ou se tornar um líder na gestão de projetos, fale conosco e conheça o nosso programa de desenvolvimento.

Acompanhe-nos em todas as plataformas sociais