Os 10 problemas mais comuns em times de projetos

Funções e responsabilidades vão além do cargo ou posição que você ou alguém da sua equipe de projetos ocupa. Você sabe que como gerente de projetos, você deve-se perguntar:

  1. Qual o significado de um cargo para o trabalho que precisa ser realizado dentro de um projeto? 
  2. Quais decisões você pode tomarem reforçar e quando você precisa aprovação de um superior na organização? 
  3. Você sabe o que esperar dos gerentes funcionais e do sponsor do projeto? 
  4. E o que esperar do time?  Eles sabem as responsabilidades deles e quando eles precisam escalar uma situação?

As funções de projeto e responsabilidades e autoridade que cada um tem são acordadas no planejamento e documentados no plano de gerenciamento de recursos.  Uma reclamação frequente dos membros de projeto é que as funções e responsabilidades não são claramente definidas no projeto. Entretanto, a definição de funções e responsabilidades é uma parte crítica do processo de planejamento dos recursos.  O trabalho do projeto normalmente inclui mais que completar os pacotes de trabalho ou work packages.  Também inclui responsabilidades tal como de resolver riscos, questões da qualidade e apoiar atividades de gestão de projetos. 

Os membros do time precisam saber quais pacotes de trabalho e atividades estão sob suas responsabilidades e quando eles devem reportar, quais reuniões eles devem participar, etc. Em um ambiente funcional ou matricial, os gerentes dos recursos do time de projetos, precisam entender quanto e por quanto tempo esses recursos serão necessários no projeto.

Então gerente de projetos, a rotina do dia a dia faz com que que os problemas sejam muitas vezes deixados de lado com a esperança de que simplesmente desapareçam – o que raramente acontece. E entenda que as pessoas são o principal recurso do projeto.

Então ao invés de ser passivo, seja proativo. Resolva quaisquer problemas e crie uma equipe de projeto de sucesso. Nesse artigo, estão listados alguns dos problemas mais comuns que as equipes de projeto enfrentam.

Ao reconhece-los e confrontá-los e, portanto, melhorar os resultados do projeto – você pode impulsionar sua própria carreira, enquanto cria um ambiente melhor de trabalho em time, o que beneficia todos na equipe.

1. Falta de confiança

A confiança é crucial para o trabalho em equipe e começa com as pessoas se conhecendo. Os membros da equipe precisam absolutamente se conhecer, tanto profissionalmente quanto pessoalmente, especialmente em projetos onde as tensões serão altas em algum momento. Caso contrário, os membros não vão se entender, eles não vão querer se envolver porque não fizeram essa conexão humana e não confiarão totalmente um no outro.

2. Conflito e tensão

Conflitos ou diferenças de opinião podem ser saudáveis ​​e, se administrados com cuidado, podem desencadear debates úteis. Pode fazer as pessoas pensarem de forma diferente, expandindo o conhecimento e a percepção; a inovação pode acontecer e os resultados florescer. Opiniões diferentes não são uma coisa ruim. É como lidamos com o conflito que faz a diferença.

3. Não compartilhar informações

Conhecimento não é poder – a menos que seja compartilhado. Todos os membros da equipe do projeto trazem um conjunto único de habilidades, conhecimento, experiência e sabedoria para a mesa. Equipes de projeto eficazes, sem medo, compartilham regularmente e generosamente para o benefício de todos e para o benefício do sucesso do projeto. Isso faz com que a capacidade de toda a equipe cresça e dá a ela mais poder.

4. Baixo engajamento

O envolvimento da equipe é crucial para o sucesso do negócio. Se engajados, os membros da equipe em um determinado projeto estarão interessados ​​no que fazem, comprometidos com a missão do projeto e dispostos a ir além. Eles estão presentes no corpo, bem como mentalmente e emocionalmente. A chave para o engajamento é o envolvimento – ao envolver outras pessoas, você torna impossível permanecer distante.

5. Falta de transparência

Sem transparência, a confiança será prejudicada – tanto dentro da equipe do projeto quanto com o cliente final. A transparência está se tornando a norma presumida no gerenciamento de projetos e programas e as expectativas estão crescendo. Tudo começa no topo: quanto mais sênior você for, maior será a responsabilidade de ser um modelo para isso. Os funcionários seguirão os comportamentos do líder, bons ou ruins. Quando isso é bem feito, pode ter um efeito cascata positivo em toda a organização.

6. Sem pensamento de longo prazo

Os gerentes de projeto precisam ir além das urgências do dia a dia, ver o quadro geral e considerar como todas as partes do projeto se encaixam. Para uma equipe de projeto, isso significa ser capaz de pensar além de sua própria área, sobre como você se encaixa no programa ou projeto de mudança mais amplo e como você afeta a experiência do cliente final. Trata-se de sustentabilidade empresarial e sucesso a longo prazo. Todo mundo está ocupado, mas apenas estar ocupado não é suficiente. O sucesso de um projeto de longo prazo requer pensamento de longo prazo.

7. Mal percebido, não entregando

Uma equipe de projeto tem uma marca, uma imagem e uma reputação criada pelas ações e comportamentos dos membros da equipe. Uma grande parte da percepção é impulsionada por quão bem a equipe cumpre as expectativas e promessas feitas. Como uma equipe de projeto, você precisa se certificar de que todos entendam e assumam a responsabilidade por suas funções na criação da percepção da equipe. Isso inclui o que é entregue no projeto e como é entregue.

8. Gestão de mudanças não robusta

A mudança é constante e, a menos que seja gerenciada com cuidado, pode ser prejudicial ao trabalho em equipe e aos resultados. A mudança começa e termina com a comunicação. Sempre que você acha que comunicou o suficiente, você precisa se comunicar um pouco mais – e isso precisa ser interativo: ouvir, falar e envolver. Esteja ciente da curva de mudança, ou dos quatro estágios previsíveis de mudança: negação / resistência, emocional, esperançoso, compromisso. Cada estágio é necessário, mas o tempo que alguém permanece em cada estágio pode ser controlado e reduzido ao mínimo.

9. Trabalho em silos

Em pleno 2021, isso ainda é uma triste realidade! O trabalho em silos é uma realidade para muitas equipes de projeto. Os membros da equipe podem sentar-se lado a lado, mas não realmente trabalhar juntos. Uma grande equipe de projeto pode ser como os três mosqueteiros – todos por um e um por todos. Portanto, se você está em uma equipe, pode muito bem fazer parte dela. Trabalhar juntos seriamente significa aproveitar ao máximo o fato de que vocês são uma equipe. Honre seu tempo e esforços vendo-se como um membro em tempo integral da equipe, não apenas um colaborador individual. Imagine como seria bom fazer parte de uma equipe onde todos pensam na equipe e não apenas em si mesmos – torne esse projeto um sucesso trabalhando juntos.

10. Cada um por si – seguindo seu próprio caminho

Para caminhar na mesma direção, uma equipe precisa saber para onde está indo ou com o que está contribuindo (visão) e por que (propósito). Passe algum tempo nisso com sua equipe. Essa clareza fornece uma estrutura e uma “razão de ser” que podem reunir qualquer equipe de projeto para trabalhar em conjunto. Lembre-se de que as visões precisam ser atraentes e os propósitos significativos. As pessoas respondem à importância de ambos.

Se você deseja criar uma grande equipe de projeto, preste atenção especial aos comportamentos. O modo como nos comportamos tem impacto sobre os outros e afeta o modo como eles se comportam. É quando mudamos nossos comportamentos que podemos alcançar uma mudança transformacional.

Portanto, é importante entender que a liderança pode envolver irá envolver uma abordagem interpessoal.  quando você lidera o time de projeto,  considere as motivações do time e ali as atividades de projeto e metas de acordo.  isso vai criar mais produtividade

Então, se você chegou até aqui é porque se identifica com um ou mais problemas mencionados acima e quer saber como preveni-los, minimizá-los ou até mesmo eliminar dentro das possibilidades. Saiba que você está na plataforma que pode mudar os seus resultados de agora em diante.

—- Sobre NX2IN (Joel C Junior) Joel Junior, MsC, PMP é um profissional da área de gestão com carreira desenvolvida em empresas multinacionais desde a posição de estagiário até a gerência.

Com mais de 18 anos de experiência, é apaixonado pela proposta de profissionais ACIMA DA MÉDIA #saiadamedia com footprint de treinamento e mentoria para iniciantes e profissionais experientes do mercado.

A partir de 2021, se dedicando a compartilhar através da web suas idéias para profissionais que desejam experimentar uma carreira ACIMA DA MÉDIA.

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A gestão de projetos está mudando: olha essas tendências que já são realidade no dia a dia

Se você acha que a ênfase da gestão de projetos no futuro está nas metodologias ou nos softwares e certificações você pode estar equivocado e navegando contra a maré.

Então, a pergunta é? Quais as tendências para o futuro da indústria do gerenciamento de projetos? Se você tem interesse em saber essa resposta, leia esse post até o final

Eu vou compartilhar com você algumas tendências, realidades que vão nortear a indústria da gestão de projetos nos próximos anos.

Como diz o velho ditado, “A única certeza é que as coisas vão mudar”. Parece tão verdadeiro para a indústria de gerenciamento de projetos. O panorama do gerenciamento de projetos está mudando rapidamente com a evolução das tecnologias, ferramentas e as últimas tendências. E a mudança não parece diminuir.

  • Expansão do uso da inteligência artificial

Muitas empresas já começaram a usar IA no gerenciamento de projetos para realizar suas tarefas diárias que exigem esforço humano por meio da automação de tarefas. O efeito vai além da automação de tarefas simples, mas também é muito útil para obter insights de desempenho.

Os gerentes de projeto podem usar a automação para realizar tarefas complexas que vão desde o agendamento até a visualização de dados e tomar decisões informadas com base nos insights capturados.

Então a partir de agora, considere que a IA é ou será sua companheira na gestão dos projetos, portanto, comecem a adotar a IA no gerenciamento de projetos e, em seguida, aprenda como aproveitá-la para a conclusão bem-sucedida do projeto.

Um dos primeiros passos é aproveitar a IA para automatizar os dados, pois assim a execução do projeto será muito mais fácil do que antes. Também abre caminho para a construção de relacionamentos significativos com os membros da equipe e clientes.

Um dos grandes diferenciais da gestão de projetos é a habilidade de lidar com risco, e nesse ponto a IA pode permitir uma melhor estimativa de risco: todos nós sabemos como os prazos são postergados devido a estimativas ruins ou fatores externos desconhecidos. Com inteligência artificial, você pode obter a uma estimativa bem mais assertiva da duração, custos e progresso de um projeto, ajudando a prever cronogramas realistas para seu projeto.

Se você quer saber mais aplicações da AI na gestão de projetos, fica ligado nos próximos conteúdos do nosso canal no youtube e acompanhe o nosso blog.

  • Aplicação de um método híbrido para gestão de projetos

É verdade que nem todos os projetos são iguais e nem todas as equipes podem seguir uma metodologia específica. Talvez seja por isso que o conceito de gerenciamento de projeto híbrido tem ganhado muita atenção e o número de gerentes de projeto e Scrum masters combinando mais de uma metodologia está aumentando dia a dia.

Em palavras simples, gerenciamento de projeto híbrido se refere a métodos que combinam abordagens do ambiente de PM tradicional e a palavra ágil.

O impacto positivo no modelo híbrido é que você consegue reunir todos os seus projetos, tarefas, pessoas e comunicações em um só lugar, melhorando a tomada de decisão.

Por exemplo, ao combinar a abordagem tradicional com a metodologia Ágil, os membros da equipe com diferentes visões e estilos de trabalho podem trabalhar juntos em sua própria maneira, criando mais estabilidade, engajamento e eficiência.

Os gerentes de projeto do futuro estão optando por uma mistura de metodologia ágil e tradicional para obter o melhor dos dois mundos.

  • O impacto da inteligência emocional (EQ)

Você pode estar se perguntando como a capacidade de compreender e reconhecer emoções tem algo a ver com o sucesso do projeto? Bem, ele desempenha um papel vital.

Impacto: Gerenciar projetos vai além de definir o escopo, fazer prazos, decidir o orçamento. Os gerentes de projeto também precisam gerenciar as pessoas e isso significa mais complicações.

Não entender as emoções dos membros da equipe pode levar a uma série de atividades emocionais na equipe. Obviamente, o resultado nem sempre é ótimo.

O que fazer sobre isso?

Para lidar com diferentes personalidades e garantir o sucesso do projeto, é necessária uma compreensão adequada das emoções (tanto suas quanto das outras) – tornando-se uma habilidade de liderança necessária para gerentes de projeto em todo o mundo.

Assim, aprender a arte das emoções e o que move as pessoas estão se tornando mais importante do que nunca para prever o sucesso do projeto no futuro.

  • Mais foco na análise de dados e números

O gerenciamento de projetos envolve muitos dados. Os gerentes de projeto estão cada vez mais aproveitando os insights de dados para tomar decisões informadas para lidar com os projetos de uma maneira melhor e aumentar o crescimento dos negócios.

Impacto: seja planejamento de projeto, gerenciamento de qualidade ou estimativa de risco, o uso da análise de big data já começou a moldar o mundo do gerenciamento de projeto. Os dados coletados são úteis para aprender como formar equipes, o tamanho da equipe, como incluir e posicionar os membros da equipe, conjuntos de habilidades necessários para gerenciar melhor os projetos.

O que fazer sobre isso:

Os espertos e sábios aproveitam os avanços tecnológicos para se manterem relevantes. A análise de dados, se usada da maneira certa, tem o poder de produzir muito valor de negócios.

“O que é medido, é gerenciado”

Peter drucker

Se você não gosta de números, encontre as ferramentas que podem fazer o trabalho por você. As ferramentas de análise de projeto oferecem parâmetros estratégicos que podem ajudá-lo a ter uma visão completa de todas as atividades do projeto. Obtenha dados de alto nível e relatórios personalizados com ferramentas de tecnologia como Google Data Studio e Tableau para visualizar dados.

  • Aumento do trabalho remoto

Não é novidade que o número de profissionais que optam por trabalhar remotamente disparou nos últimos anos. E a tendência veio para ficar. De acordo com Gallup,

“O trabalho remoto tem aumentado desde 2012: de 39% em 2012 para 46-47% em 2016-2017. O desejo de trabalhar remotamente veio para ficar e não se limita a alguns setores selecionados.”

Impacto: o gerenciamento remoto de projetos oferece muitos benefícios. O primeiro sendo mais agilidade no horário e o segundo, não ter que se deslocar para o escritório todos os dias. Os custos do projeto também são reduzidos. Além disso, você terá a oportunidade de trabalhar com diversos talentos.

O que fazer sobre isso:

Para trazer à tona o melhor de sua equipe remota, anotei algumas dicas práticas:

Reuniões de check-in semanais ou quinzenais e ligações para saber como as coisas estão progredindo

Torne os membros da equipe responsáveis, pedindo atualizações de status

Realize avaliações de desempenho quatro vezes por ano

O que você antecipa para o futuro?

Junto com essas tendências, você pode observar um aumento considerável nos gerentes de projetos da geração Z, PMOs, com mais foco em medidas de segurança cibernética. Prestar atenção a essas tendências é o que ajudará os gerentes de projeto a ter sucesso.

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Sua empresa considera os custos operacionais dos ativos de produção no processo de desenvolvimento de produtos? Se não o faz, deveria repensar…

Você sabia que é possível integrar o chão de fábrica ao processo de desenvolvimento de produtos (PDP) com estratégia para aumentar a competitividade?

Você sabia que a maior parte dos custos operacionais, para esse caso específico, a manutenção de ativos, pode representar uma parcela considerável no custo de manufatura de um novo produto?

Se você chegou até aqui, certamente você tem interesse em melhorar sua performance fabril já nas etapas iniciais do desenvolvimento de novos produtos. Para te orientar nessa caminhada, vou compartilhar com você 9 abordagens que devem ser consideradas em seu PDP para melhoria de eficiência operacional.

Essas 9 abordagens, são resultado de uma extensa pesquisa bibliográfica e também de estudos de caso que tivemos a oportunidade de conduzir para consolidar esses resultados.

Durante nossas pesquisas, vimos que os pais do TPM (Total Productive Maintenance), ou Manutenção Produtiva Total, já sinalizavam a necessidade um processo mais robusto para o desenvolvimento de máquinas, equipamentos e sistemas automatizados para manufatura, porém, esse ponto de alguma forma não foi aprofundado por outros pesquisadores.

Massssss, nós fomos atrás do assunto e vamos compartilhar as abordagens

  1. Aplicação do Design for Manufacturing & Assembling (DFMA), projeto para manufatura e montagem, como elemento para melhoria do fator manutenção de máquinas e equipamentos

2. Avaliação de tecnologias alternativas de processo baseado no indicador de confiabilidade durante o PDP

3. Utilização de um sistema de Comissionamento Inicial para novos sistemas produtivos ao longo do PDP

4. Estruturação e utilização da Base de Conhecimento de produtos e processos

5. Aplicação do Design for Maintainability (DFMt), projeto para manutenção, no projeto dos novos sistemas produtivos

6. Integração de pessoal de manutenção nas fases iniciais do PDP

7. Participação dos engenheiros e projetistas nas atividades de manutenção autônoma e planejada

8. Utilização de um modelo de referência para o desenvolvimento de Novos Equipamentos

9. Utilização de métodos/ferramentas estruturadas para análise de mantenabilidade durante o PDP

Por fim, como bônus desse post, verificamos que as empresas que já tem alguma familiaridade com a metodologia TPM, seja de reconhecimento como boa prática de gestão, ou porque efetivamente estão em fase de implantação, tendem a estarem mais flexíveis as abordagens aqui relacionadas.

Então, a partir de agora, você deve explorar cada uma dessas abordagens e avaliar a situação atual do PDP no qual você está inserido e a partir daí, desenvolver propostas para implementação desses conceitos.

Deixe-nos saber sua experiência relacionada ao tema. Nos envie seus comentários, entre em contato e vamos enriquecer esse tópico com conteúdo que possa ajudar mais profissionais e empresas.

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