Por que implementar a estratégia de gerenciamento de portfolio de projetos (GPP), ou project portfolio management (PPM)?

Publicado em por Joel Junior

1. O que é um negócio?

Um negócio pode ser entendido como um comércio ou empresa que é administrada por pessoas para captar recursos financeiros a fim de gerar bens e serviços e, por consequência, proporciona a circulação de capital de giro entre os diversos setores. De forma bem simples e resumida, podemos dizer que se entende por negócio toda e qualquer atividade econômica com o objetivo de gerar lucro.

Entretanto, temos que observar que: É o cliente que determina o que é um negócio – apenas o cliente -, cuja disposição para pagar por um bem ou serviço converte recursos econômicos em riqueza e coisas em bens. Aquilo que o cliente compra e considera de valor nunca é apenas um produto. Tem uma utilidade, por exemplo, o que o produto ou serviço faz por ele.

Fonte: Drucker, Peter F. (2001). O essencial de Drucker. Edição Junho 2008, Actual Editora. Lisboa

E equalizar essa equação entre preço e valor faz com que seja necessário estabelecer restrições em uma empresa para que esta possa operar de forma sadia.

2. Todo negócio possui uma restrição, seja ela interna ou externa, e não são muitas…

Uma restrição é qualquer coisa que possa impedir um sistema de atingir seu objetivo. As restrições podem se manifestar de várias formas, mas o princípio fundamental na TOC (Theory of Constraints) é de que não existem dezenas ou centenas de restrições. Existe pelo menos uma, mas no máximo somente algumas num dado sistema. Restrições podem ser internas ou externas ao sistema.

Uma restrição interna se evidência quando o mercado exige mais do sistema do que ele pode oferecer. Se este for o caso, então, o foco da organização deve estar em descobrir essa restrição interna e seguindo as cinco etapas de foco para abri-la (e, potencialmente, removê-la).

Existe uma restrição externa quando o sistema pode produzir mais do que o mercado irá suportar. Se este for o caso, então a organização deve se concentrar em mecanismos que criem mais demanda para seus produtos ou serviços.

Tipos de restrições (interna)

  • Equipamentos: A maneira que equipamentos são utilizados no momento limita a capacidade do sistema para produzir bens / serviços mais vendáveis.
  • Pessoas: a falta de pessoas qualificadas limita o sistema. Modelos mentais das pessoas pode causar um comportamento que se torna uma restrição.
  • Política: Uma política escrita ou não impede que o sistema faça mais.

Se por esse sucinto entendimento sobre as restrições que existem internamente, o desafio das empresas é manter suas operações, entretanto, desenvolver suas ações estratégicas para atingir os objetivos de negócios. E como isso acontece na prática?

“A entrega de resultados de negócios é realizada através do sucesso dos projetos e, em essência, é assim que as estratégias de gerenciamento de projetos impulsionam o sucesso organizacional.”

Joel C Junior

Entretanto, as iniciativas convertidas em bons projetos não significa que estas estejam alinhadas aos objetivos de negócios, e além disso, utilizando os recursos financeiros e de pessoas disponíveis com a máxima eficiência, e diante dessa oportunidade é que adotamos a abordagem de gerenciamento de portfolios de projetos.

Nesse artigos, vamos apresentar alguns benefícios da gestão de portfolio de projetos, ou project portfolio management (GPP) para as empresas.

3. Benefícios da gestão de portfolio

  • Alinhar as metas do projeto com a estratégia de negócios

A missão final de qualquer empresa é cumprir os objetivos estratégicos e os de curto prazo. E cada projeto que uma empresa empreende é um passo em direção a esse objetivo. Assim, os gerentes de projeto devem garantir que os projetos estejam alinhados com a estratégia e os objetivos do negócio. Se os projetos não estiverem alinhados com essas metas estabelecidas, isso levará à sobrecarga do projeto, desperdício de recursos da empresa e esforços desnecessário da força de trabalho. Sem essa ligação com a visão de longo prazo, o portfólio de projetos fica praticamente cego às necessidades da organização.

O gerenciamento de portfólio de projetos (GPP) surge como um método para gerenciar esse quebra-cabeça. O cerne da estratégia está em avaliar, priorizar e selecionar um projeto que esteja alinhado com a estratégia do negócio. O GPP ajuda a colocar as coisas em perspectiva e apoia a tomada de decisões difíceis com base na visão da empresa.

  • Melhoria do processo de tomada de decisão

O gerenciamento de portfólio de projetos oferece altos níveis de visibilidade tanto do ponto de vista estratégico quanto tático. Ele fornece insights sobre métricas de projetos anteriores, como custos do projeto, lucratividade, duração, qualidade e uso de recursos. Ele melhora a análise preditiva para melhor utilização de recursos e gerenciamento de riscos, bem como a seleção de projetos.

Uma estratégia eficaz de gerenciamento de portfólio de projetos dá peso às suas decisões, gerando dados em tempo real, preparando você para lidar com todas as atividades centradas em projetos.

Percorrer o portfólio de projetos fornece um histórico de projetos que reflete a relação simbiótica entre pessoas e projetos. Os insights orientados por dados facilitam os gerentes a tomar decisões e tirar conclusões, contribuindo para o sucesso geral do portfólio.

  • Processo de seleção de projetos aprimorado

Muitas vezes, as empresas têm um critério de seleção pouco claro para os novos projetos. A falta de informações dificulta a avaliação do projeto de acordo com a estratégia da empresa. Nem todos os projetos podem se alinhar com o objetivo estratégico e nem todos podem ser lucrativos.

Além disso, quando um projeto falha, a empresa inicia pequenos projetos adicionais para compensar o fracasso. Isso torna o gerenciamento de projetos mais complexo e o portfólio de projetos começa a perder alinhamento estratégico e valor. Essa incapacidade de se concentrar resulta em:

  • Muitos projetos pequenos e de baixo impacto.
  • Uma infinidade de projetos para os recursos limitados disponíveis causando burnout.
  • Má priorização de projetos.
  • Dados inadequados sobre projetos.
  • Alta taxa de falha do projeto.

O gerenciamento de portfólio de projetos ajuda a selecionar o conjunto certo de projetos que permitem que as empresas cumpram metas, adequando-se a disponibilidade de recursos e outros critérios. A estratégia de GPP forma uma estrutura bem definida para cada processo, e o mesmo vale para a seleção de projetos. Com um critério formulado em vigor, os gerentes têm um modelo para selecionar o projeto certo.

O GPP avalia e escolhe o projeto que agregará o máximo valor à organização. Usando várias técnicas, como métodos de classificação, modelos de pontuação e outros métodos heurísticos, o GPP garante que as decisões de aprovação/não aprovação (passar/não passar) sejam baseadas em critérios relevantes e bem definidos, em vez de fatores vagos ou suposições.

Você pode identificar os projetos que não contribuem para os objetivos da empresa e removê-los do portfólio.

  • Minimize os riscos, maximize o impacto nos negócios

A palavra risco tem um forte tom negativo, mas às vezes simplesmente acontece de ser inevitável. A probabilidade, o tipo e o impacto de diferentes riscos fazem com que você procure alternativas por meio de um plano de gerenciamento de riscos eficaz, para que a entrega do projeto não seja completamente prejudicada.

Os riscos têm implicações financeiras e de programa, o que significa que minimizá-los evita que você calcule mal os esforços brutos necessários para projetos futuros e atuais. As revisões do projeto esticam seu orçamento e atrasam seus recursos e a entrega do projeto.

A estratégia GPP detecta desvios orçamentários entre o trabalho planejado e o real em tempo real, ajudando você a evitar riscos financeiros após o início de um projeto. Ele contém métodos e processos padronizados de gerenciamento de projetos centrados em uma estrutura confiável.

As ferramentas de estimativa do GPP analisam rotineiramente custos versus benefícios, ajudando seu escritório de gerenciamento de projetos a identificar projetos instáveis. Quanto mais cedo eles forem colocados, mais cedo seus riscos também serão reduzidos.

O GPP alerta você para a superexposição a esforços inviáveis, indicando possíveis estouros de orçamento, atrasos no cronograma e inadequações técnicas. Ele evita que esses riscos sejam levados até a entrega do projeto, deixando você com projetos de alto valor e baixo risco.

  • Utilização ideal de recursos em toda a empresa

O GPP mobiliza seus recursos para investir seus melhores e máximos esforços nos empreendimentos mais viáveis. Em palavras simples, isso significa que esforços duplicados não são desperdiçados em atividades sem benefícios monetários para eles.

O grau de visibilidade mencionado anteriormente ajuda a avaliar a necessidade e a demanda de diferentes habilidades, juntamente com a disponibilidade futura de recursos. Você pode exercer controle sobre a utilização de recursos e alocar uma carga de trabalho ideal para cada recurso. Com os custos de recursos sendo um gasto real, você pode reduzir o tempo de bancada e as despesas gerais aprimorando e treinando-os novamente para projetos multifacetados.

A alocação competente de recursos dá à sua organização a capacidade de fazer o melhor uso dos recursos disponíveis e sua experiência, implantando-os nos projetos de maior prioridade.

Uma visão geral abrangente das taxas de utilização e disponibilidade permite que você chegue a conclusões centradas em recursos em uma capacidade gerencial.

A criação de perfil de recursos, por exemplo, fornece um inventário de habilidades atualizado, garantindo que os períodos de pico de demanda não sofram com a escassez de habilidades. Ele analisa a capacidade e redistribui o talento em proporções cientificamente medidas em vários projetos.

A previsão da demanda do projeto para essa capacidade de recursos permite que você distribua seus recursos em projetos que valem a pena sem superá-los ou subestimá-los.

  • Entregue projetos dentro do prazo e do orçamento

A maioria dos projetos é vítima de gastos excessivos devido à má estimativa de custos, alocação de recursos mal gerenciada ou programação de projeto mal comunicada. Além de gastos excessivos, esses fatores também resultam em atrasos no projeto.

É essencial entregar projetos rapidamente e dentro do orçamento, para que você comece a colher seus benefícios e sua organização tenha largura de banda para outras tarefas benéficas.

Ferramentas avançadas de GPP usam Business Intelligence para fornecer relatórios intuitivos como previsão versus custo real, previsão versus utilização real, disponibilidade em tempo real e assim por diante. Ele fornece uma visão geral de qualquer desvio dos cenários planejados para os reais instantaneamente. Com atualizações em tempo real como essas, os gerentes podem tomar ações corretivas em tempo hábil para evitar um efeito catastrófico no andamento do projeto.

Ao mesmo tempo, esses relatórios também levam em consideração os sucessos de projetos anteriores e o escopo atual do projeto, mitigando gastos excessivos em projetos. Além disso, um GPP pode reduzir significativamente o tempo de entrega do projeto. Um estudo revela que o GPP permite que os gerentes de projeto minimizem o tempo decorrido do projeto em cerca de 10%

A tecnologia GPP alinhada com governança avançada, fluxo de trabalho e padronização permite que os membros da equipe mantenham o fluxo de trabalho fluindo e aumentem a produtividade.

  • Aumento do ROI (Return on Investiment)

ROI é o retorno obtido com o valor investido, gerado após a implantação do projeto. Qualquer organização tem o objetivo de obter maiores retornos.

Ao investir em gerenciamento de portfólio e treinar seu pessoal, torna-se possível melhorar a taxa de sucesso do projeto, tomar decisões de redução de custos. Um GPP ajuda a esclarecer os objetivos mais amplos da empresa, melhorar o gerenciamento de recursos e aumentar sua produtividade e agilidade. Com o GPP, é mais provável que o investimento do projeto seja recompensado e coloque as empresas em melhores condições para o futuro.

Além disso, com a ajuda de um GPP, você pode reduzir os custos de recursos. Você pode prever os déficits e contratar recursos globais com boa relação custo-benefício, garantindo que você tenha os recursos certos para seus projetos futuros.

As soluções GPP permitem que as empresas identifiquem as melhores oportunidades de investimento e as gerenciem com eficiência desde o projeto até a manutenção para maximizar o ROI.

  • Aumente a produtividade através de maior colaboração da equipe

Uma solução GPP fornece uma visão em tempo real do andamento dos projetos para todas as partes interessadas. Os gerentes de projeto têm acesso fácil aos membros da equipe. Todos têm um dashboard pessoal e um gráfico de Gantt atualizado que fornece uma visão visual do andamento do trabalho, das diferentes fases e suas interdependências. Os membros da equipe podem fazer upload de documentos em uma única ferramenta e torná-los acessíveis a todos. Esses recursos melhoram muito a colaboração entre equipes ou departamentos.

O gerenciamento de portfólio de projetos também ajuda a disseminar uma cultura de projeto comum a todas as equipes. Uma cultura de projeto típica consiste em normas compartilhadas, crenças e suposições da equipe do projeto. Com a ajuda de uma cultura de projeto comum, os gerentes de projeto entendem as prioridades, o status de diferentes projetos e seu alinhamento com seus objetivos. Essas funções incentivam todos os funcionários a aderir a uma metodologia padrão que facilita a cooperação entre empresas.

Uma cultura de projeto compartilhada também promove a solução rápida de problemas, pois mantém todos os interessados, gerentes e membros da equipe informados e permite que eles compartilhem diferentes perspectivas.

  • Gerenciamento eficaz das equipes de operações em todo o projeto

As equipes de operações são responsáveis por supervisionar, dirigir e gerenciar as operações de negócios, como contabilidade, fabricação, suporte, etc. Elas garantem que os requisitos dos clientes sejam atendidos com o uso ideal de recursos.

Durante o ciclo de vida de um projeto, a equipe do projeto interage com a equipe de operações em vários momentos. Por exemplo, na fase de desenvolvimento de um novo produto ou atualização de um produto, ambas as equipes precisam trocar informações para entregar o projeto com sucesso. Existem quatro áreas para as quais os gerentes de operações e de projeto devem trabalhar de forma coesa:

  • Orçamento
  • Timing
  • Gerenciamento de equipe
  • Desenvolvimento de habilidades

A ferramenta GPP ajuda você a melhorar a proeza operacional com planejamento e alocação de recursos inteligentes e competentes. Ele fornece um processo de gerenciamento sistemático do início ao fim. As análises que você normalmente pode extrair do GPP incluem:

  • Taxas gerais de utilização das equipes de operações.
  • Relatórios de superávit ou déficit de habilidades.
  • Projetos que estão enfrentando uma crise de recursos.
  • Pessoas que provavelmente serão subutilizadas.
  • Status de disponibilidade em todos os departamentos.
  • Criando ativos e compartilhando as melhores práticas

Projetos de alto valor se alinham estrategicamente com os objetivos de longo prazo da organização. O gerenciamento eficaz de portfólio coleta informações dessas iniciativas de projetos anteriores e do valor comercial entregue com sucesso.

Ele explora a probabilidade de projetos semelhantes fluindo no pipeline, preparando seus recursos para obter o briefing e o treinamento apropriados com antecedência.

O GPP consiste em métodos que levam em consideração a escala, complexidade, duração e entregas de um projeto. Esses métodos ajudam você a gerenciar melhor os ativos e a criar práticas que podem ser compartilhadas em projetos futuros. Com uma estratégia de GPP eficaz, você pode aproveitar os processos e as lições aprendidas em projetos anteriores. Um repositório central de dados históricos e em tempo real ajuda você a priorizar tarefas, evitando que ‘suposições’ as destruam. Tudo isso forma cumulativamente um plano completo e improvisado que aumenta a probabilidade de sucesso.

4. Conclusão

O GPP aplica o planejamento estratégico necessário, agendamento e gerenciamento de recursos e monitoramento para todos os projetos. Implementar um sistema de gerenciamento de portfolio maduro associado a um software intuitivo pode preenche a lacuna entre os objetivos da empresa e a implementação dos projetos além de e fornecer um sistema eficaz com inúmeras vantagens.

Como é a sua estratégia de GPP? Nós somos especialistas em implementação de soluções ERP, PLM e GPP e podemos te auxiliar a mudar os resultados da sua empresa através da nossa consultoria especializada. Então, entre em contato conosco hoje mesmo.

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—- Sobre NX2IN, Joel Junior, MsC, PMP é um profissional da área de gestão com carreira desenvolvida em empresas multinacionais desde a posição de estagiário até a gerência executiva.

Com mais de 20 anos de experiência, é apaixonado pela proposta de profissionais ACIMA DA MÉDIA com ampla experiência em consultoria empresarial, transformação digital e no treinamento e mentoria para jovens e profissionais experientes do mercado.

A partir de 2021, se dedicando a compartilhar através da web suas ideias para profissionais que desejam experimentar uma carreira ACIMA DA MÉDIA.

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O que é gestão de projetos? Entenda o conceito do que é e o que não é um projeto

Publicado em por Joel Junior

Saber o que é um projeto é fundamental, mas é importante também,  que você saiba o que NÃO É um projeto! Nesse artigo, nós vamos esclarecer suas dúvidas de uma vez por todas.

Se eu e você olharmos ao nosso redor nesse momento, nós vamos perceber que nós estamos envolvidos em projetos o tempo todo, como por exemplo em algumas situações listadas abaixo:

  • O lançamento de um novo produto digital
  • Uma pesquisa para identificar os principais problemas de uma empresa nuclear
  • Testes experimentais de pré-lançamento de uma máquina de lavar
  • A publicidade de um grande evento na cidade

Só que nós também estamos envolvidos aquilo que é considerado rotina, ou seja, situações e processos que acontecem repetidamente, e só até esse ponto do artigo, já temos uma boa parte da definição você vai encontrar nos próximos parágrafos.

Porém, mais do que isso nós vamos acrescentar aqui alguns exemplos e no final fazer uma conclusão inicial sobre o que é então a gestão de um projeto.

Segundo o PMI®, talvez a principal instituição de gestão de projetos que nós temos no mundo, a definição de um projeto segundo o PMBOK®, diz que:

Um projeto é um esforço temporário para criar um produto, serviço ou resultado único.

by PMBOK®

Entretanto, no contexto que nós estamos vivenciando nós podemos talvez criar uma definição aprimorada que possa incorporar uma série de outros aspectos e por isso podemos dizer que: 

Um projeto é a conversão de uma ideia em valor, que é percebido pela organização, cliente, sociedade e pelas pessoas que estão à nossa volta.

by Joel Junior

O que é um projeto?

Então, o objetivo de um projeto é criar valor para um conjunto de interessados, que em inglês denominamos de stakeholders. Um projeto é realizado através de uma série de práticas técnicas e ferramentas, mas isso, nós vamos comentar mais adiante nesse artigo.

Se o objetivo de um projeto é criar um resultado único que portanto, pode ser traduzido em um produto, serviço, melhoria de um resultado específico para agregar valor, segue abaixo alguns exemplos do que É/SÃO PROJETO(S):

  • Desenvolver um novo produto ou serviço;
  • Construir um edifício ou instalação;
  • Renovar a cozinha;
  • Projetar um novo veículo de transporte;
  • Adquirir um sistema de gestão dados novo ou otimizado;
  • Organizar uma reunião ou um grande evento;
  • Implementar um novo processo de negócios;
  • A fusão de corporações

Até aqui tratamos do que é um projeto, mas agora precisamos avançar para aprofundar o nosso conhecimento, porque se você, por exemplo, está se preparando para exame de certificação em projetos, como o PMP® entender o que é um projeto é fundamental mas, entender também o que não é um projeto é o conhecimento completo que você precisa para ter êxito em algumas questões, porque pode ser que algumas delas você esteja tratando de situações que não são projetos.

O que NÃO é um projeto?

É todo esforço rotineiro e repetitivo, ou seja, aquilo que acontece diariamente em prol de atingir um resultado já conhecido.

Para entender isso de forma mais objetiva, vamos usar alguns exemplos que vão deixar isso mais claro.

  • Executar as operações diárias da sua empresa (abrir e fechar, enviar orçamentos, fazer contato com clientes, etc).;
  • Fazer a manutenção regular no sistema ferroviário que conecta o centro da cidade ao aeroporto principal;
  • Sair para sua reunião regular de vendas com seu cliente, com quem você tem feito negócios nos últimos 10 anos;
  • Vendas contínuas de sua arte;
  • Pegar o ônibus para ir para o trabalho todos os diasl
  • Trocar um pneu furado, abastecer o carro, trocar uma lâmpada queimada;
  • Dormir à noite todos os dias;

Isso tudo e mais milhares de outros exemplos não são projetos, pois não se está mudando a característica original, mas agora tem algo importante que você precisa entender.

Quando as situações ou processos rotineiros se tornam projetos?

Trocar um piso quebrado na sua casa não é um projeto, mas se você decide fala assim:  “olha eu tenho um piso simples eu quero agora mudar o grau desse piso colocar por um porcelanato grande, bonito, etc.” 

Isso se torna um projeto, porque você vai precisar empreender um esforço temporário em um conjunto de atividades para mudar a característica daquilo que originalmente você tinha, então você está mudando a característica de valor. Nesse caso é justamente aumentar ou agregar mais valor através do que um piso bonito pode significar para você e sua família.

Então, existem situações rotineiras, que são chamadas de operacionais que podem sim se tornar projetos em algum momento por conta de um motivação ou necessidade interna ou externa.

by Joel Junior

Vamos pensar sobre um exemplo que já estamos vivendo. Quando Jeff Bezos decide melhorar o sistema logístico de entrega e distribuição da Amazon, que é hoje a maior referência no varejo para nós.

Já existe um sistema logístico muito bem definido e que funciona na Amazon, mas quando quer se buscar um novo nível de resultado, ou seja, algo único, e o board da empresa decide trocar o sistema de distribuição rodoviário para um sistema usando drones, isso se torna um projeto porque afinal de contas, é necessário é um esforço temporário para pegar essa ideia e converter em um resultado tangível que vai entregar valor para própria organização que mais eficiência em termos de custos, mas vai entregar o valor também para nós, uma vez que nós vamos receber aquilo que nós compramos de forma muito mais rápida, afinal de contas, quando compramos algo queremos ter a oportunidade de usar aquilo no exato momento.

O que é então a gestão de projetos?

A gestão de projetos é a aplicação de um conjunto de técnicas, boas práticas e ferramentas através de um grupo de pessoas para justamente pegar essa proposta de valor que nós falamos que caracteriza um projeto e converter em valor para um conjunto de interessados.

Por fim, a gestão de projetos é um componente estratégico nas organizações que buscam competitividade, alcançar novos mercados, lançar novos produtos e serviços e cada vez mais tem ganho a atenção de executivos, pesquisadores e profissionais, uma vez que muitas oportunidades estão surgindo dia a dia nessa área.

E se você quer melhorar os processos gerenciais da sua organização ou se tornar um líder na gestão de projetos, fale conosco e conheça o nosso programa de desenvolvimento.

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Com mais de 19 anos de experiência, é apaixonado pela proposta de profissionais ACIMA DA MÉDIA com ampla experiência em consultoria empresarial, transformação digital e no treinamento e mentoria para jovens e profissionais experientes do mercado.

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Os 10 problemas mais comuns em times de projetos

Publicado em por Joel Junior

Funções e responsabilidades vão além do cargo ou posição que você ou alguém da sua equipe de projetos ocupa. Você sabe que como gerente de projetos, você deve-se perguntar:

  1. Qual o significado de um cargo para o trabalho que precisa ser realizado dentro de um projeto? 
  2. Quais decisões você pode tomarem reforçar e quando você precisa aprovação de um superior na organização? 
  3. Você sabe o que esperar dos gerentes funcionais e do sponsor do projeto? 
  4. E o que esperar do time?  Eles sabem as responsabilidades deles e quando eles precisam escalar uma situação?

As funções de projeto e responsabilidades e autoridade que cada um tem são acordadas no planejamento e documentados no plano de gerenciamento de recursos.  Uma reclamação frequente dos membros de projeto é que as funções e responsabilidades não são claramente definidas no projeto. Entretanto, a definição de funções e responsabilidades é uma parte crítica do processo de planejamento dos recursos.  O trabalho do projeto normalmente inclui mais que completar os pacotes de trabalho ou work packages.  Também inclui responsabilidades tal como de resolver riscos, questões da qualidade e apoiar atividades de gestão de projetos. 

Os membros do time precisam saber quais pacotes de trabalho e atividades estão sob suas responsabilidades e quando eles devem reportar, quais reuniões eles devem participar, etc. Em um ambiente funcional ou matricial, os gerentes dos recursos do time de projetos, precisam entender quanto e por quanto tempo esses recursos serão necessários no projeto.

Então gerente de projetos, a rotina do dia a dia faz com que que os problemas sejam muitas vezes deixados de lado com a esperança de que simplesmente desapareçam – o que raramente acontece. E entenda que as pessoas são o principal recurso do projeto.

Então ao invés de ser passivo, seja proativo. Resolva quaisquer problemas e crie uma equipe de projeto de sucesso. Nesse artigo, estão listados alguns dos problemas mais comuns que as equipes de projeto enfrentam.

Ao reconhece-los e confrontá-los e, portanto, melhorar os resultados do projeto – você pode impulsionar sua própria carreira, enquanto cria um ambiente melhor de trabalho em time, o que beneficia todos na equipe.

1. Falta de confiança

A confiança é crucial para o trabalho em equipe e começa com as pessoas se conhecendo. Os membros da equipe precisam absolutamente se conhecer, tanto profissionalmente quanto pessoalmente, especialmente em projetos onde as tensões serão altas em algum momento. Caso contrário, os membros não vão se entender, eles não vão querer se envolver porque não fizeram essa conexão humana e não confiarão totalmente um no outro.

2. Conflito e tensão

Conflitos ou diferenças de opinião podem ser saudáveis ​​e, se administrados com cuidado, podem desencadear debates úteis. Pode fazer as pessoas pensarem de forma diferente, expandindo o conhecimento e a percepção; a inovação pode acontecer e os resultados florescer. Opiniões diferentes não são uma coisa ruim. É como lidamos com o conflito que faz a diferença.

3. Não compartilhar informações

Conhecimento não é poder – a menos que seja compartilhado. Todos os membros da equipe do projeto trazem um conjunto único de habilidades, conhecimento, experiência e sabedoria para a mesa. Equipes de projeto eficazes, sem medo, compartilham regularmente e generosamente para o benefício de todos e para o benefício do sucesso do projeto. Isso faz com que a capacidade de toda a equipe cresça e dá a ela mais poder.

4. Baixo engajamento

O envolvimento da equipe é crucial para o sucesso do negócio. Se engajados, os membros da equipe em um determinado projeto estarão interessados ​​no que fazem, comprometidos com a missão do projeto e dispostos a ir além. Eles estão presentes no corpo, bem como mentalmente e emocionalmente. A chave para o engajamento é o envolvimento – ao envolver outras pessoas, você torna impossível permanecer distante.

5. Falta de transparência

Sem transparência, a confiança será prejudicada – tanto dentro da equipe do projeto quanto com o cliente final. A transparência está se tornando a norma presumida no gerenciamento de projetos e programas e as expectativas estão crescendo. Tudo começa no topo: quanto mais sênior você for, maior será a responsabilidade de ser um modelo para isso. Os funcionários seguirão os comportamentos do líder, bons ou ruins. Quando isso é bem feito, pode ter um efeito cascata positivo em toda a organização.

6. Sem pensamento de longo prazo

Os gerentes de projeto precisam ir além das urgências do dia a dia, ver o quadro geral e considerar como todas as partes do projeto se encaixam. Para uma equipe de projeto, isso significa ser capaz de pensar além de sua própria área, sobre como você se encaixa no programa ou projeto de mudança mais amplo e como você afeta a experiência do cliente final. Trata-se de sustentabilidade empresarial e sucesso a longo prazo. Todo mundo está ocupado, mas apenas estar ocupado não é suficiente. O sucesso de um projeto de longo prazo requer pensamento de longo prazo.

7. Mal percebido, não entregando

Uma equipe de projeto tem uma marca, uma imagem e uma reputação criada pelas ações e comportamentos dos membros da equipe. Uma grande parte da percepção é impulsionada por quão bem a equipe cumpre as expectativas e promessas feitas. Como uma equipe de projeto, você precisa se certificar de que todos entendam e assumam a responsabilidade por suas funções na criação da percepção da equipe. Isso inclui o que é entregue no projeto e como é entregue.

8. Gestão de mudanças não robusta

A mudança é constante e, a menos que seja gerenciada com cuidado, pode ser prejudicial ao trabalho em equipe e aos resultados. A mudança começa e termina com a comunicação. Sempre que você acha que comunicou o suficiente, você precisa se comunicar um pouco mais – e isso precisa ser interativo: ouvir, falar e envolver. Esteja ciente da curva de mudança, ou dos quatro estágios previsíveis de mudança: negação / resistência, emocional, esperançoso, compromisso. Cada estágio é necessário, mas o tempo que alguém permanece em cada estágio pode ser controlado e reduzido ao mínimo.

9. Trabalho em silos

Em pleno 2021, isso ainda é uma triste realidade! O trabalho em silos é uma realidade para muitas equipes de projeto. Os membros da equipe podem sentar-se lado a lado, mas não realmente trabalhar juntos. Uma grande equipe de projeto pode ser como os três mosqueteiros – todos por um e um por todos. Portanto, se você está em uma equipe, pode muito bem fazer parte dela. Trabalhar juntos seriamente significa aproveitar ao máximo o fato de que vocês são uma equipe. Honre seu tempo e esforços vendo-se como um membro em tempo integral da equipe, não apenas um colaborador individual. Imagine como seria bom fazer parte de uma equipe onde todos pensam na equipe e não apenas em si mesmos – torne esse projeto um sucesso trabalhando juntos.

10. Cada um por si – seguindo seu próprio caminho

Para caminhar na mesma direção, uma equipe precisa saber para onde está indo ou com o que está contribuindo (visão) e por que (propósito). Passe algum tempo nisso com sua equipe. Essa clareza fornece uma estrutura e uma “razão de ser” que podem reunir qualquer equipe de projeto para trabalhar em conjunto. Lembre-se de que as visões precisam ser atraentes e os propósitos significativos. As pessoas respondem à importância de ambos.

Se você deseja criar uma grande equipe de projeto, preste atenção especial aos comportamentos. O modo como nos comportamos tem impacto sobre os outros e afeta o modo como eles se comportam. É quando mudamos nossos comportamentos que podemos alcançar uma mudança transformacional.

Portanto, é importante entender que a liderança pode envolver irá envolver uma abordagem interpessoal.  quando você lidera o time de projeto,  considere as motivações do time e ali as atividades de projeto e metas de acordo.  isso vai criar mais produtividade

Então, se você chegou até aqui é porque se identifica com um ou mais problemas mencionados acima e quer saber como preveni-los, minimizá-los ou até mesmo eliminar dentro das possibilidades. Saiba que você está na plataforma que pode mudar os seus resultados de agora em diante.

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—- Sobre NX2IN (Joel C Junior) Joel Junior, MsC, PMP é um profissional da área de gestão com carreira desenvolvida em empresas multinacionais desde a posição de estagiário até a gerência.

Com mais de 19 anos de experiência, é apaixonado pela proposta de profissionais ACIMA DA MÉDIA com footprint de treinamento e mentoria para iniciantes e profissionais experientes do mercado.

A partir de 2021, se dedicando a compartilhar através da web suas idéias para profissionais que desejam experimentar uma carreira ACIMA DA MÉDIA.

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A gestão de projetos está mudando: olha essas tendências que já são realidade no dia a dia

Publicado em por Joel Junior

Se você acha que a ênfase da gestão de projetos no futuro está nas metodologias ou nos softwares e certificações você pode estar equivocado e navegando contra a maré.

Então, a pergunta é? Quais as tendências para o futuro da indústria do gerenciamento de projetos? Se você tem interesse em saber essa resposta, leia esse post até o final

Eu vou compartilhar com você algumas tendências, realidades que vão nortear a indústria da gestão de projetos nos próximos anos.

Como diz o velho ditado, “A única certeza é que as coisas vão mudar”. Parece tão verdadeiro para a indústria de gerenciamento de projetos. O panorama do gerenciamento de projetos está mudando rapidamente com a evolução das tecnologias, ferramentas e as últimas tendências. E a mudança não parece diminuir.

  • Expansão do uso da inteligência artificial

Muitas empresas já começaram a usar IA no gerenciamento de projetos para realizar suas tarefas diárias que exigem esforço humano por meio da automação de tarefas. O efeito vai além da automação de tarefas simples, mas também é muito útil para obter insights de desempenho.

Os gerentes de projeto podem usar a automação para realizar tarefas complexas que vão desde o agendamento até a visualização de dados e tomar decisões informadas com base nos insights capturados.

Então a partir de agora, considere que a IA é ou será sua companheira na gestão dos projetos, portanto, comecem a adotar a IA no gerenciamento de projetos e, em seguida, aprenda como aproveitá-la para a conclusão bem-sucedida do projeto.

Um dos primeiros passos é aproveitar a IA para automatizar os dados, pois assim a execução do projeto será muito mais fácil do que antes. Também abre caminho para a construção de relacionamentos significativos com os membros da equipe e clientes.

Um dos grandes diferenciais da gestão de projetos é a habilidade de lidar com risco, e nesse ponto a IA pode permitir uma melhor estimativa de risco: todos nós sabemos como os prazos são postergados devido a estimativas ruins ou fatores externos desconhecidos. Com inteligência artificial, você pode obter a uma estimativa bem mais assertiva da duração, custos e progresso de um projeto, ajudando a prever cronogramas realistas para seu projeto.

Se você quer saber mais aplicações da AI na gestão de projetos, fica ligado nos próximos conteúdos do nosso canal no youtube e acompanhe o nosso blog.

  • Aplicação de um método híbrido para gestão de projetos

É verdade que nem todos os projetos são iguais e nem todas as equipes podem seguir uma metodologia específica. Talvez seja por isso que o conceito de gerenciamento de projeto híbrido tem ganhado muita atenção e o número de gerentes de projeto e Scrum masters combinando mais de uma metodologia está aumentando dia a dia.

Em palavras simples, gerenciamento de projeto híbrido se refere a métodos que combinam abordagens do ambiente de PM tradicional e a palavra ágil.

O impacto positivo no modelo híbrido é que você consegue reunir todos os seus projetos, tarefas, pessoas e comunicações em um só lugar, melhorando a tomada de decisão.

Por exemplo, ao combinar a abordagem tradicional com a metodologia Ágil, os membros da equipe com diferentes visões e estilos de trabalho podem trabalhar juntos em sua própria maneira, criando mais estabilidade, engajamento e eficiência.

Os gerentes de projeto do futuro estão optando por uma mistura de metodologia ágil e tradicional para obter o melhor dos dois mundos.

  • O impacto da inteligência emocional (EQ)

Você pode estar se perguntando como a capacidade de compreender e reconhecer emoções tem algo a ver com o sucesso do projeto? Bem, ele desempenha um papel vital.

Impacto: Gerenciar projetos vai além de definir o escopo, fazer prazos, decidir o orçamento. Os gerentes de projeto também precisam gerenciar as pessoas e isso significa mais complicações.

Não entender as emoções dos membros da equipe pode levar a uma série de atividades emocionais na equipe. Obviamente, o resultado nem sempre é ótimo.

O que fazer sobre isso?

Para lidar com diferentes personalidades e garantir o sucesso do projeto, é necessária uma compreensão adequada das emoções (tanto suas quanto das outras) – tornando-se uma habilidade de liderança necessária para gerentes de projeto em todo o mundo.

Assim, aprender a arte das emoções e o que move as pessoas estão se tornando mais importante do que nunca para prever o sucesso do projeto no futuro.

  • Mais foco na análise de dados e números

O gerenciamento de projetos envolve muitos dados. Os gerentes de projeto estão cada vez mais aproveitando os insights de dados para tomar decisões informadas para lidar com os projetos de uma maneira melhor e aumentar o crescimento dos negócios.

Impacto: seja planejamento de projeto, gerenciamento de qualidade ou estimativa de risco, o uso da análise de big data já começou a moldar o mundo do gerenciamento de projeto. Os dados coletados são úteis para aprender como formar equipes, o tamanho da equipe, como incluir e posicionar os membros da equipe, conjuntos de habilidades necessários para gerenciar melhor os projetos.

O que fazer sobre isso:

Os espertos e sábios aproveitam os avanços tecnológicos para se manterem relevantes. A análise de dados, se usada da maneira certa, tem o poder de produzir muito valor de negócios.

“O que é medido, é gerenciado”

Peter drucker

Se você não gosta de números, encontre as ferramentas que podem fazer o trabalho por você. As ferramentas de análise de projeto oferecem parâmetros estratégicos que podem ajudá-lo a ter uma visão completa de todas as atividades do projeto. Obtenha dados de alto nível e relatórios personalizados com ferramentas de tecnologia como Google Data Studio e Tableau para visualizar dados.

  • Aumento do trabalho remoto

Não é novidade que o número de profissionais que optam por trabalhar remotamente disparou nos últimos anos. E a tendência veio para ficar. De acordo com Gallup,

“O trabalho remoto tem aumentado desde 2012: de 39% em 2012 para 46-47% em 2016-2017. O desejo de trabalhar remotamente veio para ficar e não se limita a alguns setores selecionados.”

Impacto: o gerenciamento remoto de projetos oferece muitos benefícios. O primeiro sendo mais agilidade no horário e o segundo, não ter que se deslocar para o escritório todos os dias. Os custos do projeto também são reduzidos. Além disso, você terá a oportunidade de trabalhar com diversos talentos.

O que fazer sobre isso:

Para trazer à tona o melhor de sua equipe remota, anotei algumas dicas práticas:

Reuniões de check-in semanais ou quinzenais e ligações para saber como as coisas estão progredindo

Torne os membros da equipe responsáveis, pedindo atualizações de status

Realize avaliações de desempenho quatro vezes por ano

O que você antecipa para o futuro?

Junto com essas tendências, você pode observar um aumento considerável nos gerentes de projetos da geração Z, PMOs, com mais foco em medidas de segurança cibernética. Prestar atenção a essas tendências é o que ajudará os gerentes de projeto a ter sucesso.

—- Sobre NX2IN (Joel C Junior) Joel Junior, MsC, PMP é um profissional da área de gestão com carreira desenvolvida em empresas multinacionais desde a posição de estagiário até a gerência.

Com mais de 18 anos de experiência, é apaixonado pela proposta de profissionais ACIMA DA MÉDIA #saiadagaiola​ com footprint de treinamento e mentoria para jovens e profissionais experientes do mercado.

A partir de 2021, se dedicando a compartilhar através da web suas idéias para profissionais que desejam experimentar uma carreira ACIMA DA MÉDIA.

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Sua empresa considera os custos operacionais dos ativos de produção no processo de desenvolvimento de produtos? Se não o faz, deveria repensar…

Publicado em por Joel Junior

Você sabia que é possível integrar o chão de fábrica ao processo de desenvolvimento de produtos (PDP) com estratégia para aumentar a competitividade?

Você sabia que a maior parte dos custos operacionais, para esse caso específico, a manutenção de ativos, pode representar uma parcela considerável no custo de manufatura de um novo produto?

Se você chegou até aqui, certamente você tem interesse em melhorar sua performance fabril já nas etapas iniciais do desenvolvimento de novos produtos. Para te orientar nessa caminhada, vou compartilhar com você 9 abordagens que devem ser consideradas em seu PDP para melhoria de eficiência operacional.

Essas 9 abordagens, são resultado de uma extensa pesquisa bibliográfica e também de estudos de caso que tivemos a oportunidade de conduzir para consolidar esses resultados.

Durante nossas pesquisas, vimos que os pais do TPM (Total Productive Maintenance), ou Manutenção Produtiva Total, já sinalizavam a necessidade um processo mais robusto para o desenvolvimento de máquinas, equipamentos e sistemas automatizados para manufatura, porém, esse ponto de alguma forma não foi aprofundado por outros pesquisadores.

Massssss, nós fomos atrás do assunto e vamos compartilhar as abordagens

  1. Aplicação do Design for Manufacturing & Assembling (DFMA), projeto para manufatura e montagem, como elemento para melhoria do fator manutenção de máquinas e equipamentos

2. Avaliação de tecnologias alternativas de processo baseado no indicador de confiabilidade durante o PDP

3. Utilização de um sistema de Comissionamento Inicial para novos sistemas produtivos ao longo do PDP

4. Estruturação e utilização da Base de Conhecimento de produtos e processos

5. Aplicação do Design for Maintainability (DFMt), projeto para manutenção, no projeto dos novos sistemas produtivos

6. Integração de pessoal de manutenção nas fases iniciais do PDP

7. Participação dos engenheiros e projetistas nas atividades de manutenção autônoma e planejada

8. Utilização de um modelo de referência para o desenvolvimento de Novos Equipamentos

9. Utilização de métodos/ferramentas estruturadas para análise de mantenabilidade durante o PDP

Por fim, como bônus desse post, verificamos que as empresas que já tem alguma familiaridade com a metodologia TPM, seja de reconhecimento como boa prática de gestão, ou porque efetivamente estão em fase de implantação, tendem a estarem mais flexíveis as abordagens aqui relacionadas.

Então, a partir de agora, você deve explorar cada uma dessas abordagens e avaliar a situação atual do PDP no qual você está inserido e a partir daí, desenvolver propostas para implementação desses conceitos.

Deixe-nos saber sua experiência relacionada ao tema. Nos envie seus comentários, entre em contato e vamos enriquecer esse tópico com conteúdo que possa ajudar mais profissionais e empresas.

—- Sobre NX2IN (Joel C Junior) Joel Junior, MsC, PMP é um profissional da área de gestão com carreira desenvolvida em empresas multinacionais desde a posição de estagiário até a gerência.

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A partir de 2021, se dedicando a compartilhar através da web suas idéias para profissionais que desejam experimentar uma carreira ACIMA DA MÉDIA.

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