Gerente de Projetos

Pode parecer que não, mas todos nós temos pontos fracos e especialmente para gerentes de projetos, eles podem afetar muito o desempenho dos projetos. Então é bom você saber qual ou quais são os seus e tomar as ações necessárias para superá-los.

1. Dar instruções e dizer aos outros o que fazer

Sentir-se desconfortável em orientar e gerenciar pessoas é uma das fraquezas mais comuns dos gerentes de projeto nos estágios iniciais da carreira, mas acredite, pode e deve ser superada.

Aqui estão algumas razões pelas quais é necessário dar instruções e em algumas ou talvez muitas vezes, dizer o que precisa ser feito, e como ser sentir confortável sendo um gerente e dando instruções:

• Alguém precisa dar uma direção. Se não for dada direção para fazer x, y e z em um determinado dia e hora, isso não acontecerá. As pessoas levarão o tempo que for necessário para realizar uma tarefa. Metas devem ser definidas.
• Você está fazendo seu trabalho bem de gerente de projetos, quando dá uma direção clara. Contanto que você seja respeitoso e consciencioso, está fazendo o que todos precisam que você faça.
• Você só precisa se acostumar com isso. Como qualquer outra coisa, fazer algo que você não fez antes vai parecer estranho no início, mas fazer isso o torna melhor a cada vez. Agora eu não penso duas vezes sobre isso. Se você se sentir desconfortável no início – é normal!

É necessário ser um MENTOR como gerente de projetos, tenha certeza que desenvolvendo essa habilidade o próprio time de trabalho terá o sentimento de mais segurança e motivação.

2. Vença o perfeccionismo e caminhe junto ao “bom o suficiente”

Você já deve ter ouvido uma máxima transmitida de geração em geração. “Se você quiser que algo seja bem feito, faça você mesmo … certo?” Esse é o lema transmitido de geração em geração. Mas ao gerenciar uma equipe de projeto, isso simplesmente não pode ser feito. Precisamos realizar o máximo de trabalho da maneira mais eficiente possível, mas sempre haverá coisas que nos irritarão ou gostaríamos de “melhorar”, e o trabalho de nossa equipe não é exceção. No final do dia, não podemos fazer com que cada último detalhe tenha a aparência que queremos. Pessoas cometem erros. O relógio continua correndo e os prazos continuam chegando.

Não apenas nossa definição de perfeito é falha – é completamente subjetiva às nossas próprias opiniões – mas a perfeição não é necessária para obter grandes resultados.

Aqui estão algumas maneiras de como superar o perfeccionismo como gerente de projetos:

• Diga às pessoas o que fazer, não como fazer. É uma frase famosa de George Patton. Defina todos os objetivos, mas dê aos outros, espaço suficiente para fazer o trabalho da maneira que eles acharem melhor.
• Mantenha as coisas simples. Um formato bom e limpo é o único requisito. Fontes extravagantes, tabelas com cores coordenadas e estética são ótimas, mas não às custas de atingir o objetivo real.
• Apenas algumas coisas realmente importam. O princípio de Pareto determina que 80% dos resultados virão de 20% das ações. O outro lado também é verdadeiro – os 20% restantes dos resultados virão de 80% das ações. Concentre-se nesses 20% das tarefas críticas e certifique-se de que ESTAS sejam feitas da maneira certa. O resto simplesmente não importa tanto.
• O tempo é um recurso finito. Simplesmente não há tempo suficiente durante o dia para fazer tudo o que está na lista “perfeitamente”. Use o tempo que você tem com o melhor de suas habilidades e comece a acreditar no trabalho do time.

3. Tornando-se o ‘Bad Guy’ quando necessário

Muitos de nós temos dificuldade em ser o “vilão” quando necessário e é certamente uma das fraquezas mais comuns dos gerentes de projeto, mas às vezes é simplesmente necessário.

Isso é colocado de propósito, mas é como me senti quando precisei estabelecer a lei. Eu me senti como aquele cara mau que todo mundo de repente se volta para assistir.

Vamos cair na real sobre ter que disciplinar os outros – pode ser extremamente desconfortável, até mesmo assustador, mas está tudo em nossas cabeças! A realidade é muito menor do que aquilo que planejamos ser.

Aqui estão algumas maneiras pelas quais me tornei confortável aplicando regras e limites como gerente de projeto:

• Algumas pessoas são preguiçosas, não se importam ou têm más intenções. Essas coisas fazem com que o projeto seja prejudicado, o que acaba fazendo com que o seu desempenho no trabalho pareça pior e deixe o cliente insatisfeito. O mau comportamento de outra pessoa vai impedir o sucesso do projeto e até mesmo o seu próprio avanço? Você não pode permitir que isso aconteça.
• Na realidade, nossa “reputação nos corredores” é importante para um gerente de projetos. Se você conseguir a reputação de um fraco, ou alguém que se acovardou para outra pessoa, as pessoas vão se lembrar e explorar isso naturalmente. Devemos manter nossa reputação intacta como líder. Mostrar às pessoas ao seu redor que você tem expectativas e padrões é importante, porque …

• A equipe do projeto e os associados devem saber que há repercussões para o mau comportamento. Isso irá motivá-los a fazer seu trabalho dentro do prazo, cumprir prazos, ser respeitosos e manter a qualidade. Mas não demore …
• Existe um espectro para fazer cumprir as regras. Você não precisa ser um gorila de dorso-prateado batendo forte no peito em triunfo. Use uma resposta moderada e razoável. Isso apenas indicará claramente quando algo está errado, por que está errado e o que precisa ser feito. Sem gritos, sem insultos! Esta é a solução em MUITOS casos.

4. Navegando em negociações

No gerenciamento de projetos, surgirão momentos de negociação (seria um exagero dizer que 100% do tempo? Talvez não rsrsrsrs!). Seja sobre o que está incluído no escopo de trabalho de alguém, budget ou capex adicional, essas coisas acontecerão até certo ponto na grande maioria dos projetos.

No momento das negociações ou conflitos, já me senti particularmente desconfortável nessas situações. Principalmente porque me preocupei com meu relacionamento pessoal com a outra pessoa ou grupo. Sendo empático por natureza, muitas vezes posso ver o lado da outra pessoa no argumento e reconhecer as maneiras pelas quais ela está certa também.

É claro que também temos nossas próprias razões para NÓS estarmos certos, então esse cabo de guerra se torna quase impossível de ser superado sem algumas técnicas.

Aqui estão as maneiras que aprendi a navegar por negociações, conflitos e disputas com clientes, subcontratados e fornecedores como gerente de projeto:

• Respeite os acordos escritos. Cada compra ou contratação deve ser facilitada por meio de um documento legal por escrito. Além disso, o escopo do trabalho, os padrões de qualidade / desempenho, as condições de pagamento e quaisquer outros requisitos devem estar claramente expressos nesses documentos. Quando surgir uma disputa, consulte primeiro esses documentos.
• Qualquer pessoa, mesmo aquelas de quem gostamos, pode estar errada – e às vezes NÓS estamos errados! Já ouvi isso várias vezes: “não planejamos que isso estivesse em nosso escopo de trabalho”, mas está escrito ali mesmo em seu contrato. Obviamente, essa pessoa não está certa e provavelmente se esqueceu, não percebeu ou pode estar tentando tirar vantagem. Por outro lado, somos capazes de fazer a mesma coisa. As pessoas cometem erros, inclusive nós. Acontece.
• Faça o máximo de trabalho possível. Realmente certifique-se de que o escopo do trabalho foi completamente revisado, todas as perguntas foram respondidas e os preços refletem todos os requisitos principais. Eu literalmente disse às pessoas antes que estou tentando evitar problemas no futuro resolvendo os detalhes agora.
• Ofereça soluções, mesmo quando em desacordo. Ajuda a trazer soluções para a mesa, especialmente se elas suavizarem as águas. Em última análise, o projeto deve seguir em frente, para que possa ser concluído, todos possam ser pagos e todos nós irmos para a praia no momento oportuno curtir o pôr do sol.

5. Ser o ponto de contato do cliente e assumir a responsabilidade pelo resultado geral do projeto

Pode ser fácil de esquecer, mas no final do dia: alguém está pagando pelo projeto que estamos gerenciando. Ser um gerente de projetos acima da média inclui um elemento de serviço ao cliente.

Pegue um restaurante, por exemplo. Nós somos o cliente lá. Fazemos uma reserva e esperamos ter uma mesa pronta para nós nesse exato momento. Lemos o cardápio e decidimos nossas refeições. Esperamos receber o que está escrito no cardápio da maneira que solicitamos. Esperamos um prazo razoável. Claro, também esperamos pagar exatamente o que está no menu. É isso que o cliente espera da sua empresa e, como gerente de projeto, somos o anfitrião, o garçom, o supervisor de cozinha e o gerente de restaurante em um só lugar!

Embora esta seja uma das partes mais intimidantes de ser um gerente de projetos, especialmente com um cliente difícil, é uma das mais fáceis de entender e acertar.

É assim que mantenho um bom relacionamento com nossos clientes como Gerente de Projeto:

• Seja a pessoa que você esperaria se fosse o cliente. Essa é uma boa métrica ao considerar como manter um cliente feliz – se eu estivesse no lugar dele, o que eu gostaria de ver?
• Faça exatamente o que você diz que vai fazer. Se você disser ao cliente que entrará em contato com ele no final do dia, FAÇA-O. Mesmo que você não tenha nenhuma atualização real, uma breve ligação ou e-mail é muito útil. Isso é feito em um esforço para ganhar a confiança de seu cliente, o que é fundamental.
• Mantenha o cliente totalmente atualizado com as principais informações. A melhor maneira de fazer isso é por meio de reuniões regulares, que devem sempre incluir uma pauta por escrito com antecedência e atas de reunião depois.
• Se o cliente for difícil de gerenciar, defina limites. Embora seja um pouco diferente do tópico acima, você ainda deve cumprir o contrato, manter a linha e proteger sua própria empresa.

Conclusão:

A realidade é a função de gerente de projetos, exige aperfeiçoamento contínuo e para tal, é necessário que tenhamos consciência das nossas fraquezas que podem ter sido consideradas nesse post.

Se você se identificou com esse artigo, você já deu um passo importante, que é tomar consciencia e partir de agora deve criar um plano de ação para implementar as mudanças necessárias.

Então, fale para nós, os pontos fracos que você já vivenciou, como superou ou fará para superá-los? Seu comentário é muito importante para toda nossa comunidade.

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—- Sobre NX2IN (Joel C Junior) Joel Junior, MsC, PMP é um profissional da área de gestão com carreira desenvolvida em empresas multinacionais desde a posição de estagiário até a gerência.

Com mais de 20 anos de experiência, é apaixonado pela proposta de profissionais ACIMA DA MÉDIA com footprint de treinamento e mentoria para jovens e profissionais experientes do mercado.

A partir de 2021, se dedicando a compartilhar através da web suas idéias para profissionais que desejam experimentar uma carreira ACIMA DA MÉDIA.

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