Eu sou um especialista na minha área atuação, mas tenho pouca ou nenhuma experiência em gestão de projetos e Fui convidado(a) para liderar projetos. Como faço para começar bem nessa nova função?

A iniciação no gerenciamento de projetos muitas vezes envolve se tornar um ‘‘ gerente de projeto acidentalmente’. A maioria de nós entra nessa área inesperadamente. Um dia, você está cuidando da sua própria vida e fazendo um ótimo trabalho como colaborador em um time de projetos. De repente, sem aviso, alguém dá um tapinha no seu ombro e diz: ‘‘ Surpresa! Você agora é um gerente de projeto”.

Trabalhar em um projeto e liderar um projeto parece ter muito em comum, portanto, selecionar os colaboradores mais competentes para liderar novos projetos parece bastante lógico. Infelizmente, as duas funções são bastante diferentes. Os colaboradores do time de projeto, se concentram em coisas tangíveis e em seu próprio trabalho pessoal. Os gerentes de projeto se concentram principalmente na coordenação do trabalho de outras pessoas.

“Os colaboradores do time de projeto, se concentram em coisas tangíveis e em seu próprio trabalho pessoal. Os gerentes de projeto se concentram principalmente na coordenação do trabalho de outras pessoas”

Joel Junior

Ao se deparar com o fato que você tem, a partir de agora, uma atribuição de gestão, faça imediatamente as seguintes reflexões:

  • Disponibilidade de mentoria, treinamento e outras atividades de desenvolvimento assistência em sua organização
  • Sua aptidão para liderar uma equipe e qualquer anterior aplicável experiência que você tem
  • A experiência da equipe que você planeja liderar

Os gerentes de projeto iniciantes precisarão investir tempo para ganhar a confiança da equipe, determinar sua abordagem e, em seguida, delegar o trabalho a outros. Então agora, observe cuidadosamente essas 3 dicas para que você comece com o pé direito na sua nova atribuição.

Dica #1 – Engaje a sua equipe de trabalho

Ganhar a confiança de seus colaboradores pode ser um desafio se você não tiver experiência em liderança de equipe. Algumas pessoas temem os cães, e os cães parecem saber disso e, infalivelmente, escolhem essas pessoas para incomodar. Da mesma forma, um gerente de projeto que está desconfortável fica imediatamente óbvio para os membros da equipe do projeto, que podem destruir rapidamente a confiança do líder da equipe aos primeiros sinais de indecisão, hesitação ou fraqueza.

Embora você possa ter alguma cobertura de qualquer apoio e apoio explícito de patrocinadores, gerentes e partes interessadas influentes, você precisa pelo menos parecer saber o que está fazendo. É sempre melhor saber realmente o que você está fazendo. Seu ativo mais forte para construir a confiança necessária de sua equipe como um gerente de projeto novato geralmente é sua experiência no assunto.

Você foi convidado para liderar o projeto, e isso provavelmente foi o resultado de alguém pensar, provavelmente corretamente, que você é muito bom em algo que é importante para o projeto. Trabalhe com o que você conhece bem e sempre lidere com seus pontos fortes. Lembre-se de que ‘‘ conhecimento é poder ’’.

Busque algumas vitórias iniciais, pequenas conquistas, com sua equipe, fazendo coisas como definir requisitos, definir os processos e planejamento inicial. Assim que a bomba for preparada, as pessoas começarão a achar que você sabe o que está fazendo (e você também pode). Estabelecer e manter o trabalho em equipe é essencial para um bom gerenciamento de projetos, e há muitas dicas sobre isso ao no blog que você está lendo esse artigo. Então não esqueça de se registrar para receber nossas notificações.

Dica #2 – Escolha a sua abordagem – a sua forma de trabalhar

Para projetos pequenos, uma pilha de post its amareloss, um quadro branco para espalhá-los podem ajudá-lo. Para a maioria dos projetos, porém, uma estrutura mais formalizada o atenderá melhor. Se possível, consulte um gerente de projeto experiente a quem você respeita e peça orientação e orientação. Se houver treinamento em gerenciamento de projetos, aproveite-o. Mesmo que você não consiga agendar o treinamento em gerenciamento de projetos a tempo para o seu primeiro projeto, faça-o assim que puder. Este treinamento, sempre que você puder imprensá-lo, o ajudará a contextualizar os processos de gerenciamento de projetos e desenvolver habilidades valiosas.

Participar do treinamento também mostrará que todos os outros novos gerentes de projeto estão pelo menos tão confusos quanto você. Se nem a orientação nem o treinamento forem viáveis, pegue um livro bom e fino sobre gerenciamento de projetos e leia o básico.

Existem muitos livros excelentes e muito grandes sobre gerenciamento de projetos que são úteis para referência, mas para começar, um livro de 1.000 páginas ou um “body of knowledge” pode ser desanimador. Comece com um “Kit de ferramentas”, ”for Dummies ‘ ou um livro igualmente simples sobre gerenciamento de projetos.

Decida como você vai planejar e conduzir seu projeto e documente as etapas específicas que você usará para iniciação e planejamento. Você encontrará muitas dicas úteis em nosso conteúdo.

Dica #3 – Comece a delegar trabalho

Uma das coisas mais difíceis para um gerente de projeto novato é reconhecer que a liderança de projeto é um trabalho de tempo integral. Liderar um projeto de forma eficaz requer que você delegue o trabalho do projeto a outras pessoas – até mesmo um trabalho em que você é pessoalmente muito bom. Apesar do fato de que você pode ser melhor e mais rápido na conclusão de atividades-chave do que qualquer um dos membros de sua equipe, você não pode esperar fazer todas elas sozinho enquanto executa um projeto de sucesso.

No início, delegar trabalho a outras pessoas menos competentes do que você pode ser muito difícil, até doloroso. Você precisa superar isso. Se você atribuir partes significativas do trabalho do projeto a si mesmo, terá dois empregos de tempo integral: liderar o projeto durante o dia e trabalhar nas atividades do projeto que deveria ter delegado à noite e nos fins de semana. Isso leva à exaustão, fracasso do projeto ou ambos.

Agora que você chegou até aqui, deve se perguntar: “O que mais eu preciso desenvolver para que eu possa evoluir dentro da gestão de projetos?”. Para saber mais, deixe seu comentário e acompanhe os nossos conteúdos.

—- Sobre NX2IN (Joel C Junior) Joel Junior, MsC, PMP é um profissional da área de gestão com carreira desenvolvida em empresas multinacionais desde a posição de estagiário até a gerência.

Com mais de 18 anos de experiência, é apaixonado pela proposta de profissionais ACIMA DA MÉDIA #saiadamedia com footprint de treinamento e mentoria para jovens e profissionais experientes do mercado.

A partir de 2021, se dedicando a compartilhar através da web suas ideias para profissionais que desejam experimentar uma carreira ACIMA DA MÉDIA.

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Atitudes e comportamentos de um bom e mau gerente de projetos. qual deles te representa?

O gerenciamento de projetos é uma atividade profissional onipresente em qualquer setor. Os gerentes de projeto estão em destaque nos projetos dos mais variados portes devido a liderança e esforço para entrega. Ao longo de quase 20 anos na indústria, vi minha cota de gerentes de projeto bons e ruins. E hoje, resolvi compartilhar nesse artigo, uma compilação baseado na experiência acumulada, do que torna um bom gerente de projeto bom e onde ele pode falhar.

Um bom gerente de projeto assume a responsabilidade por um projeto inteiro. Eles entendem o caminho crítico, o cronograma e o orçamento geral. Um bom gerente de projeto é, em última análise, o CEO de seu projeto e eles o administram como uma mini-empresa – com seus próprios recursos, orçamentos e escopo. Eles criam uma cultura de equipe e entendem a dinâmica e a personalidade dos membros da equipe. Enquanto um bom gerente de projeto fornece definições claras do papel de todos em um projeto,

Um mau gerente de projeto transfere a responsabilidade geral para os outros, alegando que eles estão lá apenas para “supervisionar” as coisas. Eles reclamam que nunca há fundos suficientes, os cronogramas são muito condensados ​​e eles não têm recursos adequados. Um mau gerente de projeto está lá apenas para participar e não para liderar. Eles não têm uma compreensão clara das várias funções em um projeto.

Bons gerentes de projeto entendem e conhecem seu mercado e a indústria de seus projetos. Eles estudam a competição e avaliam alternativas. Um bom gerente de projeto se mantém atualizado sobre as últimas tendências do setor de seu projeto e exibe um conhecimento e experiência sólidos em seu setor. Um bom gerente de projeto assume a responsabilidade de conceber e executar um plano que produza resultados, não desculpas. Eles são extremamente organizados e podem priorizar claramente qualquer tarefa, qualquer requisito, qualquer problema.

Um mau gerente de projeto tem uma biblioteca de desculpas para usar em várias situações. Eles são incapazes de articular claramente o plano geral e dependem significativamente de outras pessoas para concluir sua parte. Um mau gerente de projeto não entende seu domínio de especialização e não toma a iniciativa de construir sua base de conhecimento. Eles constantemente usam a desculpa de ter muitas reuniões, muitos telefonemas e muitos problemas para resolver.

Um bom gerente de projeto é extremamente eficiente – seja com seu tempo ou recursos. Um bom gerente de projeto conduz reuniões excepcionais e é conhecido por isso, e as pessoas realmente aguardam essas reuniões porque elas produzem resultados. Exemplos de uma boa reunião:

• Agenda claramente definida com antecedência com objetivos específicos a serem cumpridos durante a reunião.

• Recursos e experiência no assunto exigidos naquela reunião para atingir esses objetivos. (“Se eu for convidado para esta reunião, isso significa que sou de fato necessário e não tenho dúvidas sobre o motivo pelo qual eles estão me convidando.”)

• Limpar funções de reunião: alguém para fazer anotações, alguém para compartilhar a tela ou configurar ferramentas técnicas antecipadamente, etc.

• Limites de tempo e facilitação bem executada. Cada participante tem a oportunidade de dar sua opinião.

• Recapitulação da reunião bem estruturada com pontos de discussão e itens de ação claros. Os itens de ação especificam o proprietário desse item, a descrição e o prazo.

Um mau gerente de projeto não tem um bom senso de estrutura e tempo. Eles conduzem as reuniões de maneira ineficiente, o que resulta em frustração dos participantes e reclamações ao VP do PMO. Gerentes de projeto ruins não entendem a importância de construir uma marca e reputação como um gerente de projeto que dirige reuniões eficazes, responsabiliza as pessoas e entrega resultados. Um mau gerente de projeto não tem habilidades para gerenciar prioridades múltiplas e fica facilmente sobrecarregado.

Um bom gerente de projeto não exige apenas datas de conclusão de seus recursos; em vez disso, fornecem recomendações e opções, bem como considerações e riscos potenciais a serem levados em consideração para estimar uma tarefa específica. Um bom gerente de projeto produz artefatos e eles têm toda a documentação disponível e organizada em um só lugar. Cada membro da equipe de um projeto específico tem uma compreensão clara de onde ir e como encontrar qualquer tipo de documento.

Um bom gerente de projeto é extremamente proativo, quando se trata de antecipar um problema específico, uma pergunta ou um risco. Eles são capazes de prever quando um determinado relatório será solicitado por um executivo e se esforçam para providenciar isso com antecedência. Um bom gerente de projeto é extremamente consistente, seja com a entrega pontual do relatório de status semanal ou agendando uma sessão de preparação para o comitê executivo. Eles não esperam que alguém o peça.

Um bom gerente de projeto é ótimo em vendas e negociação. Eles entendem a semântica de criar uma situação ganha-ganha, seja ao garantir um orçamento ou um recurso para um projeto. Um bom gerente de projeto é capaz de garantir a adesão dos principais interessados ​​bem antes de quando a decisão precisa ser tomada.

Um mau gerente de projeto cria situações de conflito quando se trata de negociar recursos ou fundos para um projeto. Eles escalam as coisas imediatamente porque são incapazes de chegar a uma solução mutuamente inclusiva para uma determinada situação.

Um mau gerente de projeto está em todo lugar. Eles se encaixam no estigma de “secretária sênior” porque fazem apenas perguntas simples como: “Quando você vai terminar essa tarefa?” Gerentes de projeto ruins lutam no último minuto para produzir qualquer tipo de documentação, pois eles não a veem chegando em primeiro lugar. Um mau gerente de projeto apaga incêndios o dia todo, em vez de se concentrar em liderar um projeto. Eles simplesmente expressam suas opiniões e não agem quando se trata de documentar essas decisões ou de tomar posições por escrito quando se trata de questões importantes.

Esse é portanto, um resumo de comportamentos, atitudes e características que eu observei múltiplas vezes ao longo da carreira na indústria e como empreendedor e é evidente que temos um padrão que se repete nos profissionais que se destacam ao longo do tempo e daqueles que em algum momento receberão a classificação de mau gerente de projetos.

Como um bônus desse artigo, posso te dizer que muitos profissionais tem dificuldade em se perceber no ambiente de trabalho o que atrasa sua possibilidades de crescimento na carreira. Se você se sente como um desses, não hesite em solicitar feedback para seus pares, superiores e subordinados. Caso mesmo assim, você entenda que precise de mais apoio, fale conosco.

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Lançamento do e-book: seu sucesso profissional no futuro da gestão de projetos

Esse e-book é um resumo de uma pesquisa da evolução do gerenciamento de projetos e apresenta de forma objetiva as tendências em curso nos próximos anos , portanto, “Seu sucesso profissional no futuro da gestão de projetos”  é um manual prático para todos aqueles que buscam se destacar na carreira e obter sucesso nos próximos anos.

O e-book está divido em 7 capítulos práticos e objetivos, partindo da contextualização do cenário atual e avançando diretamente para as 5 principais tendências da área que os profissionais de gestão de projetos serão demandados de agora em diante.

Estude e questione cada conteúdo desse livro que vai simplesmente ampliar a tua visão e te direcionar para o sucesso em sua carreira profissional.

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