O modelo da comunicação eficaz de Alistair Cockburn

A comunicação é o ato de transmitir informações entre indivíduos. A necessidade de se comunicar com eficácia permeia o desenvolvimento, as operações e as atividades de suport. O time e usuários finais devem se comunicar uns com os outros. O time de projetos e a equipe de operações devem se comunicar. O time de projetos e a gerência devem se comunicar. E assim por diante.

Neste artigo, exploramos as questões relacionadas à comunicação e, em particular, foco em como se tornar mais ágil em seus esforços de documentação. Para muitas pessoas, modelagem e documentação andam de mãos dadas, um conceito que considero questionável na melhor das hipóteses e, portanto, é um tópico que precisa ser abordado.

1. Como nos comunicamos?

Em Agile Software Development, Alistair Cockburn descreve vários modos de comunicação que as pessoas podem escolher aplicar ao trabalharem juntas (este trabalho foi baseado na Teoria de Riqueza de Mídia). A Figura 1, modificada a partir desse livro, mostra um gráfico que compara a eficácia desses modos de comunicação com a riqueza do canal de comunicação empregado. Os dois arcos são interessantes, o mais à esquerda listando opções de comunicação para quando você está documentando (papel inclui mídia eletrônica como blog que pode ser processado em papel) e as outras opções de comunicação para quando você está modelando. O valor relativo dessas opções depende da situação: talvez a conversa por vídeo, normalmente chamada de videoconferência, seja mais eficaz entre você e João do que uma conversa cara a cara, enquanto o oposto é verdadeiro entre você e Maria.

Figura 1: Modelo da comunicação efetiva de Alistair Cockburn

Cockburn afirma que a comunicação mais eficaz é pessoa a pessoa, face a face, F2F, especialmente quando aprimorada por um meio de modelagem compartilhado, como um quadro branco simples, flip chart, papel ou fichas. À medida que você se afasta dessa situação, talvez removendo o meio compartilhado ou não mais estando face a face, você experimenta uma queda na eficácia da comunicação.

À medida que a riqueza do seu canal de comunicação esfria, você perde a proximidade física e as pistas conscientes e subconscientes que essa proximidade fornece. Você também perde o benefício de várias modalidades, a capacidade de se comunicar por meio de outras técnicas além de palavras, como gestos e expressões faciais. A capacidade de mudar a inflexão vocal e o ritmo também é perdida, as pessoas não apenas se comunicam por meio das palavras que dizem, mas como as dizem. Cockburn aponta que um transmissor pode enfatizar o que está dizendo, mudando assim a maneira como se comunica, acelerando, diminuindo a velocidade, pausando ou mudando os tons. Finalmente, a capacidade de responder a perguntas em tempo real, o ponto que distingue a curva de opções de modelagem da curva de opções de documentação, é importante porque as perguntas fornecem uma visão sobre como as informações estão sendo compreendidas pelo ouvinte.

Implicações do modelo de Cockburn:

Esforce-se para seguir a técnica de comunicação mais eficaz aplicável à sua situação. Se você estiver trabalhando com alguém na mesma sala, provavelmente é melhor discutir algo com essa pessoa cara a cara em um quadro branco do que escrever um documento que você eventualmente entrega a ela. Se você está trabalhando com alguém em outro local, então você vai querer fazer chamadas de videoconferência regulares com essa pessoa, ter um repositório de informações compartilhado e enviar e-mails regularmente – levando-os de vez em quando para que você possa trabalhar cara a cara, também seria uma ótima ideia. Consulte a Figura 2 desse artigo

Esteja preparado para variar sua abordagem ao longo de um projeto. A dinâmica da equipe mudará ao longo de um projeto, então a estratégia de comunicação que funcionou bem para você ontem pode não funcionar bem hoje. A teleconferência diária que você introduziu há três meses para abordar os desafios de comunicação entre os membros da equipe distribuída pode não ser mais necessária, agora que as pessoas criaram um relacionamento e agora estão usando um wiki compartilhado e o IM, e estão fazendo chamadas improvisadas quando necessário. A implicação é que você deve questionar regularmente as maneiras de se comunicar, uma boa opção é fazer isso no final de cada iteração, durante uma retrospectiva de melhoria de processo.

Figura 2 – Implicação dos modos de comunicação

A pesquisa realizada pela Ambysoft em 2008, Agile Principles and Practices, entre muitos problemas, explorou os conceitos capturados na Figura 1. Duas das perguntas exploraram a eficácia das estratégias de comunicação entre os desenvolvedores em uma equipe ágil de desenvolvimento de software e entre os membros da equipe e as partes interessadas.

Os resultados estão resumidos na tabela abaixo, com respostas classificadas em uma faixa de -5 (muito ineficaz) a +5 (muito eficaz), alinhando-se razoavelmente bem com o que a Figura 1 prevê. É interessante notar que a documentação geral foi considerada razoavelmente eficaz, embora a documentação detalhada não o fosse. Além disso, o chat online foi considerado eficaz entre os desenvolvedores, mas não com os stakeholders, provavelmente um reflexo das diferenças culturais e experiências entre as duas comunidades.

Tabela 1 – Eficácia das estratégias de comunicação em equipes de desenvolvimento ágil.

2. Fatores que afetam a comunicação

Existem vários fatores que afetam a comunicação, incluindo:

Proximidade física. Quanto mais próximas as pessoas estão umas das outras, maiores são as oportunidades de comunicação. Em uma extremidade do espectro, duas pessoas podem estar trabalhando lado a lado na mesma estação de trabalho e, na outra extremidade do espectro, duas pessoas podem estar em edifícios diferentes.

Proximidade temporal. O fato de duas pessoas trabalharem ou não ao mesmo tempo afeta a comunicação. Você pode estar separado de alguns de seus colegas de trabalho por vários fusos horários, é bastante comum as empresas norte-americanas terceirizarem o trabalho de desenvolvimento para empresas asiáticas ou europeias, ou mesmo simplesmente por horários pessoais diferentes.

“Amigabilidade”. Cockburn acredita que a amizade, a disposição de alguém para ouvir os pensamentos de outra pessoa com boa vontade e falar sem malícia, é um importante fator de sucesso. Quanto maior a amizade, maior quantidade e qualidade de informações serão comunicadas e menos serão ocultadas. A amizade se dá pela confiança que as pessoas têm umas nas outras e pelo senso de comunidade que compartilham. Cockburn relata que às vezes a amizade pode ser muito alta, as pessoas podem ficar tão preocupadas em ofender seus colegas que têm medo de discordar deles ou de tomar a iniciativa por medo de serem vistas como buscadoras de glória.

Quando as pessoas estão trabalhando juntas, tanto física quanto temporalmente, existe uma oportunidade para o que Cockburn chama de comunicação osmótica: transferência indireta de informações por meio de conversas ou simplesmente percebendo coisas que acontecem ao seu redor. A comunicação osmótica pode muitas vezes ser benéfica, eu perdi a noção do número de vezes que estava trabalhando fora e, inconscientemente, peguei informações valiosas, como descobrir que alguém concluiu sua tarefa atual, que algo não estava funcionando como o esperado, ou mesmo que a gerência estava pensando em cancelar o projeto. A comunicação osmótica muitas vezes pode ser prejudicial, especialmente se outro grupo de pessoas estiver fazendo barulho perto de você ou se você estiver ouvindo falsos rumores, como a administração está pensando em cancelar o projeto.

3. Comunicação e Modelagem Ágil

A comunicação eficaz é um requisito fundamental para a modelagem ágil. Você precisa reconhecer que tem várias opções de comunicação disponíveis, como mostra a Figura 1, e que deseja escolher a melhor opção de comunicação para sua situação atual. Às vezes, isso será por e-mail, às vezes será uma comunicação face a face e às vezes será a redação de um documento. Além disso, você deseja usar a tecnologia de maneira eficaz, pois sempre se aplica a prática, use as ferramentas mais simples. A Tabela 2 descreve vários tipos de tecnologias de comunicação que você tem à sua disposição.

Tabela 2 – As tecnologias da comunicação

4. Comunicação Eficaz

Quando a comunicação é mais eficaz? Quando as pessoas estão dispostas a trabalhar juntas e fazer o que for preciso para realizar o trabalho. É por isso que o princípio de comunicação aberta e honesta do Manifesto Ágil é importante, porque se você não confiar nas informações que está recebendo, ou nas pessoas que as estão fornecendo, então seu objetivo de comunicação eficaz está perdido.

Acreditamos que o conceito de que todos podem aprender com todos os outros é fundamental para o seu sucesso porque define uma mentalidade que permite a comunicação: alguém que acredita que pode aprender algo com a (s) pessoa (s) com quem está se comunicando é muito mais receptivo do que alguém que acredita o contrário. Esse princípio tem suas raízes no valor de Humildade do Manifesto Ágil, um valor que sempre se prova um fator de sucesso significativo para o time de projetos.

Os comunicadores eficazes percebem que o objetivo é compartilhar informações e que esse compartilhamento é normalmente uma via de mão dupla. Por exemplo, recentemente participei de uma reunião em que membros da minha equipe se reuniam com membros da equipe de outro projeto que precisávamos integrar. Nosso objetivo era definir um modelo de contrato que descrevesse a interface necessária, o que acabou sendo uma simples transferência de arquivos. Os dois grupos se encontraram, como geralmente acontece, muitas das pessoas envolvidas se conheciam de esforços anteriores, e rapidamente começamos o trabalho.

Na maioria das vezes, falamos e desenhamos diagramas no quadro, minha equipe trouxe um diagrama de implantação conosco que representava como acreditávamos que os dois projetos funcionariam juntos e, como um grupo, negociamos mudanças na abordagem geral. Ambas as equipes vieram para a reunião querendo trabalhar juntas. Sabíamos que precisávamos dessa outra equipe e a outra equipe sabia que seu trabalho era apoiar grupos como o meu. Todos estavam focados em trabalhar juntos, e isso significava que precisávamos nos comunicar bem. Atitude conta.

Outro fator importante de sucesso é sua capacidade de escolher o modo certo de comunicação. No exemplo acima, escolhemos colocar as pessoas certas em uma sala para discutir o problema cara a cara e resolver as coisas juntos. Quando precisávamos, desenhamos no quadro branco, até desenhamos nosso diagrama de implantação inicial e, o mais importante, conversamos e ouvimos. Sim, poderíamos ter adotado uma abordagem diferente. Não tenho dúvidas de que poderíamos ter enviado e-mails um para o outro. Também poderíamos ter escrito documentos e enviado um para o outro. A questão é que optamos por não fazê-lo. Tivemos a oportunidade de usar uma forma de comunicação superior: a comunicação face a face: e usamos essa técnica. Foi rápido, foi eficaz, foi ágil.

Finalmente, você precisa de uma visão positiva da documentação. A documentação pode ser boa ou ruim, portanto, você deve se esforçar para ficar com o que é bom e evitar o que é ruim. A documentação pode vir em muitas formas, incluindo gravações em papel e vídeo, como você viu na Figura 1.

O ponto é que você não deve esquecer que a documentação pode muitas vezes ser versátil e talvez nem mesmo muito difícil de criar. A mensagem fundamental da proposta ágil em relação à documentação é que você deve escrevê-la apenas quando for sua melhor escolha e apenas quando agregar o melhor valor possível ao seu projeto.

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—- Sobre NX2IN (Joel C Junior) Joel Junior, MsC, PMP é um profissional da área de gestão com carreira desenvolvida em empresas multinacionais desde a posição de estagiário até a gerência.

Com mais de 18 anos de experiência, é apaixonado pela proposta de profissionais ACIMA DA MÉDIA #saiadamedia com footprint de treinamento e mentoria para iniciantes e profissionais experientes do mercado.

A partir de 2021, se dedicando a compartilhar através da web suas idéias para profissionais que desejam experimentar uma carreira ACIMA DA MÉDIA.

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