Por que implementar a estratégia de gerenciamento de portfolio de projetos (GPP), ou project portfolio management (PPM)?

1. O que é um negócio?

Um negócio pode ser entendido como um comércio ou empresa que é administrada por pessoas para captar recursos financeiros a fim de gerar bens e serviços e, por consequência, proporciona a circulação de capital de giro entre os diversos setores. De forma bem simples e resumida, podemos dizer que se entende por negócio toda e qualquer atividade econômica com o objetivo de gerar lucro.

Entretanto, temos que observar que: É o cliente que determina o que é um negócio – apenas o cliente -, cuja disposição para pagar por um bem ou serviço converte recursos econômicos em riqueza e coisas em bens. Aquilo que o cliente compra e considera de valor nunca é apenas um produto. Tem uma utilidade, por exemplo, o que o produto ou serviço faz por ele.

Fonte: Drucker, Peter F. (2001). O essencial de Drucker. Edição Junho 2008, Actual Editora. Lisboa

E equalizar essa equação entre preço e valor faz com que seja necessário estabelecer restrições em uma empresa para que esta possa operar de forma sadia.

2. Todo negócio possui uma restrição, seja ela interna ou externa, e não são muitas…

Uma restrição é qualquer coisa que possa impedir um sistema de atingir seu objetivo. As restrições podem se manifestar de várias formas, mas o princípio fundamental na TOC (Theory of Constraints) é de que não existem dezenas ou centenas de restrições. Existe pelo menos uma, mas no máximo somente algumas num dado sistema. Restrições podem ser internas ou externas ao sistema.

Uma restrição interna se evidência quando o mercado exige mais do sistema do que ele pode oferecer. Se este for o caso, então, o foco da organização deve estar em descobrir essa restrição interna e seguindo as cinco etapas de foco para abri-la (e, potencialmente, removê-la).

Existe uma restrição externa quando o sistema pode produzir mais do que o mercado irá suportar. Se este for o caso, então a organização deve se concentrar em mecanismos que criem mais demanda para seus produtos ou serviços.

Tipos de restrições (interna)

  • Equipamentos: A maneira que equipamentos são utilizados no momento limita a capacidade do sistema para produzir bens / serviços mais vendáveis.
  • Pessoas: a falta de pessoas qualificadas limita o sistema. Modelos mentais das pessoas pode causar um comportamento que se torna uma restrição.
  • Política: Uma política escrita ou não impede que o sistema faça mais.

Se por esse sucinto entendimento sobre as restrições que existem internamente, o desafio das empresas é manter suas operações, entretanto, desenvolver suas ações estratégicas para atingir os objetivos de negócios. E como isso acontece na prática?

“A entrega de resultados de negócios é realizada através do sucesso dos projetos e, em essência, é assim que as estratégias de gerenciamento de projetos impulsionam o sucesso organizacional.”

Joel C Junior

Entretanto, as iniciativas convertidas em bons projetos não significa que estas estejam alinhadas aos objetivos de negócios, e além disso, utilizando os recursos financeiros e de pessoas disponíveis com a máxima eficiência, e diante dessa oportunidade é que adotamos a abordagem de gerenciamento de portfolios de projetos.

Nesse artigos, vamos apresentar alguns benefícios da gestão de portfolio de projetos, ou project portfolio management (GPP) para as empresas.

3. Benefícios da gestão de portfolio

  • Alinhar as metas do projeto com a estratégia de negócios

A missão final de qualquer empresa é cumprir os objetivos estratégicos e os de curto prazo. E cada projeto que uma empresa empreende é um passo em direção a esse objetivo. Assim, os gerentes de projeto devem garantir que os projetos estejam alinhados com a estratégia e os objetivos do negócio. Se os projetos não estiverem alinhados com essas metas estabelecidas, isso levará à sobrecarga do projeto, desperdício de recursos da empresa e esforços desnecessário da força de trabalho. Sem essa ligação com a visão de longo prazo, o portfólio de projetos fica praticamente cego às necessidades da organização.

O gerenciamento de portfólio de projetos (GPP) surge como um método para gerenciar esse quebra-cabeça. O cerne da estratégia está em avaliar, priorizar e selecionar um projeto que esteja alinhado com a estratégia do negócio. O GPP ajuda a colocar as coisas em perspectiva e apoia a tomada de decisões difíceis com base na visão da empresa.

  • Melhoria do processo de tomada de decisão

O gerenciamento de portfólio de projetos oferece altos níveis de visibilidade tanto do ponto de vista estratégico quanto tático. Ele fornece insights sobre métricas de projetos anteriores, como custos do projeto, lucratividade, duração, qualidade e uso de recursos. Ele melhora a análise preditiva para melhor utilização de recursos e gerenciamento de riscos, bem como a seleção de projetos.

Uma estratégia eficaz de gerenciamento de portfólio de projetos dá peso às suas decisões, gerando dados em tempo real, preparando você para lidar com todas as atividades centradas em projetos.

Percorrer o portfólio de projetos fornece um histórico de projetos que reflete a relação simbiótica entre pessoas e projetos. Os insights orientados por dados facilitam os gerentes a tomar decisões e tirar conclusões, contribuindo para o sucesso geral do portfólio.

  • Processo de seleção de projetos aprimorado

Muitas vezes, as empresas têm um critério de seleção pouco claro para os novos projetos. A falta de informações dificulta a avaliação do projeto de acordo com a estratégia da empresa. Nem todos os projetos podem se alinhar com o objetivo estratégico e nem todos podem ser lucrativos.

Além disso, quando um projeto falha, a empresa inicia pequenos projetos adicionais para compensar o fracasso. Isso torna o gerenciamento de projetos mais complexo e o portfólio de projetos começa a perder alinhamento estratégico e valor. Essa incapacidade de se concentrar resulta em:

  • Muitos projetos pequenos e de baixo impacto.
  • Uma infinidade de projetos para os recursos limitados disponíveis causando burnout.
  • Má priorização de projetos.
  • Dados inadequados sobre projetos.
  • Alta taxa de falha do projeto.

O gerenciamento de portfólio de projetos ajuda a selecionar o conjunto certo de projetos que permitem que as empresas cumpram metas, adequando-se a disponibilidade de recursos e outros critérios. A estratégia de GPP forma uma estrutura bem definida para cada processo, e o mesmo vale para a seleção de projetos. Com um critério formulado em vigor, os gerentes têm um modelo para selecionar o projeto certo.

O GPP avalia e escolhe o projeto que agregará o máximo valor à organização. Usando várias técnicas, como métodos de classificação, modelos de pontuação e outros métodos heurísticos, o GPP garante que as decisões de aprovação/não aprovação (passar/não passar) sejam baseadas em critérios relevantes e bem definidos, em vez de fatores vagos ou suposições.

Você pode identificar os projetos que não contribuem para os objetivos da empresa e removê-los do portfólio.

  • Minimize os riscos, maximize o impacto nos negócios

A palavra risco tem um forte tom negativo, mas às vezes simplesmente acontece de ser inevitável. A probabilidade, o tipo e o impacto de diferentes riscos fazem com que você procure alternativas por meio de um plano de gerenciamento de riscos eficaz, para que a entrega do projeto não seja completamente prejudicada.

Os riscos têm implicações financeiras e de programa, o que significa que minimizá-los evita que você calcule mal os esforços brutos necessários para projetos futuros e atuais. As revisões do projeto esticam seu orçamento e atrasam seus recursos e a entrega do projeto.

A estratégia GPP detecta desvios orçamentários entre o trabalho planejado e o real em tempo real, ajudando você a evitar riscos financeiros após o início de um projeto. Ele contém métodos e processos padronizados de gerenciamento de projetos centrados em uma estrutura confiável.

As ferramentas de estimativa do GPP analisam rotineiramente custos versus benefícios, ajudando seu escritório de gerenciamento de projetos a identificar projetos instáveis. Quanto mais cedo eles forem colocados, mais cedo seus riscos também serão reduzidos.

O GPP alerta você para a superexposição a esforços inviáveis, indicando possíveis estouros de orçamento, atrasos no cronograma e inadequações técnicas. Ele evita que esses riscos sejam levados até a entrega do projeto, deixando você com projetos de alto valor e baixo risco.

  • Utilização ideal de recursos em toda a empresa

O GPP mobiliza seus recursos para investir seus melhores e máximos esforços nos empreendimentos mais viáveis. Em palavras simples, isso significa que esforços duplicados não são desperdiçados em atividades sem benefícios monetários para eles.

O grau de visibilidade mencionado anteriormente ajuda a avaliar a necessidade e a demanda de diferentes habilidades, juntamente com a disponibilidade futura de recursos. Você pode exercer controle sobre a utilização de recursos e alocar uma carga de trabalho ideal para cada recurso. Com os custos de recursos sendo um gasto real, você pode reduzir o tempo de bancada e as despesas gerais aprimorando e treinando-os novamente para projetos multifacetados.

A alocação competente de recursos dá à sua organização a capacidade de fazer o melhor uso dos recursos disponíveis e sua experiência, implantando-os nos projetos de maior prioridade.

Uma visão geral abrangente das taxas de utilização e disponibilidade permite que você chegue a conclusões centradas em recursos em uma capacidade gerencial.

A criação de perfil de recursos, por exemplo, fornece um inventário de habilidades atualizado, garantindo que os períodos de pico de demanda não sofram com a escassez de habilidades. Ele analisa a capacidade e redistribui o talento em proporções cientificamente medidas em vários projetos.

A previsão da demanda do projeto para essa capacidade de recursos permite que você distribua seus recursos em projetos que valem a pena sem superá-los ou subestimá-los.

  • Entregue projetos dentro do prazo e do orçamento

A maioria dos projetos é vítima de gastos excessivos devido à má estimativa de custos, alocação de recursos mal gerenciada ou programação de projeto mal comunicada. Além de gastos excessivos, esses fatores também resultam em atrasos no projeto.

É essencial entregar projetos rapidamente e dentro do orçamento, para que você comece a colher seus benefícios e sua organização tenha largura de banda para outras tarefas benéficas.

Ferramentas avançadas de GPP usam Business Intelligence para fornecer relatórios intuitivos como previsão versus custo real, previsão versus utilização real, disponibilidade em tempo real e assim por diante. Ele fornece uma visão geral de qualquer desvio dos cenários planejados para os reais instantaneamente. Com atualizações em tempo real como essas, os gerentes podem tomar ações corretivas em tempo hábil para evitar um efeito catastrófico no andamento do projeto.

Ao mesmo tempo, esses relatórios também levam em consideração os sucessos de projetos anteriores e o escopo atual do projeto, mitigando gastos excessivos em projetos. Além disso, um GPP pode reduzir significativamente o tempo de entrega do projeto. Um estudo revela que o GPP permite que os gerentes de projeto minimizem o tempo decorrido do projeto em cerca de 10%

A tecnologia GPP alinhada com governança avançada, fluxo de trabalho e padronização permite que os membros da equipe mantenham o fluxo de trabalho fluindo e aumentem a produtividade.

  • Aumento do ROI (Return on Investiment)

ROI é o retorno obtido com o valor investido, gerado após a implantação do projeto. Qualquer organização tem o objetivo de obter maiores retornos.

Ao investir em gerenciamento de portfólio e treinar seu pessoal, torna-se possível melhorar a taxa de sucesso do projeto, tomar decisões de redução de custos. Um GPP ajuda a esclarecer os objetivos mais amplos da empresa, melhorar o gerenciamento de recursos e aumentar sua produtividade e agilidade. Com o GPP, é mais provável que o investimento do projeto seja recompensado e coloque as empresas em melhores condições para o futuro.

Além disso, com a ajuda de um GPP, você pode reduzir os custos de recursos. Você pode prever os déficits e contratar recursos globais com boa relação custo-benefício, garantindo que você tenha os recursos certos para seus projetos futuros.

As soluções GPP permitem que as empresas identifiquem as melhores oportunidades de investimento e as gerenciem com eficiência desde o projeto até a manutenção para maximizar o ROI.

  • Aumente a produtividade através de maior colaboração da equipe

Uma solução GPP fornece uma visão em tempo real do andamento dos projetos para todas as partes interessadas. Os gerentes de projeto têm acesso fácil aos membros da equipe. Todos têm um dashboard pessoal e um gráfico de Gantt atualizado que fornece uma visão visual do andamento do trabalho, das diferentes fases e suas interdependências. Os membros da equipe podem fazer upload de documentos em uma única ferramenta e torná-los acessíveis a todos. Esses recursos melhoram muito a colaboração entre equipes ou departamentos.

O gerenciamento de portfólio de projetos também ajuda a disseminar uma cultura de projeto comum a todas as equipes. Uma cultura de projeto típica consiste em normas compartilhadas, crenças e suposições da equipe do projeto. Com a ajuda de uma cultura de projeto comum, os gerentes de projeto entendem as prioridades, o status de diferentes projetos e seu alinhamento com seus objetivos. Essas funções incentivam todos os funcionários a aderir a uma metodologia padrão que facilita a cooperação entre empresas.

Uma cultura de projeto compartilhada também promove a solução rápida de problemas, pois mantém todos os interessados, gerentes e membros da equipe informados e permite que eles compartilhem diferentes perspectivas.

  • Gerenciamento eficaz das equipes de operações em todo o projeto

As equipes de operações são responsáveis por supervisionar, dirigir e gerenciar as operações de negócios, como contabilidade, fabricação, suporte, etc. Elas garantem que os requisitos dos clientes sejam atendidos com o uso ideal de recursos.

Durante o ciclo de vida de um projeto, a equipe do projeto interage com a equipe de operações em vários momentos. Por exemplo, na fase de desenvolvimento de um novo produto ou atualização de um produto, ambas as equipes precisam trocar informações para entregar o projeto com sucesso. Existem quatro áreas para as quais os gerentes de operações e de projeto devem trabalhar de forma coesa:

  • Orçamento
  • Timing
  • Gerenciamento de equipe
  • Desenvolvimento de habilidades

A ferramenta GPP ajuda você a melhorar a proeza operacional com planejamento e alocação de recursos inteligentes e competentes. Ele fornece um processo de gerenciamento sistemático do início ao fim. As análises que você normalmente pode extrair do GPP incluem:

  • Taxas gerais de utilização das equipes de operações.
  • Relatórios de superávit ou déficit de habilidades.
  • Projetos que estão enfrentando uma crise de recursos.
  • Pessoas que provavelmente serão subutilizadas.
  • Status de disponibilidade em todos os departamentos.
  • Criando ativos e compartilhando as melhores práticas

Projetos de alto valor se alinham estrategicamente com os objetivos de longo prazo da organização. O gerenciamento eficaz de portfólio coleta informações dessas iniciativas de projetos anteriores e do valor comercial entregue com sucesso.

Ele explora a probabilidade de projetos semelhantes fluindo no pipeline, preparando seus recursos para obter o briefing e o treinamento apropriados com antecedência.

O GPP consiste em métodos que levam em consideração a escala, complexidade, duração e entregas de um projeto. Esses métodos ajudam você a gerenciar melhor os ativos e a criar práticas que podem ser compartilhadas em projetos futuros. Com uma estratégia de GPP eficaz, você pode aproveitar os processos e as lições aprendidas em projetos anteriores. Um repositório central de dados históricos e em tempo real ajuda você a priorizar tarefas, evitando que ‘suposições’ as destruam. Tudo isso forma cumulativamente um plano completo e improvisado que aumenta a probabilidade de sucesso.

4. Conclusão

O GPP aplica o planejamento estratégico necessário, agendamento e gerenciamento de recursos e monitoramento para todos os projetos. Implementar um sistema de gerenciamento de portfolio maduro associado a um software intuitivo pode preenche a lacuna entre os objetivos da empresa e a implementação dos projetos além de e fornecer um sistema eficaz com inúmeras vantagens.

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—- Sobre NX2IN, Joel Junior, MsC, PMP é um profissional da área de gestão com carreira desenvolvida em empresas multinacionais desde a posição de estagiário até a gerência.

Com mais de 19 anos de experiência, é apaixonado pela proposta de profissionais ACIMA DA MÉDIA com ampla experiência em consultoria empresarial, transformação digital e no treinamento e mentoria para jovens e profissionais experientes do mercado.

A partir de 2021, se dedicando a compartilhar através da web suas ideias para profissionais que desejam experimentar uma carreira ACIMA DA MÉDIA.

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Tudo o que você precisa saber sobre Estrutura Analítica de Projetos (EAP) ou Work Breakdown Structure (WBS)

O objetivo deste artigo é fornecer a você tudo o que você precisa saber sobre Estruturas Analíticas de Projeto (EAP) ou em inglês, Work Breakdown Structure (WBS) para que você possa melhorar a maneira como planeja, gerencia e controla seus projetos e programas, caso seja essa sua atribuição nesse momento.

O PMBOK define uma EAP como:

“Uma decomposição hierárquica orientada a entregas do trabalho a ser executado pela equipe do projeto, para atingir os objetivos do projeto e portanto, criar as entregas necessárias. A EAP define o escopo total do projeto.”

Uma maneira mais fácil de pensar em EAP / WBS, é semelhante a uma árvore genealógica, ou seja, uma estrutura em árvore que mostra a subdivisão dos componentes necessários para entregar um projeto ou programa. Esse tipo de estruturas analíticas são muito úteis para estabelecer um acordo entre as partes interessadas e os membros da equipe do projeto quanto ao escopo do projeto.

Em um sentido geral, podemos pensar na WBS da seguinte forma:

Figura 1: Exemplo de EAP – Elaborado com LucidChart

Como começar?

Se pensarmos em iniciar um projeto, começamos com um termo de abertura do projeto (TAP) , ou project charter, e uma declaração de escopo preliminar. Isso define os objetivos de alto nível e as entregas do projeto. Em seguida, iniciamos o documento de escopo do projeto que define melhor essas entregas em uma lista de todas as entregas e os requisitos de cada uma. O próximo passo é usar esta lista abrangente de entregas para construir a EAP/WBS.

A EAP/WBS detalhará todo o escopo do trabalho necessário para concluir o projeto. A EAP pode então ser usada para estimar o custo do projeto, programar recursos e planejar os sistemas de garantia da qualidade. Essencialmente, a WBS permitirá que você gerencie melhor seu projeto.

Alguns exemplos de WBS

A melhor maneira de entender as estruturas analíticas do projeto é por meio de alguns exemplos. Veremos dois exemplos, um que analisa os componentes que compõem um carro e outro que analisa os componentes que compõem um projeto. Em primeiro lugar, vamos olhar para os componentes que compõem um carro.

Figura 2: Exemplo EAP da construção de um carro – Elaborado com LucidChart

No topo da WBS está o nome do projeto ou programa, neste caso, Carro. O nível mais baixo de qualquer WBS é sempre chamado de nível do pacote de trabalho. Assim, no exemplo acima, o Chassis 4.0 é um pacote de trabalho para entregar o Chassis em sua totalidade para o carro.

Agora vamos considerar a WBS para o Projeto:

Figura 3: Exemplo EAP do projeto de um carro – Elaborado com LucidChart

Aqui podemos ver que o projeto é composto de quatro fases: Planejamento e Requisitos, Design, Construção e Entrega (meramente ilustrativo, apenas para fins de explicação).

Uma maneira de pensar sobre esses dois exemplos é que o exemplo Carro está mostrando o “o quê” (os componentes do carro), e o exemplo Projeto está mostrando o “como” (os componentes necessários para entregar um projeto genérico).

Chegando a um ponto onde podemos começar a planejar

Fazemos isso usando o processo de decomposição. A decomposição é composta por um processo de 5 etapas:

  1. Identifique todas as principais entregas do projeto . Uma maneira de fazer isso é envolver a equipe do projeto como um time para identificar todas as principais entregas da declaração do escopo do projeto.
  2. Organize a EAP / WBS (vamos abordar a seguir)
  3. Defina os componentes EAP / WBS . Aqui decompomos as principais entregas definidas na etapa 1 em componentes de nível inferior.
  4. Atribuir códigos de identificação . Isso pode ser feito simplesmente anexando um número a cada um dos componentes da WBS. Todos os exemplos que usei têm códigos de identificação anexados.
  5. Verifique a EAP / WBS . Aqui validamos a EAP quanto à exatidão. Faça a si mesmo e à equipe perguntas como “todos as entregas estão claras?” Todos os componentes estão completos? Cada entrega é absolutamente necessária? A decomposição descreve suficientemente a entrega que precisa ser realizada?

É muito trabalhoso fazer isso, mas é realmente benéfico se você estiver nos estágios iniciais de gerenciamento de seu projeto ou programa. Ao desdobrar as entregas, você pode identificar áreas que, de outra forma, não teria notado até mais tarde na execução do projeto. Isso aumenta a probabilidade de você acertar as coisas com antecedência e impede que as equipes fiquem frustradas porque você não pedirá que elas mudem as coisas várias vezes durante o projeto.

Organizando a WBS

O PMBOK afirma que você pode organizar a WBS de várias maneiras:

  • Principais entregas e subprojetos: aqui as principais entregas do projeto ou programa são usadas como o primeiro nível de decomposição. Esta é a abordagem que usamos para o exemplo Car acima.
  • Subprojetos executados fora da equipe do projeto: você pode pensar nisso como fluxos dentro de um programa. Por exemplo, se em um fluxo for lançar o produto globalmente, o gerente de projeto de distribuição poderá definir a EAP para esse componente. Muitas vezes, um subprojeto será terceirizado.
  • Fases do projeto: usando esta técnica, cada fase do projeto seria listada no primeiro nível de decomposição, com as entregas de cada fase listadas no próximo nível. Esta é a abordagem que usamos para o exemplo do Project anteriormente.
  • Abordagem de combinação: esta é uma combinação dos métodos organizacionais, por exemplo, você pode ter subprojetos listados no primeiro nível, com as principais entregas de cada um listado no segundo nível.

Quando parar?

Não enlouqueça ao criar suas estruturas analíticas de projeto. O que você está tentando fazer é definir o trabalho do projeto ou programa para que você possa planejar, gerenciar e controlar mais facilmente esse trabalho. Você só deve decompor o plano em um nível que permita atingir esse objetivo.

EAP/WBS e Ágil

Tendo lido até aqui, você pode estar pensando que as EAPs são muito antiquadas e não se aplicam aos metódos ágeis. No entanto, a WBS também se aplica ao Agile. Uma WBS ágil é organizada em torno da funcionalidade do usuário final. Aqui, os recursos são decompostos em épicos (epics), os épicos em histórias de usuários (user stories) e as histórias de usuários são decompostas em funcionalidades (backlog) que podem ser implementadas em uma única iteração. Como uma user story individual é atômica, os stories podem ser adicionadas ou removidos da WBS, desde que a soma do trabalho ainda possa ser implementada em um sprint (considerando o método Scrum).

Figura 4: EAP e Ágil trabalhando juntos – Elaborado com LucidChart

Identificadores exclusivos da WBS

É uma boa prática atribuir um identificador exclusivo a cada nível da WBS. Por exemplo, podemos usar o seguinte com base no exemplo Car que vimos anteriormente:

Pacotes de trabalho (Workpackages)

Como mencionado anteriormente, o nível mais baixo em uma WBS é um pacote de trabalho. Pacotes de trabalho são componentes que podem ser facilmente entregues a uma pessoa, equipe ou subcontratado, que então tem responsabilidade e responsabilidade pela entrega do pacote de trabalho.

Em programas ou grandes projetos, um pacote de trabalho pode estar em um nível que exija decomposição adicional em sua própria estrutura analítica do trabalho. O detalhamento do pacote de trabalho pode ser feito pela equipe do projeto para esse pacote de trabalho ou até mesmo por um fornecedor externo.

Dicionário WBS

É aqui que todas as descrições dos componentes de trabalho são documentadas. Cada componente dentro do dicionário deve incluir o seguinte:

  • O código-identificador
  • Declaração de trabalho, descrevendo o trabalho que compõe o componente
  • Milestones
  • Pessoa/Organização responsável por completar o componente

Linha de base do escopo (Scope Baseline)

Agora que você criou a Estrutura Analítica do Projeto, você está pronto para definir a linha de base do escopo do projeto ou programa que está gerenciando. A linha de base do escopo do seu projeto ou programa é definida como a declaração de escopo do projeto aprovada, a estrutura analítica do projeto e o dicionário da EAP.

Princípios de design ao construir estruturas de analíticas de projeto

Ao construir estruturas de divisão de trabalho, há algumas regras gerais que você precisa saber para mantê-lo no caminho certo:

  • A Regra 100%: A WBS deve definir o escopo total do projeto. Se isso não acontecer, os planos que você criar a partir da WBS, por inferência, terão lacunas e entregas faltantes.
  • Exclusividade Mútua: não deve haver sobreposição entre quaisquer dois elementos em uma WBS. Se houver, você corre o risco de duplicar o trabalho na execução do projeto
  • Inclua entregas, não ações: não vou entrar em detalhes (você já fez bem em ler até aqui), mas essa é uma das melhores maneiras de seguir a regra dos 100%
  • Use o bom senso: como mencionado anteriormente, não entre em muitos detalhes. O que você procura são detalhes suficientes para planejar, gerenciar e controlar o projeto.

Conclusão

Espero que este artigo tenha dado a você tudo o que você precisa saber sobre estruturas de divisão de trabalho (WBS), que você possa ver o valor nelas e que fique claro para você como aplicar essas informações ao seu próximo projeto ou programa. Lembre-se de que o maior benefício de uma estrutura analítica do projeto é estabelecer um entendimento comum de todo o trabalho necessário para entregar o projeto ou programa. Sinta-se à vontade para entrar em contato comigo se tiver alguma dúvida.

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Tudo o que você precisa saber sobre o Termo de Abertura do Projeto (TAP) ou Project Charter

Em gerenciamento de projetos, um termo de abertura do projeto (também conhecido como declaração de definição do projeto) é um documento que contempla o escopo geral, de todos os objetivos e dos membros que estão envolvidos no projeto. Ele serve como uma definição inicial dos deveres e responsabilidades dos participantes e um resumo dos objetivos do projeto. Também fornece o mapeamento das principais partes interessadas e descreve a autoridade do gerente ou líder do projeto.

Um bom modelo de termo de abertura do projeto deve conter e fornecer um resumo abrangente da essência do projeto. Este deve ser um documento que busca o acordo entre as principais partes interessadas, o sponsor do projeto e toda a equipe. Se você já viu um exemplo de termo de abertura do projeto, sabe que trata-se de documento que na verdade se refere a documentos mais detalhados, como formulários de solicitação. Destina-se a determinar o poder do gerente de projeto ou líder de projeto, especialmente em um ambiente de gerenciamento matricial.

Ao desenvolver o termo de abertura do projeto, o gerente do projeto geralmente assume a liderança. Ele / ela usará seu conhecimento, habilidades e experiência para construir esse documento. Para isto será necessário envolver os patrocinadores e partes interessadas, especialistas no projeto (seja dentro ou fora da organização) ou outros profissionais que possam contribuir significativamente para o desenvolvimento do termo de abertura.

O líder do projeto também pode usar métodos tais como: solução de problemas, brainstorming, resolução de conflitos, gerenciamento de expectativas e outros para desenvolvê-lo. Depois de assinado, ele dará ao líder do projeto o poder de realizar oficialmente o projeto e fazer uso de fundos e recursos da organização para garantir o sucesso do projeto.

Os benefícios de ter um termo de abertura do projeto

Ao iniciar um projeto, é importante desenvolver primeiro um termo de abertura do projeto. Para permitir o fluxo mais suave do projeto e o sucesso dele, você pode desenvolver esse documento como primeira etapa em todo o processo.

Os benefícios mais importantes de ter um termo de abertura do projeto:

  • Para fazer um esboço claro dos objetivos do projeto. O termo de abertura do projeto dá uma imagem clara de todo o projeto e o que se pretende alcançar ao final dele. Frases claras e focadas no negócio são usadas para delinear o termo e torná-lo mais fácil de entender. Também indica quando o projeto deve começar e na maioria dos casos, uma data limite, para a informação do líder do projeto e de todos os participantes.
  • Para fornecer detalhes em alto nível sobre o escopo do projeto. O escopo de todo o projeto precisa ser claro. Sem uma definição inicial, os líderes do projeto, bem como a equipe de projeto, não serão capazes de definir o que não está contemplado no projeto.
  • Para estabelecer o cronograma do projeto. Todo o cronograma do projeto precisa ser estabelecido e também pode ser encontrado no termo de abertura do projeto de forma macro. Ter um cronograma adequado serve como um guia para todas as atividades relacionadas ao trabalho em um projeto. Também é importante para acompanhar o andamento do trabalho, bem como verificar se há atrasos. Um bom termo de abertura do projeto precisa ter uma linha do tempo com as atividades em nível macro.
  • Para especificar quaisquer funções e responsabilidades. É vital que as funções e responsabilidades do gerente de projeto, bem como dos participantes, sejam conhecidas por todos os envolvidos. O termo de abertura do projeto especifica o que todos os membros do projeto precisam fazer e do que eles são responsáveis. Conhecer os deveres, papéis e responsabilidades auxiliará na produtividade de todos os participantes do projeto. Ter um termo de abertura do projeto específico aumentará a eficiência dos membros, garantindo assim o seu sucesso.
  • Para dar visão geral da abordagem do projeto. É importante conhecer a abordagem do projeto para ter uma ideia dos métodos funcionais e técnicos que serão empregados. Os métodos funcionais podem incluir coleta e fornecimento de dados, configuração de requisitos, processamento, criação de persona e muito mais. Por outro lado, os métodos técnicos podem envolver configurações de hardware e software, processos de TI e outros.
  • Disponibilize todas as informações vitais de contato. O termo de abertura do projeto também deve conter todas as informações de contato dos participantes envolvidos no projeto, caso um membro-chave seja necessário em uma crise e não esteja nas proximidades. Isso também seria importante para entrar em contato com o gerente do projeto, caso os membros precisem de conselhos sobre um assunto relacionado ao projeto.

As funções de um termo de abertura do projeto

Um bom termo de abertura do projeto desempenha um papel importante na conclusão de um projeto. Sem ele, um projeto pode ficar um pouco disperso e sem rumo. Abaixo estão as várias funções de um bom termo de abertura do projeto:

  • Ele registra completamente todas as razões importantes para fazer o projeto.
  • Ele dá um esboço de todos os objetivos do projeto.
  • Ele também mostra todas as restrições que o projeto poderá estar enfrentando.
  • Ele identifica as principais partes interessadas do projeto.
  • Ele aprimora o relacionamento entre todos os participantes do projeto, bem como com as partes interessadas e os clientes.
  • Ele serve como uma ferramenta poderosa que pode melhorar todos os propósitos de gerenciamento de projetos.
  • Ele melhora a comunicação entre o gerente de projeto, as partes interessadas e todos os membros.
  • Pode servir de base ou requisito para obter o patrocínio do projeto.
  • Ele dá reconhecimento às funções e autoridade de todos os gerentes envolvidos no projeto.
  • Permite que o projeto se desenvolva e progrida bem.
  • Autoriza o projeto e anuncia o início dele.
  • Valida o apoio da gestão a todo o projeto.
  • Estabelece as expectativas, escopo, natureza do trabalho envolvido e tudo o mais referente ao projeto.
  • Ele define o cronograma, o orçamento e as entregas do projeto.
  • Trabalha para alinhar o projeto com os objetivos da organização.

Os elementos importantes de um termo de abertura do projeto

Fazer um bom termo de abertura ou um exemplo de termo de abertura será fácil se você tiver as informações corretas. Existem elementos-chave que devem ser incluídos em um termo de abertura do projeto para torná-lo eficaz e oficial. Esses elementos são essenciais para fazer um regulamento eficaz para o seu projeto para o benefício de todos os envolvidos.

A primeira parte de um modelo de termo de abertura ou de termo de negócios deve ser o nome do projeto, os nomes dos patrocinadores e do gerente de projeto, bem como a data em que o documento foi feito.

Em seguida, vêm os elementos mais importantes a incluir:

  1. O objetivo do projeto. Isso fornece detalhes sobre por que o projeto é necessário. Um caso de negócio ou o contrato de projeto pode ser usado como referência na composição desta parte do charter. Você também pode colocar a importância de trabalhar neste projeto.
  2. A descrição do projeto. Nesta parte, você deve explicar o que o projeto espera alcançar. Você deve fazer uma lista específica com detalhes sobre os itens que serão construídos ou os serviços que serão prestados.
  3. O orçamento/budget do projeto. No início do projeto, você pode não ter tudo o que precisa saber sobre as tarefas do projeto e o que é realmente necessário, portanto, pode não ter os detalhes completos do orçamento. No entanto, você deve ter uma boa estimativa e começar a tomar nota do escopo inicial das despesas, bem como de quaisquer restrições orçamentárias previsíveis.
  4. Os riscos do projeto. Todos os tipos de projetos apresentam riscos, sejam eles grandes ou pequenos. Certifique-se de incluir quaisquer riscos que você possa conhecer para que toda a equipe também possa ter uma ideia sobre eles e possa planejar soluções com antecedência, para manter o andamento e o desenvolvimento do projeto em andamento.
  5. Os milestones do projeto. Se você está ciente dos milestones de seu projeto, certifique-se de incluí-los neste regulamento. Basta delinear os marcos gerais para fixar seu cronograma e estabelecer as datas dos prazos que você precisa cumprir.
  6. Os objetivos do projeto. Os objetivos são as partes mais importantes de um bom modelo de estatuto de negócios. Saber os objetivos permitirá que você saiba quando seu projeto está concluído – isto é, quando você completou todos os seus objetivos. Anote o que você espera fornecer e como saberá quando tiver concluído todo o projeto. Isso ajudará a evitar quaisquer problemas no final do projeto para que ele possa ser considerado concluído com satisfação para todas as partes.
  7. Os níveis de autoridade do gerente de projeto. A autoridade do gerente de projeto para contratar e demitir membros da equipe é um dos exemplos de níveis de autoridade do gerente de projeto. Isso também seria importante colocar no regulamento para que suas funções e responsabilidades fiquem claras.
  8. O cronograma e os participantes do projeto. Seria fundamental incluir o cronograma de todo o projeto e de quem nele está envolvido. Isso faria com que todos na equipe soubessem quando o projeto vai começar, quando vai terminar e todos os prazos intermediários.

Outras coisas a saber sobre o termo de abertura do projeto

Agora que você sabe muito mais sobre o termo de abertura do projeto, project charter, será mais fácil fazer o seu próprio quando decidir iniciar um projeto. Aqui estão mais alguns fatos sobre os termo de abertura do projeto que você precisa saber para guiá-lo ainda mais:

  • Tem que ser direto e conciso. Idealmente, deve ter apenas cerca de 2-3 páginas, junto com os anexos necessários.
  • Tente evitar o uso de jargões técnicos e siglas que não são definidos para que possam ser facilmente compreendidos.
  • É feito para fins de gerenciamento e não para especificações técnicas.
  • Feito no início do projeto para garantir seu processo tranquilo e conclusão bem-sucedida.
  • É assinado pelo iniciador do projeto ou pelo (s) patrocinador (es) do projeto. Eles podem fazer o termo por conta própria ou deixar que o gerente de projeto o faça e, quando o assinam, ele se torna oficial.
  • Deve ficar claro quem é o responsável por encontrar os recursos necessários para todo o projeto e todo o trabalho envolvido.
  • O estatuto formalmente torna legítima a função e autoridade do gerente de projeto.
  • A carta também torna formalmente todo o projeto legítimo.
  • Pode ser utilizado como referência para as metas e objetivos dos projetos por meio dos objetivos.

O que acontece quando o projeto não tem um termo de abertura do projeto

Como você leu, o termo de abertura do projeto é vital para a conclusão de um projeto. Ter um documento como este é muito útil de várias maneiras. Este documento esclarece tudo sobre e todos os envolvidos no projeto.

Mas o que acontece quando um projeto é planejado, mas o termo de abertura do projeto não é feito? Existem algumas consequências por não ter um termo de abertura do projeto e todas elas não serão boas para o seu projeto. Continue lendo para aprender sobre essas consequências:

  • Tanto o projeto quanto o gerente do projeto não terão autoridade suficiente. Os recursos do projeto são frequentemente limitados e, se houver muitos projetos semelhantes competindo com o seu, a ausência de uma autorização oficial – como o termo de abertura do projeto, torna muito difícil para o gerente de projeto adquirir os recursos necessários para o projeto. Uma vez que um dos principais objetivos do termo de abertura do projeto é dar autoridade ao projeto e ao gerente do projeto, seria essencial ter um.
  • Não há evidência registrada do apoio da gestão. O termo de abertura do projeto é necessário para validar o suporte da gerência ao projeto e ao gerente do projeto. Ter os patrocinadores (sponsor) do projeto ou o iniciador assinando o documento é uma verificação de que eles estão dispostos a dar seu apoio ao projeto.
  • Será difícil identificar e alinhar as expectativas do projeto. Sem uma carta, seu projeto pode não ter objetivos claros que você estaria trabalhando para alcançar. Saber os resultados esperados do projeto seria impossível, tornando difícil para todos os envolvidos trabalhar no projeto até que ele seja concluído.
  • O escopo e a natureza do projeto não podem ser estabelecidos. Ter um documento, garante que a natureza e o escopo do trabalho sejam estabelecidos. Isso ajudará a prevenir que não haja chance de aumento do escopo em todo o projeto.
  • O projeto pode sair do curso ou tomar o caminho errado. Seu projeto provavelmente estaria alinhado com os objetivos de sua organização. Sem um termo de abertura do projeto, você não terá uma imagem clara do que precisa ser feito e pode estar executando tarefas que já estão longe dos objetivos do seu projeto.

E se você está querendo saber mais? Entre em contato conosco! Nós somos especialistas em gerenciamento de projetos.

—- Sobre NX2IN (Joel C Junior) Joel Junior, MsC, PMP é um profissional da área de gestão com carreira desenvolvida em empresas multinacionais desde a posição de estagiário até a gerência.

Com mais de 18 anos de experiência, é apaixonado pela proposta de profissionais ACIMA DA MÉDIA #saiadamedia com footprint de treinamento e mentoria para iniciantes e profissionais experientes do mercado.

A partir de 2021, se dedicando a compartilhar através da web suas idéias para profissionais que desejam experimentar uma carreira ACIMA DA MÉDIA.

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