O modelo da comunicação eficaz de Alistair Cockburn

A comunicação é o ato de transmitir informações entre indivíduos. A necessidade de se comunicar com eficácia permeia o desenvolvimento, as operações e as atividades de suport. O time e usuários finais devem se comunicar uns com os outros. O time de projetos e a equipe de operações devem se comunicar. O time de projetos e a gerência devem se comunicar. E assim por diante.

Neste artigo, exploramos as questões relacionadas à comunicação e, em particular, foco em como se tornar mais ágil em seus esforços de documentação. Para muitas pessoas, modelagem e documentação andam de mãos dadas, um conceito que considero questionável na melhor das hipóteses e, portanto, é um tópico que precisa ser abordado.

1. Como nos comunicamos?

Em Agile Software Development, Alistair Cockburn descreve vários modos de comunicação que as pessoas podem escolher aplicar ao trabalharem juntas (este trabalho foi baseado na Teoria de Riqueza de Mídia). A Figura 1, modificada a partir desse livro, mostra um gráfico que compara a eficácia desses modos de comunicação com a riqueza do canal de comunicação empregado. Os dois arcos são interessantes, o mais à esquerda listando opções de comunicação para quando você está documentando (papel inclui mídia eletrônica como blog que pode ser processado em papel) e as outras opções de comunicação para quando você está modelando. O valor relativo dessas opções depende da situação: talvez a conversa por vídeo, normalmente chamada de videoconferência, seja mais eficaz entre você e João do que uma conversa cara a cara, enquanto o oposto é verdadeiro entre você e Maria.

Figura 1: Modelo da comunicação efetiva de Alistair Cockburn

Cockburn afirma que a comunicação mais eficaz é pessoa a pessoa, face a face, F2F, especialmente quando aprimorada por um meio de modelagem compartilhado, como um quadro branco simples, flip chart, papel ou fichas. À medida que você se afasta dessa situação, talvez removendo o meio compartilhado ou não mais estando face a face, você experimenta uma queda na eficácia da comunicação.

À medida que a riqueza do seu canal de comunicação esfria, você perde a proximidade física e as pistas conscientes e subconscientes que essa proximidade fornece. Você também perde o benefício de várias modalidades, a capacidade de se comunicar por meio de outras técnicas além de palavras, como gestos e expressões faciais. A capacidade de mudar a inflexão vocal e o ritmo também é perdida, as pessoas não apenas se comunicam por meio das palavras que dizem, mas como as dizem. Cockburn aponta que um transmissor pode enfatizar o que está dizendo, mudando assim a maneira como se comunica, acelerando, diminuindo a velocidade, pausando ou mudando os tons. Finalmente, a capacidade de responder a perguntas em tempo real, o ponto que distingue a curva de opções de modelagem da curva de opções de documentação, é importante porque as perguntas fornecem uma visão sobre como as informações estão sendo compreendidas pelo ouvinte.

Implicações do modelo de Cockburn:

Esforce-se para seguir a técnica de comunicação mais eficaz aplicável à sua situação. Se você estiver trabalhando com alguém na mesma sala, provavelmente é melhor discutir algo com essa pessoa cara a cara em um quadro branco do que escrever um documento que você eventualmente entrega a ela. Se você está trabalhando com alguém em outro local, então você vai querer fazer chamadas de videoconferência regulares com essa pessoa, ter um repositório de informações compartilhado e enviar e-mails regularmente – levando-os de vez em quando para que você possa trabalhar cara a cara, também seria uma ótima ideia. Consulte a Figura 2 desse artigo

Esteja preparado para variar sua abordagem ao longo de um projeto. A dinâmica da equipe mudará ao longo de um projeto, então a estratégia de comunicação que funcionou bem para você ontem pode não funcionar bem hoje. A teleconferência diária que você introduziu há três meses para abordar os desafios de comunicação entre os membros da equipe distribuída pode não ser mais necessária, agora que as pessoas criaram um relacionamento e agora estão usando um wiki compartilhado e o IM, e estão fazendo chamadas improvisadas quando necessário. A implicação é que você deve questionar regularmente as maneiras de se comunicar, uma boa opção é fazer isso no final de cada iteração, durante uma retrospectiva de melhoria de processo.

Figura 2 – Implicação dos modos de comunicação

A pesquisa realizada pela Ambysoft em 2008, Agile Principles and Practices, entre muitos problemas, explorou os conceitos capturados na Figura 1. Duas das perguntas exploraram a eficácia das estratégias de comunicação entre os desenvolvedores em uma equipe ágil de desenvolvimento de software e entre os membros da equipe e as partes interessadas.

Os resultados estão resumidos na tabela abaixo, com respostas classificadas em uma faixa de -5 (muito ineficaz) a +5 (muito eficaz), alinhando-se razoavelmente bem com o que a Figura 1 prevê. É interessante notar que a documentação geral foi considerada razoavelmente eficaz, embora a documentação detalhada não o fosse. Além disso, o chat online foi considerado eficaz entre os desenvolvedores, mas não com os stakeholders, provavelmente um reflexo das diferenças culturais e experiências entre as duas comunidades.

Tabela 1 – Eficácia das estratégias de comunicação em equipes de desenvolvimento ágil.

2. Fatores que afetam a comunicação

Existem vários fatores que afetam a comunicação, incluindo:

Proximidade física. Quanto mais próximas as pessoas estão umas das outras, maiores são as oportunidades de comunicação. Em uma extremidade do espectro, duas pessoas podem estar trabalhando lado a lado na mesma estação de trabalho e, na outra extremidade do espectro, duas pessoas podem estar em edifícios diferentes.

Proximidade temporal. O fato de duas pessoas trabalharem ou não ao mesmo tempo afeta a comunicação. Você pode estar separado de alguns de seus colegas de trabalho por vários fusos horários, é bastante comum as empresas norte-americanas terceirizarem o trabalho de desenvolvimento para empresas asiáticas ou europeias, ou mesmo simplesmente por horários pessoais diferentes.

“Amigabilidade”. Cockburn acredita que a amizade, a disposição de alguém para ouvir os pensamentos de outra pessoa com boa vontade e falar sem malícia, é um importante fator de sucesso. Quanto maior a amizade, maior quantidade e qualidade de informações serão comunicadas e menos serão ocultadas. A amizade se dá pela confiança que as pessoas têm umas nas outras e pelo senso de comunidade que compartilham. Cockburn relata que às vezes a amizade pode ser muito alta, as pessoas podem ficar tão preocupadas em ofender seus colegas que têm medo de discordar deles ou de tomar a iniciativa por medo de serem vistas como buscadoras de glória.

Quando as pessoas estão trabalhando juntas, tanto física quanto temporalmente, existe uma oportunidade para o que Cockburn chama de comunicação osmótica: transferência indireta de informações por meio de conversas ou simplesmente percebendo coisas que acontecem ao seu redor. A comunicação osmótica pode muitas vezes ser benéfica, eu perdi a noção do número de vezes que estava trabalhando fora e, inconscientemente, peguei informações valiosas, como descobrir que alguém concluiu sua tarefa atual, que algo não estava funcionando como o esperado, ou mesmo que a gerência estava pensando em cancelar o projeto. A comunicação osmótica muitas vezes pode ser prejudicial, especialmente se outro grupo de pessoas estiver fazendo barulho perto de você ou se você estiver ouvindo falsos rumores, como a administração está pensando em cancelar o projeto.

3. Comunicação e Modelagem Ágil

A comunicação eficaz é um requisito fundamental para a modelagem ágil. Você precisa reconhecer que tem várias opções de comunicação disponíveis, como mostra a Figura 1, e que deseja escolher a melhor opção de comunicação para sua situação atual. Às vezes, isso será por e-mail, às vezes será uma comunicação face a face e às vezes será a redação de um documento. Além disso, você deseja usar a tecnologia de maneira eficaz, pois sempre se aplica a prática, use as ferramentas mais simples. A Tabela 2 descreve vários tipos de tecnologias de comunicação que você tem à sua disposição.

Tabela 2 – As tecnologias da comunicação

4. Comunicação Eficaz

Quando a comunicação é mais eficaz? Quando as pessoas estão dispostas a trabalhar juntas e fazer o que for preciso para realizar o trabalho. É por isso que o princípio de comunicação aberta e honesta do Manifesto Ágil é importante, porque se você não confiar nas informações que está recebendo, ou nas pessoas que as estão fornecendo, então seu objetivo de comunicação eficaz está perdido.

Acreditamos que o conceito de que todos podem aprender com todos os outros é fundamental para o seu sucesso porque define uma mentalidade que permite a comunicação: alguém que acredita que pode aprender algo com a (s) pessoa (s) com quem está se comunicando é muito mais receptivo do que alguém que acredita o contrário. Esse princípio tem suas raízes no valor de Humildade do Manifesto Ágil, um valor que sempre se prova um fator de sucesso significativo para o time de projetos.

Os comunicadores eficazes percebem que o objetivo é compartilhar informações e que esse compartilhamento é normalmente uma via de mão dupla. Por exemplo, recentemente participei de uma reunião em que membros da minha equipe se reuniam com membros da equipe de outro projeto que precisávamos integrar. Nosso objetivo era definir um modelo de contrato que descrevesse a interface necessária, o que acabou sendo uma simples transferência de arquivos. Os dois grupos se encontraram, como geralmente acontece, muitas das pessoas envolvidas se conheciam de esforços anteriores, e rapidamente começamos o trabalho.

Na maioria das vezes, falamos e desenhamos diagramas no quadro, minha equipe trouxe um diagrama de implantação conosco que representava como acreditávamos que os dois projetos funcionariam juntos e, como um grupo, negociamos mudanças na abordagem geral. Ambas as equipes vieram para a reunião querendo trabalhar juntas. Sabíamos que precisávamos dessa outra equipe e a outra equipe sabia que seu trabalho era apoiar grupos como o meu. Todos estavam focados em trabalhar juntos, e isso significava que precisávamos nos comunicar bem. Atitude conta.

Outro fator importante de sucesso é sua capacidade de escolher o modo certo de comunicação. No exemplo acima, escolhemos colocar as pessoas certas em uma sala para discutir o problema cara a cara e resolver as coisas juntos. Quando precisávamos, desenhamos no quadro branco, até desenhamos nosso diagrama de implantação inicial e, o mais importante, conversamos e ouvimos. Sim, poderíamos ter adotado uma abordagem diferente. Não tenho dúvidas de que poderíamos ter enviado e-mails um para o outro. Também poderíamos ter escrito documentos e enviado um para o outro. A questão é que optamos por não fazê-lo. Tivemos a oportunidade de usar uma forma de comunicação superior: a comunicação face a face: e usamos essa técnica. Foi rápido, foi eficaz, foi ágil.

Finalmente, você precisa de uma visão positiva da documentação. A documentação pode ser boa ou ruim, portanto, você deve se esforçar para ficar com o que é bom e evitar o que é ruim. A documentação pode vir em muitas formas, incluindo gravações em papel e vídeo, como você viu na Figura 1.

O ponto é que você não deve esquecer que a documentação pode muitas vezes ser versátil e talvez nem mesmo muito difícil de criar. A mensagem fundamental da proposta ágil em relação à documentação é que você deve escrevê-la apenas quando for sua melhor escolha e apenas quando agregar o melhor valor possível ao seu projeto.

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—- Sobre NX2IN (Joel C Junior) Joel Junior, MsC, PMP é um profissional da área de gestão com carreira desenvolvida em empresas multinacionais desde a posição de estagiário até a gerência.

Com mais de 18 anos de experiência, é apaixonado pela proposta de profissionais ACIMA DA MÉDIA #saiadamedia com footprint de treinamento e mentoria para iniciantes e profissionais experientes do mercado.

A partir de 2021, se dedicando a compartilhar através da web suas idéias para profissionais que desejam experimentar uma carreira ACIMA DA MÉDIA.

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Quais são os 4 valores que fundamentam a Metodologia / Pensamento Ágil?

O Manifesto Ágil é um documento originalmente publicado em 2001, que inclui valores que norteiam a proposta ágil e os seus princípios. Ele foi escrito por vários desenvolvedores que acreditam que qualquer desenvolvedor de software deve ser capaz de usá-los como um guia ao longo de seu projeto. É interessante notar que o manifesto ágil surgiu da prática para a teoria e não ao contrário como vemos comumente. Originalmente, era intitulado “Manifesto for Agile Software Development” e “Agile Alliance”. É portanto, uma leitura obrigatória para empresas que empreendem qualquer processo de desenvolvimento de software hoje.

Além de saber sua origem e propósito final, quais são os 4 princípios básicos da metodologia ágil? Este artigo descreve os pontos-chaves do manifesto.

Uma Visão Geral do Manifesto Ágil

O principal objetivo do Manifesto Ágil é encontrar maneiras alternativas de executar o processo de desenvolvimento de software padrão. Para algumas organizações, o processo padrão pode se tornar muito complicado e pouco eficaz. O objetivo geral é entregar mais valor agregado aos indivíduos e melhorar as interações sobre processos e ferramentas.

O objetivo de seus autores não é promover a anti-metodologia. Em vez disso, eles queriam “restaurar a credibilidade da palavra em si’”. Então, eles objetivaram equilibrar as formas existentes de desenvolvimento de software, junto com algumas novas alternativas. Por exemplo, eles aceitam modelagem e documentação apenas quando é útil para o projeto.

Os criadores dessa proposta também acreditam que o planejamento é importante. Mas, enquanto se espera que o plano evolua e mude, a flexibilidade deve ser implementada para modificações futuras.

E agora vamos então falar um pouco sobre os 4 valores que norteiam o pensamento ágil, os quais hoje já se expandiram para além das fronteiras das empresas de tecnologia e tem sido implementado com sucesso em diversos outros segmentos.

Valor #1 Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas

Não faz muito tempo, a grande maioria das equipes de software se concentrava exclusivamente na aplicação dos melhores processos e ferramentas para construir seu software. Mas as coisas continuam evoluindo na indústria de tecnologia. Embora o lado técnico do processo seja importante, o Manifesto Ágil sugere que as pessoas que estão por trás desse processo são mais importantes.

Este valor argumenta que o desenvolvimento de software bem-sucedido não seria possível sem uma equipe de desenvolvedores de software. E, com isso em mente, a colaboração dentro da equipe deve ser de grande importância. Os membros que se comunicam com eficácia uns com os outros e agem com base em um objetivo comum podem resolver com mais eficácia quaisquer problemas que surjam. Boa comunicação, neste caso, significa o melhor software.

Este valor do manifesto Agile também está relacionado à comunicação com os clientes. Existem várias coisas que um cliente pode querer perguntar e é responsabilidade dos membros da equipe garantir que todas as dúvidas e sugestões dos clientes sejam prontamente atendidas, mais do que focar em processos e protocolos de resposta definidos.

Resumo dos 4 valores do Manifesto Ágil

Valor #2 Software funcional mais que uma documentação abrangente

No passado, não era incomum que desenvolvedores de software passassem anos criando documentação detalhada. E tudo isso estava acontecendo antes mesmo de eles escreverem uma única linha de sua codificação. Embora a documentação não cause nenhum dano, as equipes devem focar no processo e fornecer aos clientes um software funcional de alta qualidade. O Manifesto Ágil enfatiza a importância de ser centrado no cliente neste princípio básico. Depois de entregar o produto acabado ao cliente, espere algumas mudanças e revisões e use-as para melhorias.

Pense que, do ponto de vista ágil em termos de desenvolvimento, não há sinal maior de progresso do que um software funcional (mesmo que parcial) entregue ao cliente o quanto antes para que ele possa começar a ter a experiência esperada.

Joel C Junior

Valor #3 Colaboração com o cliente mais que contratos negociados

No passado, o aspecto mais importante do desenvolvimento do projeto era o contrato. Você redigiria um contrato exato com seu cliente, fornecendo detalhes precisos do produto final. Mas, como você provavelmente pode imaginar, havia muito contraste entre o que os desenvolvedores criaram, o que o contrato dizia e o que o cliente realmente precisava.

Em vez de utilizar este método desatualizado, o foco deve estar no desenvolvimento constante do seu produto. É por isso que é tão importante trabalhar lado a lado com seu cliente para fornecer seu produto final ideal.

Os princípios do Agile de certa forma, imperam que os clientes estejam envolvidos em todas as fases do projeto. A abordagem em cascata ou metodologias tradicionais permitem apenas que os clientes negociem antes e depois do projeto. Isso costumava resultar em desperdício de tempo e recursos. Se os clientes forem mantidos informados durante o processo de desenvolvimento, os membros da equipe podem garantir que o produto final atenda a todos os requisitos do cliente.

Valor #4 Resposta ás mudanças mais que seguir um plano fixo

Ao contrário das metodologias de gestão do passado, os valores Agile são contra o uso de planos elaborados antes do início do projeto, rígidos que obriga o time a continuar a cumpri-los de qualquer maneira. As circunstâncias mudam e às vezes os clientes exigem recursos extras no produto final que podem alterar o escopo do projeto. Nestes casos, os gerentes de projetos e suas equipes devem se adaptar rapidamente para entregar um produto de qualidade e garantir 100% de satisfação do cliente.

Embora nem todas as mudanças venham a ser benéficas, como acontece com o desenvolvimento de software, manter o status quo não promove melhorias. Também não o tira da sua zona de conforto. Os clientes continuarão a solicitar alterações e revisões até que você crie o produto desejado. Esta é a principal razão pela qual o Manifesto Ágil sugeriu que as equipes de software sempre deveriam ter a capacidade de mudar a direção de seu trabalho sempre que necessário.

Pense que, se o cliente solicita uma mudança, é porque ele realmente precisa!

Joel C Junior

Algumas conclusões

O verdadeiro propósito da abordagem Agile é o compromisso de desenvolver um produto de forma incremental, seguindo um processo passo a passo. Embora muitas empresas já tenham mudado para o Agile, seguir a tendência provavelmente não o beneficiará, a menos que você entenda totalmente como ela funciona.

Antes de mudar de uma metodologia de desenvolvimento para Agile, certifique-se de conhecer o básico, revise cuidadosamente os 4 princípios que colocamos nesse artigo. Avalie suas implicações e como você irá incorporá-lo à estratégia geral da empresa e de sua equipe. Uma ótima maneira de começar é lendo o Manifesto Ágil, que inclui quatro valores essenciais e doze princípios adicionais.

Depois de passar por eles, é hora de planejar e criar estratégias. Agile é a metodologia mais eficiente para seu projeto?

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