Tudo o que você precisa saber sobre Estrutura Analítica de Projetos (EAP) ou Work Breakdown Structure (WBS)

Publicado em por Joel Junior

O objetivo deste artigo é fornecer a você tudo o que você precisa saber sobre Estruturas Analíticas de Projeto (EAP) ou em inglês, Work Breakdown Structure (WBS) para que você possa melhorar a maneira como planeja, gerencia e controla seus projetos e programas, caso seja essa sua atribuição nesse momento.

O PMBOK define uma EAP como:

“Uma decomposição hierárquica orientada a entregas do trabalho a ser executado pela equipe do projeto, para atingir os objetivos do projeto e portanto, criar as entregas necessárias. A EAP define o escopo total do projeto.”

Uma maneira mais fácil de pensar em EAP / WBS, é semelhante a uma árvore genealógica, ou seja, uma estrutura em árvore que mostra a subdivisão dos componentes necessários para entregar um projeto ou programa. Esse tipo de estruturas analíticas são muito úteis para estabelecer um acordo entre as partes interessadas e os membros da equipe do projeto quanto ao escopo do projeto.

Em um sentido geral, podemos pensar na WBS da seguinte forma:

Figura 1: Exemplo de EAP – Elaborado com LucidChart

Como começar?

Se pensarmos em iniciar um projeto, começamos com um termo de abertura do projeto (TAP) , ou project charter, e uma declaração de escopo preliminar. Isso define os objetivos de alto nível e as entregas do projeto. Em seguida, iniciamos o documento de escopo do projeto que define melhor essas entregas em uma lista de todas as entregas e os requisitos de cada uma. O próximo passo é usar esta lista abrangente de entregas para construir a EAP/WBS.

A EAP/WBS detalhará todo o escopo do trabalho necessário para concluir o projeto. A EAP pode então ser usada para estimar o custo do projeto, programar recursos e planejar os sistemas de garantia da qualidade. Essencialmente, a WBS permitirá que você gerencie melhor seu projeto.

Alguns exemplos de WBS

A melhor maneira de entender as estruturas analíticas do projeto é por meio de alguns exemplos. Veremos dois exemplos, um que analisa os componentes que compõem um carro e outro que analisa os componentes que compõem um projeto. Em primeiro lugar, vamos olhar para os componentes que compõem um carro.

Figura 2: Exemplo EAP da construção de um carro – Elaborado com LucidChart

No topo da WBS está o nome do projeto ou programa, neste caso, Carro. O nível mais baixo de qualquer WBS é sempre chamado de nível do pacote de trabalho. Assim, no exemplo acima, o Chassis 4.0 é um pacote de trabalho para entregar o Chassis em sua totalidade para o carro.

Agora vamos considerar a WBS para o Projeto:

Figura 3: Exemplo EAP do projeto de um carro – Elaborado com LucidChart

Aqui podemos ver que o projeto é composto de quatro fases: Planejamento e Requisitos, Design, Construção e Entrega (meramente ilustrativo, apenas para fins de explicação).

Uma maneira de pensar sobre esses dois exemplos é que o exemplo Carro está mostrando o “o quê” (os componentes do carro), e o exemplo Projeto está mostrando o “como” (os componentes necessários para entregar um projeto genérico).

Chegando a um ponto onde podemos começar a planejar

Fazemos isso usando o processo de decomposição. A decomposição é composta por um processo de 5 etapas:

  1. Identifique todas as principais entregas do projeto . Uma maneira de fazer isso é envolver a equipe do projeto como um time para identificar todas as principais entregas da declaração do escopo do projeto.
  2. Organize a EAP / WBS (vamos abordar a seguir)
  3. Defina os componentes EAP / WBS . Aqui decompomos as principais entregas definidas na etapa 1 em componentes de nível inferior.
  4. Atribuir códigos de identificação . Isso pode ser feito simplesmente anexando um número a cada um dos componentes da WBS. Todos os exemplos que usei têm códigos de identificação anexados.
  5. Verifique a EAP / WBS . Aqui validamos a EAP quanto à exatidão. Faça a si mesmo e à equipe perguntas como “todos as entregas estão claras?” Todos os componentes estão completos? Cada entrega é absolutamente necessária? A decomposição descreve suficientemente a entrega que precisa ser realizada?

É muito trabalhoso fazer isso, mas é realmente benéfico se você estiver nos estágios iniciais de gerenciamento de seu projeto ou programa. Ao desdobrar as entregas, você pode identificar áreas que, de outra forma, não teria notado até mais tarde na execução do projeto. Isso aumenta a probabilidade de você acertar as coisas com antecedência e impede que as equipes fiquem frustradas porque você não pedirá que elas mudem as coisas várias vezes durante o projeto.

Organizando a WBS

O PMBOK afirma que você pode organizar a WBS de várias maneiras:

  • Principais entregas e subprojetos: aqui as principais entregas do projeto ou programa são usadas como o primeiro nível de decomposição. Esta é a abordagem que usamos para o exemplo Car acima.
  • Subprojetos executados fora da equipe do projeto: você pode pensar nisso como fluxos dentro de um programa. Por exemplo, se em um fluxo for lançar o produto globalmente, o gerente de projeto de distribuição poderá definir a EAP para esse componente. Muitas vezes, um subprojeto será terceirizado.
  • Fases do projeto: usando esta técnica, cada fase do projeto seria listada no primeiro nível de decomposição, com as entregas de cada fase listadas no próximo nível. Esta é a abordagem que usamos para o exemplo do Project anteriormente.
  • Abordagem de combinação: esta é uma combinação dos métodos organizacionais, por exemplo, você pode ter subprojetos listados no primeiro nível, com as principais entregas de cada um listado no segundo nível.

Quando parar?

Não enlouqueça ao criar suas estruturas analíticas de projeto. O que você está tentando fazer é definir o trabalho do projeto ou programa para que você possa planejar, gerenciar e controlar mais facilmente esse trabalho. Você só deve decompor o plano em um nível que permita atingir esse objetivo.

EAP/WBS e Ágil

Tendo lido até aqui, você pode estar pensando que as EAPs são muito antiquadas e não se aplicam aos metódos ágeis. No entanto, a WBS também se aplica ao Agile. Uma WBS ágil é organizada em torno da funcionalidade do usuário final. Aqui, os recursos são decompostos em épicos (epics), os épicos em histórias de usuários (user stories) e as histórias de usuários são decompostas em funcionalidades (backlog) que podem ser implementadas em uma única iteração. Como uma user story individual é atômica, os stories podem ser adicionadas ou removidos da WBS, desde que a soma do trabalho ainda possa ser implementada em um sprint (considerando o método Scrum).

Figura 4: EAP e Ágil trabalhando juntos – Elaborado com LucidChart

Identificadores exclusivos da WBS

É uma boa prática atribuir um identificador exclusivo a cada nível da WBS. Por exemplo, podemos usar o seguinte com base no exemplo Car que vimos anteriormente:

Pacotes de trabalho (Workpackages)

Como mencionado anteriormente, o nível mais baixo em uma WBS é um pacote de trabalho. Pacotes de trabalho são componentes que podem ser facilmente entregues a uma pessoa, equipe ou subcontratado, que então tem responsabilidade e responsabilidade pela entrega do pacote de trabalho.

Em programas ou grandes projetos, um pacote de trabalho pode estar em um nível que exija decomposição adicional em sua própria estrutura analítica do trabalho. O detalhamento do pacote de trabalho pode ser feito pela equipe do projeto para esse pacote de trabalho ou até mesmo por um fornecedor externo.

Dicionário WBS

É aqui que todas as descrições dos componentes de trabalho são documentadas. Cada componente dentro do dicionário deve incluir o seguinte:

  • O código-identificador
  • Declaração de trabalho, descrevendo o trabalho que compõe o componente
  • Milestones
  • Pessoa/Organização responsável por completar o componente

Linha de base do escopo (Scope Baseline)

Agora que você criou a Estrutura Analítica do Projeto, você está pronto para definir a linha de base do escopo do projeto ou programa que está gerenciando. A linha de base do escopo do seu projeto ou programa é definida como a declaração de escopo do projeto aprovada, a estrutura analítica do projeto e o dicionário da EAP.

Princípios de design ao construir estruturas de analíticas de projeto

Ao construir estruturas de divisão de trabalho, há algumas regras gerais que você precisa saber para mantê-lo no caminho certo:

  • A Regra 100%: A WBS deve definir o escopo total do projeto. Se isso não acontecer, os planos que você criar a partir da WBS, por inferência, terão lacunas e entregas faltantes.
  • Exclusividade Mútua: não deve haver sobreposição entre quaisquer dois elementos em uma WBS. Se houver, você corre o risco de duplicar o trabalho na execução do projeto
  • Inclua entregas, não ações: não vou entrar em detalhes (você já fez bem em ler até aqui), mas essa é uma das melhores maneiras de seguir a regra dos 100%
  • Use o bom senso: como mencionado anteriormente, não entre em muitos detalhes. O que você procura são detalhes suficientes para planejar, gerenciar e controlar o projeto.

Conclusão

Espero que este artigo tenha dado a você tudo o que você precisa saber sobre estruturas de divisão de trabalho (WBS), que você possa ver o valor nelas e que fique claro para você como aplicar essas informações ao seu próximo projeto ou programa. Lembre-se de que o maior benefício de uma estrutura analítica do projeto é estabelecer um entendimento comum de todo o trabalho necessário para entregar o projeto ou programa. Sinta-se à vontade para entrar em contato comigo se tiver alguma dúvida.

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—- Sobre NX2IN, Joel Junior, MsC, PMP é um profissional da área de gestão com carreira desenvolvida em empresas multinacionais desde a posição de estagiário até a gerência.

Com mais de 19 anos de experiência, é apaixonado pela proposta de profissionais ACIMA DA MÉDIA com ampla experiência em consultoria empresarial, transformação digital e no treinamento e mentoria para jovens e profissionais experientes do mercado.

A partir de 2021, se dedicando a compartilhar através da web suas ideias para profissionais que desejam experimentar uma carreira ACIMA DA MÉDIA.

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7 razões para você começar a aprender gestão de projetos ainda hoje

Publicado em por Joel Junior

Saber como gerenciar com sucesso um projeto do início ao fim pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso. O gerenciamento de projetos é tão amplo quanto os projetos potenciais que você pode vir a gerenciar. Aprender a ser um gerente de projetos eficaz impulsionará sua carreira em quase todos os campos. Todos os empregadores estão procurando alguém que seja qualificado para multitarefa, solução de problemas e possa, gerenciar uma equipe de pessoas e vários projetos ao mesmo tempo. 

Nesse artigo, apresentamos 7 razões principais para você começar ainda hoje a aprender gestão de projetos e alcançar o sucesso na sua carreira profissional.

1. Há uma forte demanda, um mercado em crescimento eminente e escassez de profissionais habilitados

Se você for agora na internet em boas plataformas de vagas (Linkedin, Vagas.com, Glassdoor, etc) e pesquisar pelos termos gerente de projetos, project manager, program manager, scrum master, agile coach ou team lead, repare na quantidade de vagas disponíveis.

O interessante é que além da quantidade de oportunidades disponíveis, nos deparamos com o fato que os recrutadores estão com dificuldade de encontrar profissionais habilitados para preencherem essas vagas.

Além disso,  segundo relatório do PMI® (Project Management Institute), apenas no Brasil, o número de novas oportunidades relacionadas a gestão de projetos será de aproximadamente 56 mil novas posições até o ano de 2027 (Job Growth – Talent Gap).

Fonte: PMI® Job Growth – Talent Gap 2017 – 2027
Fonte: PMI® Talent Gap Report – 2021

Aprender como gerenciar um projeto com eficácia está se tornando uma habilidade essencial assim como falar o inglês fluentemente e o domínio de ferramentas tecnológicas e portanto, cada vez mais requisitados em todos os setores.

2. Altos salários

Sem dúvida, a gestão de projetos tem um recompensa financeira muito atrativa. Uma das motivações é justamente a alta demanda e a escassez de profissionais, agora além disso, nós temos o fato da importância do profissional de gestão de projetos dentro das organizações.

Nós avaliamos o Guia Salarial da Robert Half 2022 e para esse artigo especificamente, nós olhamos as tendências e salários por áreas de especialização.

Então, no caso da liderança executiva da área de tecnologia, que incluem as posições de CIO (Chief Information Officer) e o CTO (Chief Technology Officer) e percebe-se que paga-se até R$ 47.800 por mês e quando observa-se o vigésimo quinto percentil nota-se que os menores salários para essas posições estão por volta de R$ 28500. Observando-se dentro dessa mesma área a gerente de projetos de ERP (Enterprise Resource Planning) e CRM (Customer Relationship Management), que os salários variam entre R$ 12300 até R$ 20600.

3. Muitas opções de crescimento na carreira

“A chave para a liderança de sucesso hoje é a influência, não a autoridade”, diz Kenneth Blanchard, um autor de liderança e gestão. A mobilidade ascendente ainda existe em muitos campos e geralmente é alcançada com o uso eficaz de suas habilidades e influência.

Se você pensar dentro de uma organização, a habilidade em gerenciar projetos te permitir crescer verticalmente e também fazer movimentações horizontais de acordo com as necessidades do negócio. Isso porque você vai desenvolver uma série de habilidades que não são específicas de uma área de conhecimento mas, a gestão de projetos ela envolve múltiplas áreas de conhecimento que estão no dia a dia de qualquer organização.

Mais interessante que isso, é você pensar que a área de gestão de projetos também te permite crescer entre setores da economia, entre setores empresariais ou industriais. Ou seja, você tem mobilidade, uma possibilidade de ascender na tua carreira não apenas dentro de um único setor mas, tendo a oportunidade de trabalhar em outros setores também. Portanto, a gestão de projetos tem esse diferencial e você com as habilidades que você desenvolve você consegue transferir essas mesmas habilidades aplicá-las em outras indústrias.

Todas as empresas e organizações precisam de líderes qualificados que possam resolver problemas, gerenciar o fluxo de trabalho com sucesso e delegar o que é necessário.

“Bons líderes de negócios criam uma visão, articulam a visão, possuem apaixonadamente a visão e conduzem-na implacavelmente à sua conclusão”, disse Jack Welch, ex-CEO da General Electric.

Um alto salário é uma parte atraente de trabalhar em gerenciamento de projetos, mas talvez a característica mais gratificante de trabalhar nessa especialidade seja a capacidade de ascender ou mudar de posição em uma infinidade de setores diferentes. Um gerente de projeto pode desenvolver habilidades no gerenciamento de um tipo de projeto que são transferíveis para outros tipos de projetos.

4. É uma habilidade reconhecida pelos empregadores

Em algum momento, a maioria dos funcionários é solicitada a trabalhar em uma atividade específica que tem um prazo – o conhecimento e as metodologias de gerenciamento de projetos garantem que você atenda aos requisitos do empregador. Ter capacidade de gerenciar projetos à medida que vão surgindo mostra iniciativa e pode lhe dar uma vantagem no mercado de trabalho cada vez mais competitivo.

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5. Melhora a sua produtividade no trabalho

O gerenciamento de projetos fornece uma gama de ferramentas e técnicas que você pode aplicar em sua função de trabalho para garantir que você seja mais produtivo e mais capaz de cumprir os prazos exigidos. mesmo que você nesse momento não esteja trabalhando na área de gestão de projetos esse conhecimento pode contribuir significativamente para a posição para a função que você desempenha nesse exato momento.

6. Oferece uma oportunidade de estar na vanguarda de projetos estratégicos e de grande impacto

Seu conhecimento de gerenciamento de projetos mostra que seu empregador pode esperar que você faça parte, ou entregue, os vários projetos de local de trabalho que são necessários na organização. O gerenciamento de projetos lhe dá as habilidades para identificar e liderar projetos, o que significa que você tem a capacidade de melhorar seu local de trabalho e seus resultados. Identificar problemas no local de trabalho e ter a capacidade de mudá-los é uma parte essencial do gerenciamento de projetos.

Um outro aspecto é que a área é muito ampla, bem como as oportunidades e os tipos de projetos que você pode vir a trabalhar são muito amplos ou seja, há uma oportunidade portanto, para você um bom gerente de projetos estar à frente de projetos grandes projetos estratégicos, que tem um grande Impacto transformacional.

Nós estamos vivendo uma série de iniciativas relacionadas à digitalização de negócios são projetos de grande Impacto e esses projetos têm sido fundamentalmente liderado por pessoas habilitadas na área de gestão de projetos que conseguem realizar aquilo que é esperado e trazer o resultado que a organização precisa para se manter competitiva, alcançar novos mercados e estar alinhada as iniciativas estratégicas de acionistas e de outras partes interessadas.

7. Esteja aprendendo constantemente

Finalmente, e talvez a razão mais afirmativa para investir no gerenciamento de projetos, é que você nunca vai parar de aprender. Um gerente de projetos está constantemente aprendendo novas maneiras de fazer seu trabalho com eficácia.

Aprenda a gestão de projetos porque uma vez que você inicia nessa área, terá a oportunidade de conviver diariamente com novos aprendizados e isso é algo precioso por conta de uma dinâmica de trabalho que não é ligado a uma rotina mas está sempre exigindo desenvolvimento pessoal, desenvolvimento profissional dos líderes de projetos e da equipe de projeto

Se você gosta de mudanças, de desafios, gosta de aprender, então a gestão de projetos certamente é algo que vai te interessar muito e pode proporcionar a você uma carreira que você até então não tinha vislumbrado.

Talvez esteja me perguntando o que que eu faço para começar existem diversas formas de começar na área de gestão de projetos o importante dar os passos iniciais: aprender os conceitos básicos, procurar oportunidades para aplicar esses conceitos dentro e fora da organização, começar a pensar como um líder de projeto, e a partir daí diversos caminhos podem ser desdobrados.

Para saber como começar com o pé direito nessa jornada, entre em contato conosco e conheça o nosso programa de formação de gerentes de projetos e líderes para a nova economia.

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Com mais de 19 anos de experiência, é apaixonado pela proposta de profissionais ACIMA DA MÉDIA com ampla experiência em consultoria empresarial, transformação digital e no treinamento e mentoria para jovens e profissionais experientes do mercado.

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O que é gestão de projetos? Entenda o conceito do que é e o que não é um projeto

Publicado em por Joel Junior

Saber o que é um projeto é fundamental, mas é importante também,  que você saiba o que NÃO É um projeto! Nesse artigo, nós vamos esclarecer suas dúvidas de uma vez por todas.

Se eu e você olharmos ao nosso redor nesse momento, nós vamos perceber que nós estamos envolvidos em projetos o tempo todo, como por exemplo em algumas situações listadas abaixo:

  • O lançamento de um novo produto digital
  • Uma pesquisa para identificar os principais problemas de uma empresa nuclear
  • Testes experimentais de pré-lançamento de uma máquina de lavar
  • A publicidade de um grande evento na cidade

Só que nós também estamos envolvidos aquilo que é considerado rotina, ou seja, situações e processos que acontecem repetidamente, e só até esse ponto do artigo, já temos uma boa parte da definição você vai encontrar nos próximos parágrafos.

Porém, mais do que isso nós vamos acrescentar aqui alguns exemplos e no final fazer uma conclusão inicial sobre o que é então a gestão de um projeto.

Segundo o PMI®, talvez a principal instituição de gestão de projetos que nós temos no mundo, a definição de um projeto segundo o PMBOK®, diz que:

Um projeto é um esforço temporário para criar um produto, serviço ou resultado único.

by PMBOK®

Entretanto, no contexto que nós estamos vivenciando nós podemos talvez criar uma definição aprimorada que possa incorporar uma série de outros aspectos e por isso podemos dizer que: 

Um projeto é a conversão de uma ideia em valor, que é percebido pela organização, cliente, sociedade e pelas pessoas que estão à nossa volta.

by Joel Junior

O que é um projeto?

Então, o objetivo de um projeto é criar valor para um conjunto de interessados, que em inglês denominamos de stakeholders. Um projeto é realizado através de uma série de práticas técnicas e ferramentas, mas isso, nós vamos comentar mais adiante nesse artigo.

Se o objetivo de um projeto é criar um resultado único que portanto, pode ser traduzido em um produto, serviço, melhoria de um resultado específico para agregar valor, segue abaixo alguns exemplos do que É/SÃO PROJETO(S):

  • Desenvolver um novo produto ou serviço;
  • Construir um edifício ou instalação;
  • Renovar a cozinha;
  • Projetar um novo veículo de transporte;
  • Adquirir um sistema de gestão dados novo ou otimizado;
  • Organizar uma reunião ou um grande evento;
  • Implementar um novo processo de negócios;
  • A fusão de corporações

Até aqui tratamos do que é um projeto, mas agora precisamos avançar para aprofundar o nosso conhecimento, porque se você, por exemplo, está se preparando para exame de certificação em projetos, como o PMP® entender o que é um projeto é fundamental mas, entender também o que não é um projeto é o conhecimento completo que você precisa para ter êxito em algumas questões, porque pode ser que algumas delas você esteja tratando de situações que não são projetos.

O que NÃO é um projeto?

É todo esforço rotineiro e repetitivo, ou seja, aquilo que acontece diariamente em prol de atingir um resultado já conhecido.

Para entender isso de forma mais objetiva, vamos usar alguns exemplos que vão deixar isso mais claro.

  • Executar as operações diárias da sua empresa (abrir e fechar, enviar orçamentos, fazer contato com clientes, etc).;
  • Fazer a manutenção regular no sistema ferroviário que conecta o centro da cidade ao aeroporto principal;
  • Sair para sua reunião regular de vendas com seu cliente, com quem você tem feito negócios nos últimos 10 anos;
  • Vendas contínuas de sua arte;
  • Pegar o ônibus para ir para o trabalho todos os diasl
  • Trocar um pneu furado, abastecer o carro, trocar uma lâmpada queimada;
  • Dormir à noite todos os dias;

Isso tudo e mais milhares de outros exemplos não são projetos, pois não se está mudando a característica original, mas agora tem algo importante que você precisa entender.

Quando as situações ou processos rotineiros se tornam projetos?

Trocar um piso quebrado na sua casa não é um projeto, mas se você decide fala assim:  “olha eu tenho um piso simples eu quero agora mudar o grau desse piso colocar por um porcelanato grande, bonito, etc.” 

Isso se torna um projeto, porque você vai precisar empreender um esforço temporário em um conjunto de atividades para mudar a característica daquilo que originalmente você tinha, então você está mudando a característica de valor. Nesse caso é justamente aumentar ou agregar mais valor através do que um piso bonito pode significar para você e sua família.

Então, existem situações rotineiras, que são chamadas de operacionais que podem sim se tornar projetos em algum momento por conta de um motivação ou necessidade interna ou externa.

by Joel Junior

Vamos pensar sobre um exemplo que já estamos vivendo. Quando Jeff Bezos decide melhorar o sistema logístico de entrega e distribuição da Amazon, que é hoje a maior referência no varejo para nós.

Já existe um sistema logístico muito bem definido e que funciona na Amazon, mas quando quer se buscar um novo nível de resultado, ou seja, algo único, e o board da empresa decide trocar o sistema de distribuição rodoviário para um sistema usando drones, isso se torna um projeto porque afinal de contas, é necessário é um esforço temporário para pegar essa ideia e converter em um resultado tangível que vai entregar valor para própria organização que mais eficiência em termos de custos, mas vai entregar o valor também para nós, uma vez que nós vamos receber aquilo que nós compramos de forma muito mais rápida, afinal de contas, quando compramos algo queremos ter a oportunidade de usar aquilo no exato momento.

O que é então a gestão de projetos?

A gestão de projetos é a aplicação de um conjunto de técnicas, boas práticas e ferramentas através de um grupo de pessoas para justamente pegar essa proposta de valor que nós falamos que caracteriza um projeto e converter em valor para um conjunto de interessados.

Por fim, a gestão de projetos é um componente estratégico nas organizações que buscam competitividade, alcançar novos mercados, lançar novos produtos e serviços e cada vez mais tem ganho a atenção de executivos, pesquisadores e profissionais, uma vez que muitas oportunidades estão surgindo dia a dia nessa área.

E se você quer melhorar os processos gerenciais da sua organização ou se tornar um líder na gestão de projetos, fale conosco e conheça o nosso programa de desenvolvimento.

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Com mais de 19 anos de experiência, é apaixonado pela proposta de profissionais ACIMA DA MÉDIA com ampla experiência em consultoria empresarial, transformação digital e no treinamento e mentoria para jovens e profissionais experientes do mercado.

A partir de 2021, se dedicando a compartilhar através da web suas ideias para profissionais que desejam experimentar uma carreira ACIMA DA MÉDIA.

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Os 12 princípios do pensamento ágil. Qual a importância deles no dia a dia?

Publicado em por Joel Junior

Em 2001, o Manifesto Ágil veio à tona com objetivo de estabelecer um novo paradigma para o processo de desenvolvimento de software. O manifesto tem quatro valores centrais, mas poucas pessoas sabem que também existem 12 Princípios Ágeis. Eles oferecem exemplos mais concretos de como o desenvolvimento ágil de software (mas não apenas limitado a softwares) deve ocorrer. De agora em diante, quase todas as organizações dirão que “praticam o Agile”, mas muitas delas apenas defendem os valores e princípios do Manifesto Ágil de forma superficial.

O mundo do desenvolvimento de software também mudou drasticamente. É interessante revisitar os princípios ágeis, ver o que eles significam e avaliar se eles ainda fazem sentido no contexto atual.

Primeiro Princípio – Fluxo contínuo de valor

Como diz o primeiro princípio, “Nossa maior prioridade é satisfazer o cliente por meio da entrega antecipada e contínua de um software funcional”.

Normalmente desenvolvemos software com o tempo e dinheiro de outra pessoa para ajudá-la de alguma forma. Se esperarmos muito para entregar o produto, provavelmente não irá satisfazer o cliente. Isso é ainda mais verdadeiro agora do que em 2001. Não é apenas valioso ter feedback antecipado e continuado durante todo o projeto, os clientes esperam uma entrega rápida.

E cada entrega deve agregar algo de valor para o cliente. Por exemplo, o cliente não se importa se você recriou a página de login. Ele se preocupa com o fato de que agora, ele pode fazer login com sua conta do Google.

Os usuários estão usando cada vez mais, softwares e apps para todos os tipos de tarefas. E estes portanto, demandam atualizações frequentes. Então, quando os clientes pedem mudanças, eles não estarão dispostos a esperar meses antes de vê-las.

Segundo Princípio – Flexibilidade a mudanças

O segundo princípio afirma: “Bem-vindo a mudanças de requisitos, mesmo no final do desenvolvimento. Os processos ágeis aproveitam a mudança para criar vantagem competitiva para o cliente. ”

Em um mundo que muda constantemente em um ritmo rápido, ninguém pode realmente prever quais serão os requisitos de uma parte de um software. No entanto, as empresas não gostam de surpresas. Mas o que eles gostam ainda menos é desperdiçar dinheiro em um produto que não é mais relevante. Se aceitarmos mudanças, o software pode fornecer ao cliente uma vantagem competitiva porque satisfaz as necessidades atuais e mais recentes, não as do ano passado, por exemplo.

O fato de que o mundo está em constante mudança é verdade há décadas. A sociedade muda, o mercado muda, nossas organizações mudam e as pessoas mudam. Em vez de tentar parar ou desacelerar esse processo, devemos adotá-lo e usá-lo para nossa vantagem e/ou para a vantagem de nosso cliente.

Terceiro Princípio – Entrega frequente

O próximo princípio é “Entregar software funcional com frequência, de algumas semanas a alguns meses, com preferência para a escala de tempo mais curta”.

Na verdade, esse princípio parece uma repetição do primeiro e, de certa forma, é. No entanto, o primeiro princípio indica que devemos começar a fornecer softwares funcionais desde o início. Esse princípio é um pouco mais detalhado sobre o que significa entrega contínua. Ele recomenda entregar uma nova versão do seu software em um curto espaço de tempo.

Isso significa versões menores, e versões menores significam menos chances de bugs serem detectados. Lançamentos mais frequentes também fornecem mais momentos de feedback do cliente. Se você só receber feedback sobre todas as suas alterações depois de vários meses, terá muito mais trabalho.

Este é um princípio que se tornou mais radical com o passar dos anos. Não consideramos mais um ciclo de lançamento de “alguns meses” como ágil. A indústria evoluiu para lançamentos diários ou semanais.

Quarto Princípio – Colaboração entre a esfera dos negócios e os desenvolvedores

Outro princípio afirma: “Empresários e desenvolvedores devem trabalhar juntos diariamente ao longo do projeto”.

Os desenvolvedores geralmente estão separados ou longe dos empresários. Os analistas são colocados entre eles para “traduzir” a linguagem de negócios para uma linguagem que os desenvolvedores possam entender. Esse princípio ágil exige que as organizações removam essas barreiras e permitam que os desenvolvedores e a gestão interajam uns com os outros diariamente. Isso aumenta a compreensão e o respeito mútuos.

Se você já jogou o jogo do telefone sem fio quando criança, você sabe que cada passo extra na comunicação leva à perda de informações. Ter a empresa e os desenvolvedores trabalhando juntos reduz (mas não elimina) esse risco. Mesmo no mundo moderno de equipes distribuídas, deve-se tentar trabalhar junto diariamente. Detectar mal-entendidos o mais rápido possível e obter feedback regular uns dos outros ajuda a produzir resultados promissores.

Quinto Princípio – Indíviduos motivados

Há também “Construir projetos em torno de indivíduos motivados. Dê a eles o ambiente e o suporte que precisam e confie neles para fazer o trabalho. ”

Uma equipe ágil é uma equipe madura e responsável o suficiente para produzir software de qualidade. Isso requer uma certa confiança. Mas se você não pode confiar em seus desenvolvedores, por que eles foram contratados? Com o treinamento, ambiente e ferramentas corretos, os desenvolvedores motivados se sentirão capacitados para fazer seu trabalho profissionalmente.

Se você construir seus projetos em torno de pessoas que não estão motivadas ou foram desmotivadas por falta de confiança ou apoio, seu projeto provavelmente não terá sucesso. Pior ainda, os desenvolvedores inteligentes não terão problemas para encontrar empregos melhores.

Sexto Princípio – Comunicação eficaz e eficiente

E há também o princípio que afirma: “O método mais eficiente e eficaz de comunicação é a conversa face a face.”

A tecnologia aumentou o número de maneiras pelas quais os humanos podem se comunicar. Mas nada disso é tão bom quanto uma conversa cara a cara. Nossos cérebros interpretam todos os tipos de sinais, não apenas as ondas sonoras de nossas vozes. A expressão facial e a linguagem corporal também são importantes. Não é incomum que a comunicação assíncrona cause mal-entendidos.

O diagrama a seguir, do livro “Agile Software Development” de Alistair Cockburn, mostra como as diferentes formas de comunicação são eficazes:

Desde 2001, a forma como trabalhamos mudou drasticamente. Muitas organizações têm pessoas que trabalham remotamente, mesmo em outros fusos horários. Tecnologias como rastreadores de problemas e Slack criam formas de comunicação assíncrona e ferramentas como Skype e Hangouts nos permitem ter conversas cara a cara remotas. Nunca será 100% como a interação na vida real, mas talvez seja bom o suficiente. Equipes em todo o mundo estão provando que ainda podem ser bem-sucedidas e ágeis sem se verem na vida real.

Sétimo Princípio – Software funcional

Um dos princípios diz: “O software funcional é a principal medida de progresso”.

Projetos de software podem levar muito tempo. Portanto, é absolutamente racional para as empresas medirem o progresso. Esse princípio ágil afirma que a principal forma de medir o progresso é o software em funcionamento. Análise finalizada, modelos completos ou belas maquetes têm pouco significado se não forem convertidos em um software funcional. Eles podem ser necessários, mas se você não colocou pelo menos uma pequena parte disso em um produto funcional, então você não criou valor para o seu cliente.

Hoje, muitas vezes damos um passo adiante. Se o software funcional não foi enviado, ele não foi concluído e nenhum progresso foi feito. O software não lançado é um inventário. E o estoque é um custo, não uma parte da receita ou valor.

Oitavo Princípio – Desenvolvimento sustentável

O oitavo princípio é o seguinte: “Processos ágeis promovem o desenvolvimento sustentável. Os sponsors, desenvolvedores e usuários devem ser capazes de manter um ritmo constante indefinidamente. ”

Então, o que isso significa exatamente? Nossa visão é que as pessoas devem trabalhar em um ambiente onde experimentem pressões com as quais podem lidar. A pressão vem de diferentes maneiras. Pense em coisas como orçamento, prazos, política da empresa e respeito entre os colegas.

Cada uma dessas coisas pode ser uma fonte de estresse e fazer com que as pessoas se afastem ou podem ser coisas que estão presentes, mas não são uma preocupação.

Aqui está o ponto. Isso não significa que uma organização Agile não possa ter nenhum desses problemas acontecendo. Isso significa que eles não podem estar acontecendo o tempo todo. Por exemplo, uma equipe Agile pode lidar com um período intenso de trabalho de alto ritmo. Mas eles deveriam ter um período de descanso depois disso. Se a organização está sempre estressando a equipe ao seu limite, não é sustentável – a equipe não pode manter esse ritmo para sempre.

Observe como o princípio menciona “patrocinadores, desenvolvedores e usuários”. Portanto, todos devem ser capazes de manter o ritmo atual de desenvolvimento. Por exemplo, se os desenvolvedores estão lançando recursos muito rápido para os usuários, eles devem se adaptar. Uma maneira de fazer isso seria desacelerar. Outra seria investir mais tempo na documentação e educar os usuários sobre os novos recursos.

A ideia central desse princípio é que todos os envolvidos podem acompanhar o ritmo no qual o software está sendo desenvolvido.

Nono Princípio – Excelência técnica

Há outro ditado: “A atenção contínua à excelência técnica e um bom design aumentam a agilidade.”

Muitas empresas preferem time-to-market (tempo de colocação no mercado) em vez de um bom design técnico. E com toda a legitimidade, eles não podem ser culpados. Acabamos de mencionar que o software não lançado é um custo. O usuário final não se preocupa com a excelência técnica e isso não gera receita para o negócio.

Mas se as equipes negligenciarem um bom design técnico por muito tempo, sua velocidade e tempo de lançamento no mercado começarão a diminuir. Sua capacidade de mudar o produto como uma reação a um mercado em mudança diminuirá. Eles estão portanto, perdendo sua agilidade.

Este princípio ainda é muito relevante. Na minha visão, os gerentes e desenvolvedores não estão cientes (o suficiente) deste princípio. Em projetos pequenos, pode fazer sentido trabalhar rápido sem um olho para um bom design. Mas se o projeto é grande o suficiente, vale a pena prestar atenção à qualidade técnica. Martin Fowler criou um pseudo-gráfico para visualizar isso:

Isso não significa que precisamos de grandes projetos teóricos antes de começar a codificar. Bons designs podem surgir à medida que o software evolui. Mas os desenvolvedores precisam ter tempo e ser responsáveis ​​o suficiente para fazer isso.

Décimo Princípio – Simplicidade

“Simplicidade – a arte de maximizar a quantidade de trabalho não realizado – é essencial”, é outro princípio.

Maximizar a quantidade de trabalho não realizado pode ser feito em vários lugares: você pode remover procedimentos que não são mais relevantes, automatizar o trabalho manual, usar as bibliotecas existentes em vez de escrever as suas, etc. Tudo isso economiza tempo e dinheiro, dando-nos espaço para foco na entrega de mais valor.

Este é um esforço contínuo para todas as organizações. Mas requer algum trabalho para identificar onde e como podemos melhorar.

Décimo Primeiro Princípio – Equipes auto-organizadas ou auto-gerenciáveis

Um dos últimos princípios é que “As melhores arquiteturas, requisitos e designs surgem de equipes auto-organizadas ou auto-gerenciáveis”.

Este princípio é uma combinação de alguns princípios anteriores. Se quisermos que a empresa e os desenvolvedores se comuniquem regularmente e de forma eficaz, se quisermos avaliar o progresso por software funcional e não por modelos teóricos, e se trabalharmos com os motivados, devemos ter equipes produzindo software de qualidade sem muito controle de cima.

As equipes devem aprender a se auto-organizar todos os aspectos do desenvolvimento de software: eles devem reunir os requisitos se comunicando com a empresa, escrever software de qualidade, organizar seu trabalho, etc. Isso leva a um software melhor, porque os desenvolvedores começarão a “possuir” o software.

Os desenvolvedores ainda são considerados trabalhadores da linha de fábrica que podem ser atendidos pelos requisitos. Mas o desenvolvimento de software é um trabalho que exige muito mais. A equipe precisa ter permissão para organizar para entregar.

O outro lado da história é que os desenvolvedores de software devem assumir essa responsabilidade. Uma equipe ágil exige que os desenvolvedores assumam responsabilidades além de escrever código.

Décimo Segundo Princípio – Reflexão, retrospectiva e ajuste de curso

Por fim, há o último princípio que diz: “Em intervalos regulares, a equipe reflete sobre como se tornar mais eficaz, então sintoniza e ajusta seu comportamento de acordo.”

Em intervalos regulares, as equipes auto-gerenciáveis devem reservar um tempo para observar a maneira como trabalham e se ajustar de acordo. Nenhuma equipe funciona perfeitamente. Uma equipe ágil madura pode identificar problemas de respeito mútuo e, então, tomar medidas para melhorar o processo.

Este princípio sempre fará diferença. É o que torna os indivíduos, as equipes e os negócios bem-sucedidos, não aceitando o status quo, mas sempre procurando melhorar a situação.

Na década inaugurada em 2021, podemos confirmar que esses princípios são relevantes e nortearão a gestão de projetos e negócios nas organizações

by Joel Junior

Você pode notar que todos os princípios ágeis ainda são relevantes hoje. Isso porque eles são baseados na realidade econômica e na natureza humana, duas coisas que realmente não mudam muito. No mínimo, alguns princípios se tornaram mais radicais do que deveriam ser.

Por exemplo, deveríamos implantar semanalmente ou mesmo diariamente e agora podemos automatizar mais do que imaginávamos em 2001. Por outro lado, alguns princípios receberam um significado diferente do que imaginávamos em 2001, por exemplo: os indivíduos não precisam mais estar no mesmo espaço para uma comunicação eficaz.

Portanto, vimos nesse artigo como os 12 princípios se convertem no dia das organizações. Embora todos os exemplos utilizados tenham sido relacionados a indústria de software, já temos cases de sucesso de implementações ágeis em diversos outras indústrias.

Se você está chegando agora, quer aprender mais sobre ágil, ou quer fazer a transformação do seu negócio, nós podemos te ajudar! Entre em contato conosco através dos nossos canais e nós iremos lhe atender!

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—- Sobre NX2IN (Joel C Junior) Joel Junior, MsC, PMP é um profissional da área de gestão com carreira desenvolvida em empresas multinacionais desde a posição de estagiário até a gerência.

Com mais de 19 anos de experiência, é apaixonado pela proposta de profissionais ACIMA DA MÉDIA com footprint de treinamento e mentoria para jovens e profissionais experientes do mercado.

A partir de 2021, se dedicando a compartilhar através da web suas ideias para profissionais que desejam experimentar uma carreira ACIMA DA MÉDIA.

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Tudo o que você precisa saber sobre o Termo de Abertura do Projeto (TAP) ou Project Charter

Publicado em por Joel Junior

Em gerenciamento de projetos, um termo de abertura do projeto (também conhecido como declaração de definição do projeto) é um documento que contempla o escopo geral, de todos os objetivos e dos membros que estão envolvidos no projeto. Ele serve como uma definição inicial dos deveres e responsabilidades dos participantes e um resumo dos objetivos do projeto. Também fornece o mapeamento das principais partes interessadas e descreve a autoridade do gerente ou líder do projeto.

Um bom modelo de termo de abertura do projeto deve conter e fornecer um resumo abrangente da essência do projeto. Este deve ser um documento que busca o acordo entre as principais partes interessadas, o sponsor do projeto e toda a equipe. Se você já viu um exemplo de termo de abertura do projeto, sabe que trata-se de documento que na verdade se refere a documentos mais detalhados, como formulários de solicitação. Destina-se a determinar o poder do gerente de projeto ou líder de projeto, especialmente em um ambiente de gerenciamento matricial.

Ao desenvolver o termo de abertura do projeto, o gerente do projeto geralmente assume a liderança. Ele / ela usará seu conhecimento, habilidades e experiência para construir esse documento. Para isto será necessário envolver os patrocinadores e partes interessadas, especialistas no projeto (seja dentro ou fora da organização) ou outros profissionais que possam contribuir significativamente para o desenvolvimento do termo de abertura.

O líder do projeto também pode usar métodos tais como: solução de problemas, brainstorming, resolução de conflitos, gerenciamento de expectativas e outros para desenvolvê-lo. Depois de assinado, ele dará ao líder do projeto o poder de realizar oficialmente o projeto e fazer uso de fundos e recursos da organização para garantir o sucesso do projeto.

Os benefícios de ter um termo de abertura do projeto

Ao iniciar um projeto, é importante desenvolver primeiro um termo de abertura do projeto. Para permitir o fluxo mais suave do projeto e o sucesso dele, você pode desenvolver esse documento como primeira etapa em todo o processo.

Os benefícios mais importantes de ter um termo de abertura do projeto:

  • Para fazer um esboço claro dos objetivos do projeto. O termo de abertura do projeto dá uma imagem clara de todo o projeto e o que se pretende alcançar ao final dele. Frases claras e focadas no negócio são usadas para delinear o termo e torná-lo mais fácil de entender. Também indica quando o projeto deve começar e na maioria dos casos, uma data limite, para a informação do líder do projeto e de todos os participantes.
  • Para fornecer detalhes em alto nível sobre o escopo do projeto. O escopo de todo o projeto precisa ser claro. Sem uma definição inicial, os líderes do projeto, bem como a equipe de projeto, não serão capazes de definir o que não está contemplado no projeto.
  • Para estabelecer o cronograma do projeto. Todo o cronograma do projeto precisa ser estabelecido e também pode ser encontrado no termo de abertura do projeto de forma macro. Ter um cronograma adequado serve como um guia para todas as atividades relacionadas ao trabalho em um projeto. Também é importante para acompanhar o andamento do trabalho, bem como verificar se há atrasos. Um bom termo de abertura do projeto precisa ter uma linha do tempo com as atividades em nível macro.
  • Para especificar quaisquer funções e responsabilidades. É vital que as funções e responsabilidades do gerente de projeto, bem como dos participantes, sejam conhecidas por todos os envolvidos. O termo de abertura do projeto especifica o que todos os membros do projeto precisam fazer e do que eles são responsáveis. Conhecer os deveres, papéis e responsabilidades auxiliará na produtividade de todos os participantes do projeto. Ter um termo de abertura do projeto específico aumentará a eficiência dos membros, garantindo assim o seu sucesso.
  • Para dar visão geral da abordagem do projeto. É importante conhecer a abordagem do projeto para ter uma ideia dos métodos funcionais e técnicos que serão empregados. Os métodos funcionais podem incluir coleta e fornecimento de dados, configuração de requisitos, processamento, criação de persona e muito mais. Por outro lado, os métodos técnicos podem envolver configurações de hardware e software, processos de TI e outros.
  • Disponibilize todas as informações vitais de contato. O termo de abertura do projeto também deve conter todas as informações de contato dos participantes envolvidos no projeto, caso um membro-chave seja necessário em uma crise e não esteja nas proximidades. Isso também seria importante para entrar em contato com o gerente do projeto, caso os membros precisem de conselhos sobre um assunto relacionado ao projeto.

As funções de um termo de abertura do projeto

Um bom termo de abertura do projeto desempenha um papel importante na conclusão de um projeto. Sem ele, um projeto pode ficar um pouco disperso e sem rumo. Abaixo estão as várias funções de um bom termo de abertura do projeto:

  • Ele registra completamente todas as razões importantes para fazer o projeto.
  • Ele dá um esboço de todos os objetivos do projeto.
  • Ele também mostra todas as restrições que o projeto poderá estar enfrentando.
  • Ele identifica as principais partes interessadas do projeto.
  • Ele aprimora o relacionamento entre todos os participantes do projeto, bem como com as partes interessadas e os clientes.
  • Ele serve como uma ferramenta poderosa que pode melhorar todos os propósitos de gerenciamento de projetos.
  • Ele melhora a comunicação entre o gerente de projeto, as partes interessadas e todos os membros.
  • Pode servir de base ou requisito para obter o patrocínio do projeto.
  • Ele dá reconhecimento às funções e autoridade de todos os gerentes envolvidos no projeto.
  • Permite que o projeto se desenvolva e progrida bem.
  • Autoriza o projeto e anuncia o início dele.
  • Valida o apoio da gestão a todo o projeto.
  • Estabelece as expectativas, escopo, natureza do trabalho envolvido e tudo o mais referente ao projeto.
  • Ele define o cronograma, o orçamento e as entregas do projeto.
  • Trabalha para alinhar o projeto com os objetivos da organização.

Os elementos importantes de um termo de abertura do projeto

Fazer um bom termo de abertura ou um exemplo de termo de abertura será fácil se você tiver as informações corretas. Existem elementos-chave que devem ser incluídos em um termo de abertura do projeto para torná-lo eficaz e oficial. Esses elementos são essenciais para fazer um regulamento eficaz para o seu projeto para o benefício de todos os envolvidos.

A primeira parte de um modelo de termo de abertura ou de termo de negócios deve ser o nome do projeto, os nomes dos patrocinadores e do gerente de projeto, bem como a data em que o documento foi feito.

Em seguida, vêm os elementos mais importantes a incluir:

  1. O objetivo do projeto. Isso fornece detalhes sobre por que o projeto é necessário. Um caso de negócio ou o contrato de projeto pode ser usado como referência na composição desta parte do charter. Você também pode colocar a importância de trabalhar neste projeto.
  2. A descrição do projeto. Nesta parte, você deve explicar o que o projeto espera alcançar. Você deve fazer uma lista específica com detalhes sobre os itens que serão construídos ou os serviços que serão prestados.
  3. O orçamento/budget do projeto. No início do projeto, você pode não ter tudo o que precisa saber sobre as tarefas do projeto e o que é realmente necessário, portanto, pode não ter os detalhes completos do orçamento. No entanto, você deve ter uma boa estimativa e começar a tomar nota do escopo inicial das despesas, bem como de quaisquer restrições orçamentárias previsíveis.
  4. Os riscos do projeto. Todos os tipos de projetos apresentam riscos, sejam eles grandes ou pequenos. Certifique-se de incluir quaisquer riscos que você possa conhecer para que toda a equipe também possa ter uma ideia sobre eles e possa planejar soluções com antecedência, para manter o andamento e o desenvolvimento do projeto em andamento.
  5. Os milestones do projeto. Se você está ciente dos milestones de seu projeto, certifique-se de incluí-los neste regulamento. Basta delinear os marcos gerais para fixar seu cronograma e estabelecer as datas dos prazos que você precisa cumprir.
  6. Os objetivos do projeto. Os objetivos são as partes mais importantes de um bom modelo de estatuto de negócios. Saber os objetivos permitirá que você saiba quando seu projeto está concluído – isto é, quando você completou todos os seus objetivos. Anote o que você espera fornecer e como saberá quando tiver concluído todo o projeto. Isso ajudará a evitar quaisquer problemas no final do projeto para que ele possa ser considerado concluído com satisfação para todas as partes.
  7. Os níveis de autoridade do gerente de projeto. A autoridade do gerente de projeto para contratar e demitir membros da equipe é um dos exemplos de níveis de autoridade do gerente de projeto. Isso também seria importante colocar no regulamento para que suas funções e responsabilidades fiquem claras.
  8. O cronograma e os participantes do projeto. Seria fundamental incluir o cronograma de todo o projeto e de quem nele está envolvido. Isso faria com que todos na equipe soubessem quando o projeto vai começar, quando vai terminar e todos os prazos intermediários.

Outras coisas a saber sobre o termo de abertura do projeto

Agora que você sabe muito mais sobre o termo de abertura do projeto, project charter, será mais fácil fazer o seu próprio quando decidir iniciar um projeto. Aqui estão mais alguns fatos sobre os termo de abertura do projeto que você precisa saber para guiá-lo ainda mais:

  • Tem que ser direto e conciso. Idealmente, deve ter apenas cerca de 2-3 páginas, junto com os anexos necessários.
  • Tente evitar o uso de jargões técnicos e siglas que não são definidos para que possam ser facilmente compreendidos.
  • É feito para fins de gerenciamento e não para especificações técnicas.
  • Feito no início do projeto para garantir seu processo tranquilo e conclusão bem-sucedida.
  • É assinado pelo iniciador do projeto ou pelo (s) patrocinador (es) do projeto. Eles podem fazer o termo por conta própria ou deixar que o gerente de projeto o faça e, quando o assinam, ele se torna oficial.
  • Deve ficar claro quem é o responsável por encontrar os recursos necessários para todo o projeto e todo o trabalho envolvido.
  • O estatuto formalmente torna legítima a função e autoridade do gerente de projeto.
  • A carta também torna formalmente todo o projeto legítimo.
  • Pode ser utilizado como referência para as metas e objetivos dos projetos por meio dos objetivos.

O que acontece quando o projeto não tem um termo de abertura do projeto

Como você leu, o termo de abertura do projeto é vital para a conclusão de um projeto. Ter um documento como este é muito útil de várias maneiras. Este documento esclarece tudo sobre e todos os envolvidos no projeto.

Mas o que acontece quando um projeto é planejado, mas o termo de abertura do projeto não é feito? Existem algumas consequências por não ter um termo de abertura do projeto e todas elas não serão boas para o seu projeto. Continue lendo para aprender sobre essas consequências:

  • Tanto o projeto quanto o gerente do projeto não terão autoridade suficiente. Os recursos do projeto são frequentemente limitados e, se houver muitos projetos semelhantes competindo com o seu, a ausência de uma autorização oficial – como o termo de abertura do projeto, torna muito difícil para o gerente de projeto adquirir os recursos necessários para o projeto. Uma vez que um dos principais objetivos do termo de abertura do projeto é dar autoridade ao projeto e ao gerente do projeto, seria essencial ter um.
  • Não há evidência registrada do apoio da gestão. O termo de abertura do projeto é necessário para validar o suporte da gerência ao projeto e ao gerente do projeto. Ter os patrocinadores (sponsor) do projeto ou o iniciador assinando o documento é uma verificação de que eles estão dispostos a dar seu apoio ao projeto.
  • Será difícil identificar e alinhar as expectativas do projeto. Sem uma carta, seu projeto pode não ter objetivos claros que você estaria trabalhando para alcançar. Saber os resultados esperados do projeto seria impossível, tornando difícil para todos os envolvidos trabalhar no projeto até que ele seja concluído.
  • O escopo e a natureza do projeto não podem ser estabelecidos. Ter um documento, garante que a natureza e o escopo do trabalho sejam estabelecidos. Isso ajudará a prevenir que não haja chance de aumento do escopo em todo o projeto.
  • O projeto pode sair do curso ou tomar o caminho errado. Seu projeto provavelmente estaria alinhado com os objetivos de sua organização. Sem um termo de abertura do projeto, você não terá uma imagem clara do que precisa ser feito e pode estar executando tarefas que já estão longe dos objetivos do seu projeto.

E se você está querendo saber mais? Entre em contato conosco! Nós somos especialistas em gerenciamento de projetos.

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Chegou a hora de terceirizar a gestão de projetos

Publicado em por Joel Junior

As empresas que assumiram projetos muito difíceis geralmente se encontram em um impasse. Se os recursos humanos internos não conseguem gerenciar perfeitamente os projetos, sempre há uma questão muito importante que vem à mente.

Eles deveriam considerar a terceirização do gerenciamento de projetos da empresa? Essa ideia, é claro, é bastante desafiadora por si só.

É uma medida arriscada e, antes de fazer isso, você precisará avaliar todos os perigos potenciais e entender se uma determinada mudança é uma jogada inteligente para sua empresa ou não. Afinal, as variáveis ​​mudam e, algo que pode ser muito bom para o seu negócio hoje, pode ser muito ruim para amanhã. Terceirização de gerenciamento de projetos pode ser isso.

Claro, não importa como você pense sobre isso, você perceberá que, a terceirização do gerenciamento de projetos pode trazer muitos benefícios para a empresa. Você pode encontrar uma pessoa realmente talentosa em gerenciamento de projetos, uma pessoa que pode trazer mudanças reais para o seu negócio. No entanto, ao mesmo tempo, você corre o risco de escolher alguém que pode não ser o melhor para assumir o projeto de você.

Uma coisa que você sempre vai querer levar em consideração é o tipo de negócio que você tem e o tipo de projeto que deseja concluir. Um pouco de pesquisa online vai mostrar a você que existem muitas metodologias diferentes de gerenciamento de projetos. Cada metodologia segue riscos e vantagens diferentes de maneiras diferentes.

Dependendo do seu negócio, você precisará da metodologia apropriada de gerenciamento de projetos, da abordagem apropriada de gerenciamento de projetos e, é claro, de um tipo específico de gerente de projetos. No entanto, antes de escolher entre terceirizar o gerenciamento do projeto ou mantê-lo dentro da empresa, você precisará usar uma metodologia de gerenciamento de projetos para avaliar o projeto por conta própria e tentar identificar todos os riscos.

Os riscos serão capazes de lhe dar uma boa idéia sobre a dificuldade do projeto e, o mais importante, ajudá-lo a entender se você deve terceirizar ou não. Não se precipite na decisão. Certifique-se de que você tenha dados suficientes antes de prosseguir.

Por que você deve terceirizar o gerenciamento de projetos?

Existem algumas razões diferentes pelas quais você pode querer considerar a terceirização do gerenciamento de um projeto específico dentro de sua empresa. Normalmente, esses motivos afetam o projeto tanto de curto quanto de longo prazo. Por exemplo, um dos principais motivos pelos quais muitas empresas estão terceirizando o gerenciamento de projetos é o fato de não terem funcionários suficientes para lidar com o projeto. Se você tem uma empresa muito pequena, mas está prestes a se expandir, há uma boa chance de ter muitas ideias, muitos projetos, mas não funcionários suficientes para assumir esses projetos. Esse pode ser um fator potencial que o levará a terceirizar o gerenciamento de projetos.

Outro motivo muito importante pelo qual você pode querer terceirizar o gerenciamento de projetos é porque você não tem a equipe adequada. Se sua equipe não for muito experiente e você estiver almejando um projeto de muito alto valor, talvez você deva pensar em terceirizá-lo para um gerente de projeto com muita experiência. Dessa forma, o projeto não irá falhar facilmente e os membros da sua equipe terão a oportunidade de aprender com o gerente de projeto. Assim, no futuro, eles poderão cuidar de seus projetos.

Conforme mencionado acima, existem muitas metodologias diferentes de gerenciamento de projetos e, claro, existem muitos tipos diferentes de negócios. Por exemplo, muitas empresas decidem que a terceirização do gerenciamento de projetos é o modelo de negócios que vão escolher. Pode ser muito mais barato, pois permite que os funcionários da empresa trabalhem em tarefas mais administrativas enquanto os projetos são gerenciados por gerentes profissionais que trabalham fora da empresa. Claro, sua empresa precisará se qualificar para um modelo tão complicado, portanto, certifique-se de não tirar conclusões precipitadas. Determine o modelo de negócios de sua empresa primeiro.

Benefícios da terceirização do gerenciamento de projetos

Vamos supor por um momento que um dos fatores mencionados acima, ou mesmo todos eles, foi o motivo pelo qual você decidiu terceirizar o gerenciamento de seu projeto. É totalmente razoável supor que, no início, você terá muito medo do processo. Você não terá certeza se encontrou o gerente de projeto certo. Ao mesmo tempo, você saberá que não poderá ficar de olho no andamento do projeto o tempo todo, o que pode te deixar um pouco inseguro.

No entanto, você precisa pensar no fato de que existem certos benefícios na terceirização do gerenciamento de projetos. O primeiro benefício é o custo mais baixo. Tente imaginar assim. Se um membro de sua equipe fosse responsável por um projeto que você deseja executar, todo o seu tempo e energia seriam canalizados para esse projeto. Em outras palavras, talvez você precise contratar mais funcionários para cobrir mais cargos se quiser implementar seus projetos dentro da empresa. Ao terceirizá-los, você estará pagando uma quantia fixa a um gerente de projeto para concluir o projeto e, ao mesmo tempo, manter sua equipe atual disponível para tarefas internas.

Ao terceirizar o gerenciamento de um projeto, você pode acabar contratando um verdadeiro talento. Existem muitos gerentes de projeto por aí que são realmente talentosos e serão capazes de lhe fornecer serviços excelentes. Hoje em dia, o mundo da Internet nos permite contratar pessoas de todo o mundo. Em outras palavras, você pode contratar alguém que possa prestar serviços incríveis, mas não esteja localizado em seu país. Você ainda estará tirando proveito de sua expertise e experiência e isso só pode ser bom para o seu negócio.

Outra razão muito importante pela qual terceirizar o gerenciamento de projetos pode ser uma boa ideia, especialmente para uma pequena empresa, é a objetividade. Como proprietário de uma pequena empresa, tudo o que você pensa é que deseja que seu negócio prospere. Você tem certeza de que sua empresa pode cuidar de tudo. No entanto, existem alguns projetos ou partes de projetos que sua empresa pode não ser capaz de realizar.

Os gerentes de projeto externos podem ver as coisas com um pouco mais de objetividade. Eles não tentarão amortecer o golpe por você. Se eles acreditarem que sua equipe interna não é capaz de completar os objetivos do projeto ou que a empresa não receberá um alto valor com a conclusão do projeto, eles dirão a você. Eles vão tentar mudar as entregas com foco em garantir todos os requisitos de negócios e lucro potencial, mas sempre com base nas habilidades da empresa.

Riscos potenciais da terceirização da gestão de projetos

É claro que este não seria um artigo completo sem mencionar os riscos mais importantes que você precisará observar se decidir terceirizar o gerenciamento de projetos. O primeiro e mais importante é a falta de consciência dos objetivos do negócio. Sim, você pode contratar um gerente de projeto que pode ser excelente no que faz, mas ainda assim não fará parte da sua equipe. Em outras palavras, eles não saberão exatamente o que a empresa está almejando. Isso pode afetar potencialmente o curso do projeto de uma forma que não será as prioridades da empresa.

Expor informações confidenciais da empresa também é um grande risco. No momento em que permite que um gerente de projeto externo gerencie um projeto para o seu negócio, você precisará dar a ele acesso a uma parte específica da empresa. Talvez, o servidor ou mesmo informações de seus clientes. O risco de expor informações valiosas é real, portanto, se você decidir que deseja terceirizar o gerenciamento de projetos, deverá ter muito cuidado com as pessoas ou pessoas que escolherá para o trabalho.

CVs falsos. Todos nós podemos entender o que isso significa. Um gerente de projeto pode aparecer com um ótimo currículo, presumivelmente com muita experiência e conhecimento que pode acabar descobrindo que ele não é o que você está procurando. No entanto, você permitirá que eles comecem a trabalhar no projeto. Você pode estar perdendo um tempo valioso, bem como dinheiro, apenas para acabar percebendo que essa pessoa pode não ter sido a certa para o trabalho. Esse é um risco com o qual você também deve estar atento e, novamente, certifique-se de que, antes de contratar um gerente de projeto, ele atenda às necessidades do seu negócio.

Por último, mas não menos importante, os relacionamentos entre os funcionários também podem ser um problema. É um fenômeno comum que muitos projetos falhem porque os funcionários que trabalham nos projetos não conseguem ter uma boa relação de trabalho. Um gerente de projeto que é um colaborador externo pode não estar de acordo com alguns membros de sua equipe. No gerenciamento de projetos, esteja você terceirizando ou não, o trabalho em equipe é importante. Um gerente de projeto não fazia parte da equipe, ou os membros da equipe não estavam dispostos a trabalhar em equipe, o que poderia representar um perigo potencial para seus projetos e, claro, para seus negócios.

Conclusão

O gerenciamento de projetos é um processo complicado. Nem todos podem fazer isso. As pessoas fizeram faculdade para isso e ainda não são capazes de dar aos negócios os melhores resultados possíveis. O gerenciamento de projetos requer muitas habilidades profissionais e sociais. Se você decidir que deseja terceirizar o gerenciamento de projetos, concentre-se em três elementos principais.

Você precisa de um gerente de projeto com experiência e conhecimento. Os tipos que podem ser comprovados por um portfólio forte e uma boa reputação. Você precisa de um gerente de projeto que seja um jogador da equipe. Alguém que não tentará levar todo o crédito e se concentrará em nada além da implementação do projeto com base nas necessidades do seu negócio.

Por último, mas não menos importante, você precisa de um gerente de projeto objetivo. Alguém que não terá medo de mudar todo o projeto se for preciso para fazer suas prioridades. No mundo real dos negócios, não há espaço para desculpas e prazos perdidos. Tudo deve ser feito no ponto.

E se você está pensando em terceirizar seus projetos. Entre em contato conosco! Nós somos especialistas em gerenciar e entregar projetos.

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Os 10 problemas mais comuns em times de projetos

Publicado em por Joel Junior

Funções e responsabilidades vão além do cargo ou posição que você ou alguém da sua equipe de projetos ocupa. Você sabe que como gerente de projetos, você deve-se perguntar:

  1. Qual o significado de um cargo para o trabalho que precisa ser realizado dentro de um projeto? 
  2. Quais decisões você pode tomarem reforçar e quando você precisa aprovação de um superior na organização? 
  3. Você sabe o que esperar dos gerentes funcionais e do sponsor do projeto? 
  4. E o que esperar do time?  Eles sabem as responsabilidades deles e quando eles precisam escalar uma situação?

As funções de projeto e responsabilidades e autoridade que cada um tem são acordadas no planejamento e documentados no plano de gerenciamento de recursos.  Uma reclamação frequente dos membros de projeto é que as funções e responsabilidades não são claramente definidas no projeto. Entretanto, a definição de funções e responsabilidades é uma parte crítica do processo de planejamento dos recursos.  O trabalho do projeto normalmente inclui mais que completar os pacotes de trabalho ou work packages.  Também inclui responsabilidades tal como de resolver riscos, questões da qualidade e apoiar atividades de gestão de projetos. 

Os membros do time precisam saber quais pacotes de trabalho e atividades estão sob suas responsabilidades e quando eles devem reportar, quais reuniões eles devem participar, etc. Em um ambiente funcional ou matricial, os gerentes dos recursos do time de projetos, precisam entender quanto e por quanto tempo esses recursos serão necessários no projeto.

Então gerente de projetos, a rotina do dia a dia faz com que que os problemas sejam muitas vezes deixados de lado com a esperança de que simplesmente desapareçam – o que raramente acontece. E entenda que as pessoas são o principal recurso do projeto.

Então ao invés de ser passivo, seja proativo. Resolva quaisquer problemas e crie uma equipe de projeto de sucesso. Nesse artigo, estão listados alguns dos problemas mais comuns que as equipes de projeto enfrentam.

Ao reconhece-los e confrontá-los e, portanto, melhorar os resultados do projeto – você pode impulsionar sua própria carreira, enquanto cria um ambiente melhor de trabalho em time, o que beneficia todos na equipe.

1. Falta de confiança

A confiança é crucial para o trabalho em equipe e começa com as pessoas se conhecendo. Os membros da equipe precisam absolutamente se conhecer, tanto profissionalmente quanto pessoalmente, especialmente em projetos onde as tensões serão altas em algum momento. Caso contrário, os membros não vão se entender, eles não vão querer se envolver porque não fizeram essa conexão humana e não confiarão totalmente um no outro.

2. Conflito e tensão

Conflitos ou diferenças de opinião podem ser saudáveis ​​e, se administrados com cuidado, podem desencadear debates úteis. Pode fazer as pessoas pensarem de forma diferente, expandindo o conhecimento e a percepção; a inovação pode acontecer e os resultados florescer. Opiniões diferentes não são uma coisa ruim. É como lidamos com o conflito que faz a diferença.

3. Não compartilhar informações

Conhecimento não é poder – a menos que seja compartilhado. Todos os membros da equipe do projeto trazem um conjunto único de habilidades, conhecimento, experiência e sabedoria para a mesa. Equipes de projeto eficazes, sem medo, compartilham regularmente e generosamente para o benefício de todos e para o benefício do sucesso do projeto. Isso faz com que a capacidade de toda a equipe cresça e dá a ela mais poder.

4. Baixo engajamento

O envolvimento da equipe é crucial para o sucesso do negócio. Se engajados, os membros da equipe em um determinado projeto estarão interessados ​​no que fazem, comprometidos com a missão do projeto e dispostos a ir além. Eles estão presentes no corpo, bem como mentalmente e emocionalmente. A chave para o engajamento é o envolvimento – ao envolver outras pessoas, você torna impossível permanecer distante.

5. Falta de transparência

Sem transparência, a confiança será prejudicada – tanto dentro da equipe do projeto quanto com o cliente final. A transparência está se tornando a norma presumida no gerenciamento de projetos e programas e as expectativas estão crescendo. Tudo começa no topo: quanto mais sênior você for, maior será a responsabilidade de ser um modelo para isso. Os funcionários seguirão os comportamentos do líder, bons ou ruins. Quando isso é bem feito, pode ter um efeito cascata positivo em toda a organização.

6. Sem pensamento de longo prazo

Os gerentes de projeto precisam ir além das urgências do dia a dia, ver o quadro geral e considerar como todas as partes do projeto se encaixam. Para uma equipe de projeto, isso significa ser capaz de pensar além de sua própria área, sobre como você se encaixa no programa ou projeto de mudança mais amplo e como você afeta a experiência do cliente final. Trata-se de sustentabilidade empresarial e sucesso a longo prazo. Todo mundo está ocupado, mas apenas estar ocupado não é suficiente. O sucesso de um projeto de longo prazo requer pensamento de longo prazo.

7. Mal percebido, não entregando

Uma equipe de projeto tem uma marca, uma imagem e uma reputação criada pelas ações e comportamentos dos membros da equipe. Uma grande parte da percepção é impulsionada por quão bem a equipe cumpre as expectativas e promessas feitas. Como uma equipe de projeto, você precisa se certificar de que todos entendam e assumam a responsabilidade por suas funções na criação da percepção da equipe. Isso inclui o que é entregue no projeto e como é entregue.

8. Gestão de mudanças não robusta

A mudança é constante e, a menos que seja gerenciada com cuidado, pode ser prejudicial ao trabalho em equipe e aos resultados. A mudança começa e termina com a comunicação. Sempre que você acha que comunicou o suficiente, você precisa se comunicar um pouco mais – e isso precisa ser interativo: ouvir, falar e envolver. Esteja ciente da curva de mudança, ou dos quatro estágios previsíveis de mudança: negação / resistência, emocional, esperançoso, compromisso. Cada estágio é necessário, mas o tempo que alguém permanece em cada estágio pode ser controlado e reduzido ao mínimo.

9. Trabalho em silos

Em pleno 2021, isso ainda é uma triste realidade! O trabalho em silos é uma realidade para muitas equipes de projeto. Os membros da equipe podem sentar-se lado a lado, mas não realmente trabalhar juntos. Uma grande equipe de projeto pode ser como os três mosqueteiros – todos por um e um por todos. Portanto, se você está em uma equipe, pode muito bem fazer parte dela. Trabalhar juntos seriamente significa aproveitar ao máximo o fato de que vocês são uma equipe. Honre seu tempo e esforços vendo-se como um membro em tempo integral da equipe, não apenas um colaborador individual. Imagine como seria bom fazer parte de uma equipe onde todos pensam na equipe e não apenas em si mesmos – torne esse projeto um sucesso trabalhando juntos.

10. Cada um por si – seguindo seu próprio caminho

Para caminhar na mesma direção, uma equipe precisa saber para onde está indo ou com o que está contribuindo (visão) e por que (propósito). Passe algum tempo nisso com sua equipe. Essa clareza fornece uma estrutura e uma “razão de ser” que podem reunir qualquer equipe de projeto para trabalhar em conjunto. Lembre-se de que as visões precisam ser atraentes e os propósitos significativos. As pessoas respondem à importância de ambos.

Se você deseja criar uma grande equipe de projeto, preste atenção especial aos comportamentos. O modo como nos comportamos tem impacto sobre os outros e afeta o modo como eles se comportam. É quando mudamos nossos comportamentos que podemos alcançar uma mudança transformacional.

Portanto, é importante entender que a liderança pode envolver irá envolver uma abordagem interpessoal.  quando você lidera o time de projeto,  considere as motivações do time e ali as atividades de projeto e metas de acordo.  isso vai criar mais produtividade

Então, se você chegou até aqui é porque se identifica com um ou mais problemas mencionados acima e quer saber como preveni-los, minimizá-los ou até mesmo eliminar dentro das possibilidades. Saiba que você está na plataforma que pode mudar os seus resultados de agora em diante.

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—- Sobre NX2IN (Joel C Junior) Joel Junior, MsC, PMP é um profissional da área de gestão com carreira desenvolvida em empresas multinacionais desde a posição de estagiário até a gerência.

Com mais de 19 anos de experiência, é apaixonado pela proposta de profissionais ACIMA DA MÉDIA com footprint de treinamento e mentoria para iniciantes e profissionais experientes do mercado.

A partir de 2021, se dedicando a compartilhar através da web suas idéias para profissionais que desejam experimentar uma carreira ACIMA DA MÉDIA.

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Em 2021, a gestão de projetos no Brasil ainda está engatinhando e isso é uma ótima notícia para você que quer crescer na carreira

Publicado em por Joel Junior

Vou compartilhar com você, o resultado de uma pesquisa que eu fiz referente a um tema super importante, em qual estágio nós estamos referente a área de gestão de projetos aqui no Brasil?

Essa pergunta de tempos em tempos, nós pesquisadores, professores, profissionais da indústria queremos e iremos fazer, para entendermos a situação atual de um determinado tema.

Através desse gráfico, referente  enquete que feita no Instagram recentemente,  mostra que mais da metade das pessoas que votaram, entendem que nós estamos ainda engatinhando aqui no Brasil, referente a área de gestão de projetos.

Gráfico 1 – Resultado da enquete no Instagram – @GerentesdeProjetos – O estágio da gestão de projetos no Brasil

Tenho que te falar que algumas empresas, que  tem a tradição de utilizar a abordagem de gestão de projetos há muitos e muitos anos, empresas com mais de meia década trabalhando com gestão de projeto então, elas podem sim, mostrar uma maturidade, um nível de excelência maior quando comparada com aquelas que estão a 5 10 anos trabalhando com a gestão de projetos.

Mas de forma rápida e objetiva, você quer saber se nós estamos engatinhando ou nós estamos crescendo na área de gestão de projetos no Brasil?

Para responder, eu olhei também algumas outras pesquisas de instituições renomadas e organizações na área de gestão de projetos que também fazem esse tipo de pesquisa ao redor do mundo para entender a situação da área de gestão de projetos.

Então sem mais delongas o fato é que nós estamos sim engatinhando ainda, e isso é uma ótima notícia para você , porque mostra as oportunidades que nós temos. 

Vou te falar uma coisa só para criar um pano de fundo e te dar um outro panorama. Nos anos 90, chegou aqui no Brasil o livro “A máquina que mudou o mundo” , que talvez tenha sido a primeira publicação relacionada ao Lean Manufacturing e de lá para cá, muitas empresas começaram a aplicar os conceitos da manufatura enxuta nas operações de fabricação, no chão de fábrica e aqueles profissionais que se dedicaram a entender esse conceito, são pessoas hoje, que desfrutaram de grandes oportunidades ao longo desses 25 ou 30 anos de manufatura enxuta aqui no Brasil.

Quando a gente traz essa mesma perspectiva, nós estamos nas fases iniciais, a mesma daquela dos anos 90 com a manufatura enxuta, exatamente agora em 2021, falando sobre gestão de projetos. 

Você vai encontrar uma série de discussões para você que é da área e pode considerar até ser  muito material, mas o fato é que na prática, quando você vai para dentro das organizações com um método científico, para entender como isso tem sido disseminado, você vai perceber que nós estamos na fase de engatinhar ainda.

Eu vou comentar alguns fatos que saíram de outras pesquisas para reforçar isso que nós estamos dizendo aqui que nós temos um belo caminho. Se você está chegando agora, seja bem-vindo(a),  a uma área promissora de agora em diante e para você que está já no mercado de repente está inserido na área de gestão de projetos e está procurando novas oportunidades, você está no momento certo, na hora certa,na área certa.

  1. O primeiro fato que muitas pesquisas trazem referente a essa condição de estágio na área de gestão de projeto é que pouquíssimas empresas têm um nível de excelência, ou nível de maturidade em gestão de projetos, são poucas, e isso mostra que há um trabalho muito grande a ser feito. Driving Business Performance, Project Management Survey 2017, KPMG

  1. Embora nós temos contato com aquilo que a gente chama de estrutura de gestão de projetos em empresas, existem muitas empresas que nos últimos 10 anos começaram a adotar esse tipo de abordagem,  mas que quando você começa a entender um pouco mais de detalhes, você vai ver que ainda elas estão aprendendo, dando os primeiros passos, por exemplo para entender qual é o papel do gerente de projetos, nem sempre você vai conseguir enxergar que o gerente de projeto e tem a responsabilidade total pelo projeto que ele está desenvolvendo e que nem sempre ele tem uma autoridade dentro daquele sistema tema de governança estabelecido para caminhar com os projetos.
  1. Vamos encontrar muitos lugares que ainda estão preocupados com a demanda de produção mais do que a estratégia de lucratividade através dos projetos. Isso é um tipo de questionamento estrutural que mostra que nós temos muito para evoluir ainda.
  1. Ainda dentro do ponto anterior,  posso te fazer uma pergunta. Quão bem a sua empresa lida com lições aprendidas? Qual é a base de conhecimento que você pode consultar para coletar registros históricos de projetos anteriores, que sejam relevantes e possam ser facilmente transportados para um projeto que você está trabalhando? Essa resposta por mais todos os saibamos que lições aprendidas são fundamentais para que uma empresa avance na maturidade de gestão de projeto, poucas empresas ainda chegaram no nível mínimo de ter um sistema estruturado de gestão do conhecimento.
  1. Um outro fato é que se dentro das empresas ainda há um campo muito grande a ser explorado, dentro das universidades e faculdades, isso não é diferente. Existem muitas pesquisas, muito esforço ainda que precisa ser aplicado na área de gestão de projetos para quem inclusive as organizações de ensino, consigam criar programas de formação em gerenciamento de projetos que sejam maduros o suficiente para formar os profissionais que as empresas precisam. Os programas atuais estão em constante evolução,  por conta dessa demanda de se investir mais em pesquisa na área de gestão de projetos.
  1. Outro aspecto ainda relacionado a essa evolução, é  do sistema de padronização das boas práticas. Como exemplo, nós temos a revisão do PMBOK, e agora nós estamos agora chegando na revisão 7, que é muito diferente da anterior.  Isso mostra que o PMI continua construindo bases sólidas para a área de gestão de projetos de forma que ela seja disseminada ao longo de todo o globo. Quando nós olhamos especificamente no Brasil, nós temos que o número de certificações é crescente mas ainda muito pouco, quando comparamos com o tamanho das oportunidades que estão por aí. 7ª edição do PMBOK® Guide – Overview sobre as mudanças na nova versão.
  1. Quando começam a aplicar as práticas de gestão de projetos, começam a engatinhar para entender as dimensões, o quão longe elas podem avançar, elas começam a descobrir um campo muito maior de possibilidades. Quando as empresas começam a gerir seus negócios por projeto, elas entendem que a figura do gerente de projetos é um profissional que demanda uma série de outras habilidades que vai além da competência técnicas de gestão de projetos. Neste momento nós temos uma discussão muito grande em torno da Soft Skills mais do que as hard Skills e estão são áreas de aprimoramento, porque o gerente de projetos tem o potencial de ser um agente estratégico do ponto de vista transformacional dentro de uma em empresa, frente o ambiente que nós estamos vivendo. Entenda, o quanto nós temos oportunidades de agora em diante. The Future of Project Management – Global Outlook 2019, IPMA, 2019
  1. A própria pandemia (Covid-19) que nós estamos encarando ainda, trouxe à tona essa discussão, da necessidade de aprofundar a gestão de projetos dentro das organizações, retomar uma visão de riscos mais aprofundada do que aquelas simplesmente de preencher um formulário para cumprir uma documentação de projeto. Quantas empresas tiveram que interromper projetos no meio do caminho, com custos incorridos, ou seja, que não voltam mais e agora estão pagando um preço alto por conta da situação. Isso certamente fará com que a gestão de projetos seja revisitada na maioria das organizações. The Impact of the COVID-19 Crisis on Project Business, PMI, 2020

Diante de tudo isso que eu apresentei aqui para você eu posso te dizer que nós estamos diante de uma grande oportunidade Sim . Você precisa estar preparado(a) e capacitado(a) com as melhores práticas, melhores ferramentas, buscando experimentar o máximo que nós temos dentro das possibilidades e ser esses agentes de transformação, inclusive levando isso para dentro da empresa que você trabalha.

Então, se você chegou até aqui é porque você acredita no seu potencial e nas oportunidades que o mercado tem oferecido e talvez você precise agora, dar os passos certos para obter os resultados e construir uma carreira de excelência em gestão. Saiba que você está na plataforma que pode mudar os seus resultados de agora em diante.

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Eu sou um especialista na minha área atuação, mas tenho pouca ou nenhuma experiência em gestão de projetos e Fui convidado(a) para liderar projetos. Como faço para começar bem nessa nova função?

Publicado em por Joel Junior

A iniciação no gerenciamento de projetos muitas vezes envolve se tornar um ‘‘ gerente de projeto acidentalmente’. A maioria de nós entra nessa área inesperadamente. Um dia, você está cuidando da sua própria vida e fazendo um ótimo trabalho como colaborador em um time de projetos. De repente, sem aviso, alguém dá um tapinha no seu ombro e diz: ‘‘ Surpresa! Você agora é um gerente de projeto”.

Trabalhar em um projeto e liderar um projeto parece ter muito em comum, portanto, selecionar os colaboradores mais competentes para liderar novos projetos parece bastante lógico. Infelizmente, as duas funções são bastante diferentes. Os colaboradores do time de projeto, se concentram em coisas tangíveis e em seu próprio trabalho pessoal. Os gerentes de projeto se concentram principalmente na coordenação do trabalho de outras pessoas.

“Os colaboradores do time de projeto, se concentram em coisas tangíveis e em seu próprio trabalho pessoal. Os gerentes de projeto se concentram principalmente na coordenação do trabalho de outras pessoas”

Joel Junior

Ao se deparar com o fato que você tem, a partir de agora, uma atribuição de gestão, faça imediatamente as seguintes reflexões:

  • Disponibilidade de mentoria, treinamento e outras atividades de desenvolvimento assistência em sua organização
  • Sua aptidão para liderar uma equipe e qualquer anterior aplicável experiência que você tem
  • A experiência da equipe que você planeja liderar

Os gerentes de projeto iniciantes precisarão investir tempo para ganhar a confiança da equipe, determinar sua abordagem e, em seguida, delegar o trabalho a outros. Então agora, observe cuidadosamente essas 3 dicas para que você comece com o pé direito na sua nova atribuição.

Dica #1 – Engaje a sua equipe de trabalho

Ganhar a confiança de seus colaboradores pode ser um desafio se você não tiver experiência em liderança de equipe. Algumas pessoas temem os cães, e os cães parecem saber disso e, infalivelmente, escolhem essas pessoas para incomodar. Da mesma forma, um gerente de projeto que está desconfortável fica imediatamente óbvio para os membros da equipe do projeto, que podem destruir rapidamente a confiança do líder da equipe aos primeiros sinais de indecisão, hesitação ou fraqueza.

Embora você possa ter alguma cobertura de qualquer apoio e apoio explícito de patrocinadores, gerentes e partes interessadas influentes, você precisa pelo menos parecer saber o que está fazendo. É sempre melhor saber realmente o que você está fazendo. Seu ativo mais forte para construir a confiança necessária de sua equipe como um gerente de projeto novato geralmente é sua experiência no assunto.

Você foi convidado para liderar o projeto, e isso provavelmente foi o resultado de alguém pensar, provavelmente corretamente, que você é muito bom em algo que é importante para o projeto. Trabalhe com o que você conhece bem e sempre lidere com seus pontos fortes. Lembre-se de que ‘‘ conhecimento é poder ’’.

Busque algumas vitórias iniciais, pequenas conquistas, com sua equipe, fazendo coisas como definir requisitos, definir os processos e planejamento inicial. Assim que a bomba for preparada, as pessoas começarão a achar que você sabe o que está fazendo (e você também pode). Estabelecer e manter o trabalho em equipe é essencial para um bom gerenciamento de projetos, e há muitas dicas sobre isso ao no blog que você está lendo esse artigo. Então não esqueça de se registrar para receber nossas notificações.

Dica #2 – Escolha a sua abordagem – a sua forma de trabalhar

Para projetos pequenos, uma pilha de post its amareloss, um quadro branco para espalhá-los podem ajudá-lo. Para a maioria dos projetos, porém, uma estrutura mais formalizada o atenderá melhor. Se possível, consulte um gerente de projeto experiente a quem você respeita e peça orientação e orientação. Se houver treinamento em gerenciamento de projetos, aproveite-o. Mesmo que você não consiga agendar o treinamento em gerenciamento de projetos a tempo para o seu primeiro projeto, faça-o assim que puder. Este treinamento, sempre que você puder imprensá-lo, o ajudará a contextualizar os processos de gerenciamento de projetos e desenvolver habilidades valiosas.

Participar do treinamento também mostrará que todos os outros novos gerentes de projeto estão pelo menos tão confusos quanto você. Se nem a orientação nem o treinamento forem viáveis, pegue um livro bom e fino sobre gerenciamento de projetos e leia o básico.

Existem muitos livros excelentes e muito grandes sobre gerenciamento de projetos que são úteis para referência, mas para começar, um livro de 1.000 páginas ou um “body of knowledge” pode ser desanimador. Comece com um “Kit de ferramentas”, ”for Dummies ‘ ou um livro igualmente simples sobre gerenciamento de projetos.

Decida como você vai planejar e conduzir seu projeto e documente as etapas específicas que você usará para iniciação e planejamento. Você encontrará muitas dicas úteis em nosso conteúdo.

Dica #3 – Comece a delegar trabalho

Uma das coisas mais difíceis para um gerente de projeto novato é reconhecer que a liderança de projeto é um trabalho de tempo integral. Liderar um projeto de forma eficaz requer que você delegue o trabalho do projeto a outras pessoas – até mesmo um trabalho em que você é pessoalmente muito bom. Apesar do fato de que você pode ser melhor e mais rápido na conclusão de atividades-chave do que qualquer um dos membros de sua equipe, você não pode esperar fazer todas elas sozinho enquanto executa um projeto de sucesso.

No início, delegar trabalho a outras pessoas menos competentes do que você pode ser muito difícil, até doloroso. Você precisa superar isso. Se você atribuir partes significativas do trabalho do projeto a si mesmo, terá dois empregos de tempo integral: liderar o projeto durante o dia e trabalhar nas atividades do projeto que deveria ter delegado à noite e nos fins de semana. Isso leva à exaustão, fracasso do projeto ou ambos.

Agora que você chegou até aqui, deve se perguntar: “O que mais eu preciso desenvolver para que eu possa evoluir dentro da gestão de projetos?”. Para saber mais, deixe seu comentário e acompanhe os nossos conteúdos.

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Visão geral sobre as estruturas organizacionais na gestão de projetos

Publicado em por Joel Junior

As estruturas organizacionais exercem influência primária na gestão de projetos e podem portanto, determinar o resultado de um projeto, independente de escopo, recursos, etc.; antes mesmo deste começar.

Com os avanços que temos vivenciado nos últimos anos, como por exemplo, o advento do métodos ágeis, principalmente pelo desafio da realidade econômica e política, os ciclos de transformação e inovação, etc; é fato que as grandes organizações estão repensando as estruturas convencionais.

Mas para que possamos visualizar essas transformações que estão ocorrendo, nós precisamos entender um pouco mais sobre as estruturas “tradicionais” mais comuns adotadas pela governança das empresas.

Existem basicamente, 3 tipos de estruturas nas organizações, estrutura organizacional funcional, estrutura organizacional projetizada e estrutura organizacional matricial que pode se desdobrar em matricial fraca ou matricial forte.

O objetivo desse post apresentar essas estruturas organizacionais, com maior foco na estrutura matricial. Antes de compreender os tipos de estruturas organizacionais, deve haver o compreensão do que é uma organização.

 “uma organização é uma combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos. Por meio de uma organização torna-se possível perseguir e alcançar objetivos que seriam inatingíveis para uma pessoa. Uma grande empresa ou uma pequena oficina, um laboratório ou o corpo de bombeiros, um hospital ou uma escola são exemplos de organizações”

Maximiano (1995)

As estruturas organizacionais convencionais

Segundo o PMI (2017) estrutura organizacional é a forma como a empresa se organiza para atingir seus objetivos. A estrutura organizacional interfere diretamente na autoridade e no poder do gerente de projeto em seu projeto e na sua organização. Existem 3 tipos de estruturas nas organizações:

  • Estrutura Funcional

Esse é o modelo, onde os colaboradores tem uma área definida e um chefe imediato claramente definido dependendo do nível hierárquico em que se encontra na organização PMI (2017). Esse tipo de estrutura portanto, é organizada por especialidades, com seus próprios objetivos que por muitas vezes não refletem os objetivos de um projeto em desenvolvimento.

Quando pensamos em gestão de projetos, e entendemos que um projeto depende da interação e integração das diversas especialidades, suportado pelo alinhamento estratégico que defini aquele ou aqueles projetos como importantes para a organização; na estrutura funcional, o gerente de projetos tem pouca ou nenhuma autoridade sobre os recursos necessários. Isso se dá em razão da pouca visibilidade do projeto em uma estrutura funcional.

Figura 1 – Típica estrutura funcional – o foco está nas especialidades necessárias para o negócio

Algumas de suas principais características:

  • Autoridade funcional ou dividida;
  • Linhas diretas de comunicação;
  • Descentralização das decisões;
  • Ênfase na especialização

Vantagens:

  • Promove o aperfeiçoamento;
  • Facilita a especialização, nos escalões hierárquicos superiores;
  • Facilita o trabalho em equipe (formação de equipes);
  • Dá maior flexibilidade de adaptação à empresa;
  • O especialista sente-se mais valorizado.

Desvantagens:

  • Muitas chefias, causando confusão;
  • Não há unidade de mando, o que dificulta a disciplina;
  • A coordenação é mais fácil;
  • É mais dispendiosa;
  •  Confusão quanto aos objetivos;
  • Aumento do conflito inter-funcional.

  • Estrutura Baseada em Projetos ou Projetizada
    • Esse modelo cada colaborador é alocado para um ou mais projetos e respondem diretamente ao gerente de projetos PMI (2017). Pense que se na estrutura funcional, a especialização é foco da organização, em uma estrutura projetizada, os especialistas são alocados nos diferentes projetos em execução e toda a responsabilidade fica a cargo do gerente de projetos.

    Note que, em uma estrutura funcional você tem o expertise sendo estimulado através dos gerentes funcionais para garantir o atendimento as necessidades do negócio. Já na estrutura projetizada, vai se exigir muito mais habilidades e competências do gerente de projetos ao ponto de deter o conhecimento suficiente de cada especialidade para assegurar que o projeto vai alcançar os resultados esperados. A estrutura projetizada é portanto, o contraponto exato da estrutura funcional.

    Além disso, a estrutura projetizada torna o ambiente de negócios ainda mais desafiador, pois para que esta se sustente ao longo do tempo, é necessário que a organização tenha um fluxo contínuo de projetos em seu pipeline, para assegurar a alocação dos recursos disponíveis, já que não há áreas ou departamentos para receber esses recursos novamente após a conclusão de um projeto.

    Figura 2 – Estrutura projetizada – a organização precisa de projetos em fluxo contínuo para que possa ser viável

    A estrutura matricial é o equilíbrio entre os benefícios e vantagens da estrutura funcional e da estrutura projetizada. É provavelmente o modelo mais adotado até hoje na maioria das empresas. Entretanto, as empresas que já caminharam para essa estrutura de forma consistente, tem percebido as oportunidades de continuar essa caminhada em direção a uma estrutura projetizada.

    A organização matricial pode ser classificada em: Fraca, Balanceada, ou Forte, dependendo da força que o gerente de projetos tem na organização. Um crítica do autor com relação a definição teórica é que no dia a dia, nós iremos encontrar as organizações matriciais oscilando entre fraca e forte de acordo com o momento do projeto. Raramente, será possível perceber uma matriz moderada estabilizada, ao longo do ciclo de vida de um projeto.

    Essa crítica se faz importante, pois influência diretamente no comportamento do gerente de projetos em determinadas etapas do desenvolvimento. Veremos a seguir que mesmo o fato de se ter uma especialização da gestão de projetos, perceba que ainda trata-se de uma estrutura matricial.

    Figura 3 – Estrutura matricial

    Vantagens

    • Gerente de Projetos tem total autonomia.
    • Melhor visão holística do projeto.
    • Demandas do projeto são rapidamente atendidas.
    • O diferente número de especialidades na equipe aumenta a possibilidade de resultados positivos.

    Desvantagens

    • Ociosidade dos recursos, considerando que em alguns momentos haverá um menor grau de exigência de algumas áreas.
    • Insegurança na equipe ao término do projeto.

    Classificações das estruturas matriciais

    • Matricial Fraca 

    Essa estrutura é a estrutura mais parecida com a estrutura funcional. Suas características lembram a estrutura funcional por conta do gerente de projetos ter a função mais parecida com um facilitador ou coordenador do que de um gerente de projetos. O coordenador possui a autonomia para tomada de decisões e se reporta a um gerente de nível hierárquico superior PMI (2017).

    Os projetos nesse modelo de estrutura não tem recursos de forma exclusiva, uma vez que os colaboradores fazem parte de uma equipe funcional ao mesmo tempo, onde cada membro responde ao seu gerente funcional PMI (2017).

    • Matricial Balanceada

    Essa estrutura é o meio termo entre a estrutura funcional e a projetizada. Nela há um gerente de projetos que não é um gerente funcional e esses gerente passa a trabalhar no projeto em tempo integral, porém a equipe continua abaixo dos seus respectivos gerentes funcionais PMI (2017).

    Nesse modelo de estrutura é a que mais fica evidente o conflito de “duplo comando”, onde os membros da equipe passam a ter dois chefes, o gerente de projetos e o gerente funcional. A figura abaixo representa este tipo de estrutura PMI (2017).

    • Matricial Forte

    Essa estrutura se assemelha bastante a uma estrutura projetizada. Nela os gerentes de projetos passam a ser somente gerentes de projetos e não mais um membro de uma área funcional da organização PMI (2017).

    Nesse modelo, os gerentes de projetos tem mais poder na tomada de decisão e mais disponibilidade de recursos, diferente da matricial fraca, onde os recursos são controlados pelo gerente funcional, ou na matricial moderada, onde há um misto de poder entre o gerente funcional e o gerente de projetos PMI (2017).

    A proposta da estrutura matricial forte, coloca o PMO (Project Management Office) em um modo de operação diretivo, desde o definição dos gerentes de projetos, bem como a responsabilidade geral pelos projetos em execução. Na prática pode ser muito vantajoso para organizações que estejam buscando maior maturidade da gestão de projetos desde o alinhamento estratégico até o nível operacional.

    Entretanto, as empresas tem que se atentarem ao cuidado não apenas criar mais uma “caixinha” no organograma e não refletir essa mudança no sistema de governança e objetivos estratégicos.

    Figura 4 – Estrutura matricial forte

    Vantagens

    • Possibilita um ambiente mais participativo, pois depende da colaboração de muitas pessoas diferentes.
    • Colaboradores têm mais participação ao tomar decisões nos níveis mais baixos da hierarquia.
    • Enfatiza a interdependência entre os departamentos, proporcionando oportunidades de delegação, maior contribuição pessoal e participação na tomada de decisão nos níveis mais baixos da hierarquia.
    • Mais facilidade em controlar os resultados.

    Desvantagens

    • A dupla subordinação (chefes funcionais e divisionais) pode criar conflito de interesses.
    • Rixas entre chefes de departamentos.
    • Dificuldade de adaptação por parte de alguns funcionários.
    • Comunicação deficitária.

    Diferenças e similaridades entre as estruturas organizacionais

    Analisando das informações demonstradas no quadro a seguir, podemos perceber que a estrutura matricial fraca se aproxima muito de uma estrutura funcional e uma estrutura matricial forte se aproxima muito da projetizada, com algumas poucas diferenças PMI (2017).

    Vale ressaltar que muitas organizações podem desenvolver um modelo onde um ou mais tipos das estruturas apresentadas são utilizadas. Este tipo de organização é chamado de organização composta PMI (2017).

    Quadro 1 – Características das estruturas organizacionais em projetos

    Conclusão

    A decisão sobre o tipo de estrutura organizacional a ser adotado pela empresa depende do tipo e tamanho do negócio. Não existe fórmula mágica e o que funciona para um, pode não ser um caso de sucesso para outro.

    O modelo organizacional matricial e suas variações, influenciarão ou modo como o projeto é conduzido, pois estas variações indicam uma autoridade e autonomia do gerente de projetos.

    Depois dessa revisão, você considera importante entender como os resultados dos projetos são afetados diretamente pelo arranjo organizacional?

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    Com mais de 19 anos de experiência, é apaixonado pela proposta de profissionais ACIMA DA MÉDIA através da gestão de projetos e transformação digital, atendendo empresas de pequeno e grande porte, e desenvolvendo profissionais de gestão.

    A partir de 2021, se dedicando a compartilhar através da web suas ideias para profissionais que desejam experimentar uma carreira ACIMA DA MÉDIA.

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