Os 10 problemas mais comuns em times de projetos

Funções e responsabilidades vão além do cargo ou posição que você ou alguém da sua equipe de projetos ocupa. Você sabe que como gerente de projetos, você deve-se perguntar:

  1. Qual o significado de um cargo para o trabalho que precisa ser realizado dentro de um projeto? 
  2. Quais decisões você pode tomarem reforçar e quando você precisa aprovação de um superior na organização? 
  3. Você sabe o que esperar dos gerentes funcionais e do sponsor do projeto? 
  4. E o que esperar do time?  Eles sabem as responsabilidades deles e quando eles precisam escalar uma situação?

As funções de projeto e responsabilidades e autoridade que cada um tem são acordadas no planejamento e documentados no plano de gerenciamento de recursos.  Uma reclamação frequente dos membros de projeto é que as funções e responsabilidades não são claramente definidas no projeto. Entretanto, a definição de funções e responsabilidades é uma parte crítica do processo de planejamento dos recursos.  O trabalho do projeto normalmente inclui mais que completar os pacotes de trabalho ou work packages.  Também inclui responsabilidades tal como de resolver riscos, questões da qualidade e apoiar atividades de gestão de projetos. 

Os membros do time precisam saber quais pacotes de trabalho e atividades estão sob suas responsabilidades e quando eles devem reportar, quais reuniões eles devem participar, etc. Em um ambiente funcional ou matricial, os gerentes dos recursos do time de projetos, precisam entender quanto e por quanto tempo esses recursos serão necessários no projeto.

Então gerente de projetos, a rotina do dia a dia faz com que que os problemas sejam muitas vezes deixados de lado com a esperança de que simplesmente desapareçam – o que raramente acontece. E entenda que as pessoas são o principal recurso do projeto.

Então ao invés de ser passivo, seja proativo. Resolva quaisquer problemas e crie uma equipe de projeto de sucesso. Nesse artigo, estão listados alguns dos problemas mais comuns que as equipes de projeto enfrentam.

Ao reconhece-los e confrontá-los e, portanto, melhorar os resultados do projeto – você pode impulsionar sua própria carreira, enquanto cria um ambiente melhor de trabalho em time, o que beneficia todos na equipe.

1. Falta de confiança

A confiança é crucial para o trabalho em equipe e começa com as pessoas se conhecendo. Os membros da equipe precisam absolutamente se conhecer, tanto profissionalmente quanto pessoalmente, especialmente em projetos onde as tensões serão altas em algum momento. Caso contrário, os membros não vão se entender, eles não vão querer se envolver porque não fizeram essa conexão humana e não confiarão totalmente um no outro.

2. Conflito e tensão

Conflitos ou diferenças de opinião podem ser saudáveis ​​e, se administrados com cuidado, podem desencadear debates úteis. Pode fazer as pessoas pensarem de forma diferente, expandindo o conhecimento e a percepção; a inovação pode acontecer e os resultados florescer. Opiniões diferentes não são uma coisa ruim. É como lidamos com o conflito que faz a diferença.

3. Não compartilhar informações

Conhecimento não é poder – a menos que seja compartilhado. Todos os membros da equipe do projeto trazem um conjunto único de habilidades, conhecimento, experiência e sabedoria para a mesa. Equipes de projeto eficazes, sem medo, compartilham regularmente e generosamente para o benefício de todos e para o benefício do sucesso do projeto. Isso faz com que a capacidade de toda a equipe cresça e dá a ela mais poder.

4. Baixo engajamento

O envolvimento da equipe é crucial para o sucesso do negócio. Se engajados, os membros da equipe em um determinado projeto estarão interessados ​​no que fazem, comprometidos com a missão do projeto e dispostos a ir além. Eles estão presentes no corpo, bem como mentalmente e emocionalmente. A chave para o engajamento é o envolvimento – ao envolver outras pessoas, você torna impossível permanecer distante.

5. Falta de transparência

Sem transparência, a confiança será prejudicada – tanto dentro da equipe do projeto quanto com o cliente final. A transparência está se tornando a norma presumida no gerenciamento de projetos e programas e as expectativas estão crescendo. Tudo começa no topo: quanto mais sênior você for, maior será a responsabilidade de ser um modelo para isso. Os funcionários seguirão os comportamentos do líder, bons ou ruins. Quando isso é bem feito, pode ter um efeito cascata positivo em toda a organização.

6. Sem pensamento de longo prazo

Os gerentes de projeto precisam ir além das urgências do dia a dia, ver o quadro geral e considerar como todas as partes do projeto se encaixam. Para uma equipe de projeto, isso significa ser capaz de pensar além de sua própria área, sobre como você se encaixa no programa ou projeto de mudança mais amplo e como você afeta a experiência do cliente final. Trata-se de sustentabilidade empresarial e sucesso a longo prazo. Todo mundo está ocupado, mas apenas estar ocupado não é suficiente. O sucesso de um projeto de longo prazo requer pensamento de longo prazo.

7. Mal percebido, não entregando

Uma equipe de projeto tem uma marca, uma imagem e uma reputação criada pelas ações e comportamentos dos membros da equipe. Uma grande parte da percepção é impulsionada por quão bem a equipe cumpre as expectativas e promessas feitas. Como uma equipe de projeto, você precisa se certificar de que todos entendam e assumam a responsabilidade por suas funções na criação da percepção da equipe. Isso inclui o que é entregue no projeto e como é entregue.

8. Gestão de mudanças não robusta

A mudança é constante e, a menos que seja gerenciada com cuidado, pode ser prejudicial ao trabalho em equipe e aos resultados. A mudança começa e termina com a comunicação. Sempre que você acha que comunicou o suficiente, você precisa se comunicar um pouco mais – e isso precisa ser interativo: ouvir, falar e envolver. Esteja ciente da curva de mudança, ou dos quatro estágios previsíveis de mudança: negação / resistência, emocional, esperançoso, compromisso. Cada estágio é necessário, mas o tempo que alguém permanece em cada estágio pode ser controlado e reduzido ao mínimo.

9. Trabalho em silos

Em pleno 2021, isso ainda é uma triste realidade! O trabalho em silos é uma realidade para muitas equipes de projeto. Os membros da equipe podem sentar-se lado a lado, mas não realmente trabalhar juntos. Uma grande equipe de projeto pode ser como os três mosqueteiros – todos por um e um por todos. Portanto, se você está em uma equipe, pode muito bem fazer parte dela. Trabalhar juntos seriamente significa aproveitar ao máximo o fato de que vocês são uma equipe. Honre seu tempo e esforços vendo-se como um membro em tempo integral da equipe, não apenas um colaborador individual. Imagine como seria bom fazer parte de uma equipe onde todos pensam na equipe e não apenas em si mesmos – torne esse projeto um sucesso trabalhando juntos.

10. Cada um por si – seguindo seu próprio caminho

Para caminhar na mesma direção, uma equipe precisa saber para onde está indo ou com o que está contribuindo (visão) e por que (propósito). Passe algum tempo nisso com sua equipe. Essa clareza fornece uma estrutura e uma “razão de ser” que podem reunir qualquer equipe de projeto para trabalhar em conjunto. Lembre-se de que as visões precisam ser atraentes e os propósitos significativos. As pessoas respondem à importância de ambos.

Se você deseja criar uma grande equipe de projeto, preste atenção especial aos comportamentos. O modo como nos comportamos tem impacto sobre os outros e afeta o modo como eles se comportam. É quando mudamos nossos comportamentos que podemos alcançar uma mudança transformacional.

Portanto, é importante entender que a liderança pode envolver irá envolver uma abordagem interpessoal.  quando você lidera o time de projeto,  considere as motivações do time e ali as atividades de projeto e metas de acordo.  isso vai criar mais produtividade

Então, se você chegou até aqui é porque se identifica com um ou mais problemas mencionados acima e quer saber como preveni-los, minimizá-los ou até mesmo eliminar dentro das possibilidades. Saiba que você está na plataforma que pode mudar os seus resultados de agora em diante.

—- Sobre NX2IN (Joel C Junior) Joel Junior, MsC, PMP é um profissional da área de gestão com carreira desenvolvida em empresas multinacionais desde a posição de estagiário até a gerência.

Com mais de 18 anos de experiência, é apaixonado pela proposta de profissionais ACIMA DA MÉDIA #saiadamedia com footprint de treinamento e mentoria para iniciantes e profissionais experientes do mercado.

A partir de 2021, se dedicando a compartilhar através da web suas idéias para profissionais que desejam experimentar uma carreira ACIMA DA MÉDIA.

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Eu sou um especialista na minha área atuação, mas tenho pouca ou nenhuma experiência em gestão de projetos e Fui convidado(a) para liderar projetos. Como faço para começar bem nessa nova função?

A iniciação no gerenciamento de projetos muitas vezes envolve se tornar um ‘‘ gerente de projeto acidentalmente’. A maioria de nós entra nessa área inesperadamente. Um dia, você está cuidando da sua própria vida e fazendo um ótimo trabalho como colaborador em um time de projetos. De repente, sem aviso, alguém dá um tapinha no seu ombro e diz: ‘‘ Surpresa! Você agora é um gerente de projeto”.

Trabalhar em um projeto e liderar um projeto parece ter muito em comum, portanto, selecionar os colaboradores mais competentes para liderar novos projetos parece bastante lógico. Infelizmente, as duas funções são bastante diferentes. Os colaboradores do time de projeto, se concentram em coisas tangíveis e em seu próprio trabalho pessoal. Os gerentes de projeto se concentram principalmente na coordenação do trabalho de outras pessoas.

“Os colaboradores do time de projeto, se concentram em coisas tangíveis e em seu próprio trabalho pessoal. Os gerentes de projeto se concentram principalmente na coordenação do trabalho de outras pessoas”

Joel Junior

Ao se deparar com o fato que você tem, a partir de agora, uma atribuição de gestão, faça imediatamente as seguintes reflexões:

  • Disponibilidade de mentoria, treinamento e outras atividades de desenvolvimento assistência em sua organização
  • Sua aptidão para liderar uma equipe e qualquer anterior aplicável experiência que você tem
  • A experiência da equipe que você planeja liderar

Os gerentes de projeto iniciantes precisarão investir tempo para ganhar a confiança da equipe, determinar sua abordagem e, em seguida, delegar o trabalho a outros. Então agora, observe cuidadosamente essas 3 dicas para que você comece com o pé direito na sua nova atribuição.

Dica #1 – Engaje a sua equipe de trabalho

Ganhar a confiança de seus colaboradores pode ser um desafio se você não tiver experiência em liderança de equipe. Algumas pessoas temem os cães, e os cães parecem saber disso e, infalivelmente, escolhem essas pessoas para incomodar. Da mesma forma, um gerente de projeto que está desconfortável fica imediatamente óbvio para os membros da equipe do projeto, que podem destruir rapidamente a confiança do líder da equipe aos primeiros sinais de indecisão, hesitação ou fraqueza.

Embora você possa ter alguma cobertura de qualquer apoio e apoio explícito de patrocinadores, gerentes e partes interessadas influentes, você precisa pelo menos parecer saber o que está fazendo. É sempre melhor saber realmente o que você está fazendo. Seu ativo mais forte para construir a confiança necessária de sua equipe como um gerente de projeto novato geralmente é sua experiência no assunto.

Você foi convidado para liderar o projeto, e isso provavelmente foi o resultado de alguém pensar, provavelmente corretamente, que você é muito bom em algo que é importante para o projeto. Trabalhe com o que você conhece bem e sempre lidere com seus pontos fortes. Lembre-se de que ‘‘ conhecimento é poder ’’.

Busque algumas vitórias iniciais, pequenas conquistas, com sua equipe, fazendo coisas como definir requisitos, definir os processos e planejamento inicial. Assim que a bomba for preparada, as pessoas começarão a achar que você sabe o que está fazendo (e você também pode). Estabelecer e manter o trabalho em equipe é essencial para um bom gerenciamento de projetos, e há muitas dicas sobre isso ao no blog que você está lendo esse artigo. Então não esqueça de se registrar para receber nossas notificações.

Dica #2 – Escolha a sua abordagem – a sua forma de trabalhar

Para projetos pequenos, uma pilha de post its amareloss, um quadro branco para espalhá-los podem ajudá-lo. Para a maioria dos projetos, porém, uma estrutura mais formalizada o atenderá melhor. Se possível, consulte um gerente de projeto experiente a quem você respeita e peça orientação e orientação. Se houver treinamento em gerenciamento de projetos, aproveite-o. Mesmo que você não consiga agendar o treinamento em gerenciamento de projetos a tempo para o seu primeiro projeto, faça-o assim que puder. Este treinamento, sempre que você puder imprensá-lo, o ajudará a contextualizar os processos de gerenciamento de projetos e desenvolver habilidades valiosas.

Participar do treinamento também mostrará que todos os outros novos gerentes de projeto estão pelo menos tão confusos quanto você. Se nem a orientação nem o treinamento forem viáveis, pegue um livro bom e fino sobre gerenciamento de projetos e leia o básico.

Existem muitos livros excelentes e muito grandes sobre gerenciamento de projetos que são úteis para referência, mas para começar, um livro de 1.000 páginas ou um “body of knowledge” pode ser desanimador. Comece com um “Kit de ferramentas”, ”for Dummies ‘ ou um livro igualmente simples sobre gerenciamento de projetos.

Decida como você vai planejar e conduzir seu projeto e documente as etapas específicas que você usará para iniciação e planejamento. Você encontrará muitas dicas úteis em nosso conteúdo.

Dica #3 – Comece a delegar trabalho

Uma das coisas mais difíceis para um gerente de projeto novato é reconhecer que a liderança de projeto é um trabalho de tempo integral. Liderar um projeto de forma eficaz requer que você delegue o trabalho do projeto a outras pessoas – até mesmo um trabalho em que você é pessoalmente muito bom. Apesar do fato de que você pode ser melhor e mais rápido na conclusão de atividades-chave do que qualquer um dos membros de sua equipe, você não pode esperar fazer todas elas sozinho enquanto executa um projeto de sucesso.

No início, delegar trabalho a outras pessoas menos competentes do que você pode ser muito difícil, até doloroso. Você precisa superar isso. Se você atribuir partes significativas do trabalho do projeto a si mesmo, terá dois empregos de tempo integral: liderar o projeto durante o dia e trabalhar nas atividades do projeto que deveria ter delegado à noite e nos fins de semana. Isso leva à exaustão, fracasso do projeto ou ambos.

Agora que você chegou até aqui, deve se perguntar: “O que mais eu preciso desenvolver para que eu possa evoluir dentro da gestão de projetos?”. Para saber mais, deixe seu comentário e acompanhe os nossos conteúdos.

—- Sobre NX2IN (Joel C Junior) Joel Junior, MsC, PMP é um profissional da área de gestão com carreira desenvolvida em empresas multinacionais desde a posição de estagiário até a gerência.

Com mais de 18 anos de experiência, é apaixonado pela proposta de profissionais ACIMA DA MÉDIA #saiadamedia com footprint de treinamento e mentoria para jovens e profissionais experientes do mercado.

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