Em gerenciamento de projetos, um termo de abertura do projeto (também conhecido como declaração de definição do projeto) é um documento que contempla o escopo geral, de todos os objetivos e dos membros que estão envolvidos no projeto. Ele serve como uma definição inicial dos deveres e responsabilidades dos participantes e um resumo dos objetivos do projeto. Também fornece o mapeamento das principais partes interessadas e descreve a autoridade do gerente ou líder do projeto.

Um bom modelo de termo de abertura do projeto deve conter e fornecer um resumo abrangente da essência do projeto. Este deve ser um documento que busca o acordo entre as principais partes interessadas, o sponsor do projeto e toda a equipe. Se você já viu um exemplo de termo de abertura do projeto, sabe que trata-se de documento que na verdade se refere a documentos mais detalhados, como formulários de solicitação. Destina-se a determinar o poder do gerente de projeto ou líder de projeto, especialmente em um ambiente de gerenciamento matricial.

Ao desenvolver o termo de abertura do projeto, o gerente do projeto geralmente assume a liderança. Ele / ela usará seu conhecimento, habilidades e experiência para construir esse documento. Para isto será necessário envolver os patrocinadores e partes interessadas, especialistas no projeto (seja dentro ou fora da organização) ou outros profissionais que possam contribuir significativamente para o desenvolvimento do termo de abertura.

O líder do projeto também pode usar métodos tais como: solução de problemas, brainstorming, resolução de conflitos, gerenciamento de expectativas e outros para desenvolvê-lo. Depois de assinado, ele dará ao líder do projeto o poder de realizar oficialmente o projeto e fazer uso de fundos e recursos da organização para garantir o sucesso do projeto.

Os benefícios de ter um termo de abertura do projeto

Ao iniciar um projeto, é importante desenvolver primeiro um termo de abertura do projeto. Para permitir o fluxo mais suave do projeto e o sucesso dele, você pode desenvolver esse documento como primeira etapa em todo o processo.

Os benefícios mais importantes de ter um termo de abertura do projeto:

• Para fazer um esboço claro dos objetivos do projeto. O termo de abertura do projeto dá uma imagem clara de todo o projeto e o que se pretende alcançar ao final dele. Frases claras e focadas no negócio são usadas para delinear o termo e torná-lo mais fácil de entender. Também indica quando o projeto deve começar e na maioria dos casos, uma data limite, para a informação do líder do projeto e de todos os participantes.
• Para fornecer detalhes em alto nível sobre o escopo do projeto. O escopo de todo o projeto precisa ser claro. Sem uma definição inicial, os líderes do projeto, bem como a equipe de projeto, não serão capazes de definir o que não está contemplado no projeto.
• Para estabelecer o cronograma do projeto. Todo o cronograma do projeto precisa ser estabelecido e também pode ser encontrado no termo de abertura do projeto de forma macro. Ter um cronograma adequado serve como um guia para todas as atividades relacionadas ao trabalho em um projeto. Também é importante para acompanhar o andamento do trabalho, bem como verificar se há atrasos. Um bom termo de abertura do projeto precisa ter uma linha do tempo com as atividades em nível macro.
• Para especificar quaisquer funções e responsabilidades. É vital que as funções e responsabilidades do gerente de projeto, bem como dos participantes, sejam conhecidas por todos os envolvidos. O termo de abertura do projeto especifica o que todos os membros do projeto precisam fazer e do que eles são responsáveis. Conhecer os deveres, papéis e responsabilidades auxiliará na produtividade de todos os participantes do projeto. Ter um termo de abertura do projeto específico aumentará a eficiência dos membros, garantindo assim o seu sucesso.
• Para dar visão geral da abordagem do projeto. É importante conhecer a abordagem do projeto para ter uma ideia dos métodos funcionais e técnicos que serão empregados. Os métodos funcionais podem incluir coleta e fornecimento de dados, configuração de requisitos, processamento, criação de persona e muito mais. Por outro lado, os métodos técnicos podem envolver configurações de hardware e software, processos de TI e outros.
• Disponibilize todas as informações vitais de contato. O termo de abertura do projeto também deve conter todas as informações de contato dos participantes envolvidos no projeto, caso um membro-chave seja necessário em uma crise e não esteja nas proximidades. Isso também seria importante para entrar em contato com o gerente do projeto, caso os membros precisem de conselhos sobre um assunto relacionado ao projeto.

As funções de um termo de abertura do projeto

Um bom termo de abertura do projeto desempenha um papel importante na conclusão de um projeto. Sem ele, um projeto pode ficar um pouco disperso e sem rumo. Abaixo estão as várias funções de um bom termo de abertura do projeto:

• Ele registra completamente todas as razões importantes para fazer o projeto.
• Ele dá um esboço de todos os objetivos do projeto.
• Ele também mostra todas as restrições que o projeto poderá estar enfrentando.
• Ele identifica as principais partes interessadas do projeto.
• Ele aprimora o relacionamento entre todos os participantes do projeto, bem como com as partes interessadas e os clientes.
• Ele serve como uma ferramenta poderosa que pode melhorar todos os propósitos de gerenciamento de projetos.
• Ele melhora a comunicação entre o gerente de projeto, as partes interessadas e todos os membros.
• Pode servir de base ou requisito para obter o patrocínio do projeto.
• Ele dá reconhecimento às funções e autoridade de todos os gerentes envolvidos no projeto.
• Permite que o projeto se desenvolva e progrida bem.
• Autoriza o projeto e anuncia o início dele.
• Valida o apoio da gestão a todo o projeto.
• Estabelece as expectativas, escopo, natureza do trabalho envolvido e tudo o mais referente ao projeto.
• Ele define o cronograma, o orçamento e as entregas do projeto.
• Trabalha para alinhar o projeto com os objetivos da organização.

Os elementos importantes de um termo de abertura do projeto

Fazer um bom termo de abertura ou um exemplo de termo de abertura será fácil se você tiver as informações corretas. Existem elementos-chave que devem ser incluídos em um termo de abertura do projeto para torná-lo eficaz e oficial. Esses elementos são essenciais para fazer um regulamento eficaz para o seu projeto para o benefício de todos os envolvidos.

A primeira parte de um modelo de termo de abertura ou de termo de negócios deve ser o nome do projeto, os nomes dos patrocinadores e do gerente de projeto, bem como a data em que o documento foi feito.

Em seguida, vêm os elementos mais importantes a incluir:

1. O objetivo do projeto. Isso fornece detalhes sobre por que o projeto é necessário. Um caso de negócio ou o contrato de projeto pode ser usado como referência na composição desta parte do charter. Você também pode colocar a importância de trabalhar neste projeto.
2. A descrição do projeto. Nesta parte, você deve explicar o que o projeto espera alcançar. Você deve fazer uma lista específica com detalhes sobre os itens que serão construídos ou os serviços que serão prestados.
3. O orçamento/budget do projeto. No início do projeto, você pode não ter tudo o que precisa saber sobre as tarefas do projeto e o que é realmente necessário, portanto, pode não ter os detalhes completos do orçamento. No entanto, você deve ter uma boa estimativa e começar a tomar nota do escopo inicial das despesas, bem como de quaisquer restrições orçamentárias previsíveis.
4. Os riscos do projeto. Todos os tipos de projetos apresentam riscos, sejam eles grandes ou pequenos. Certifique-se de incluir quaisquer riscos que você possa conhecer para que toda a equipe também possa ter uma ideia sobre eles e possa planejar soluções com antecedência, para manter o andamento e o desenvolvimento do projeto em andamento.
5. Os milestones do projeto. Se você está ciente dos milestones de seu projeto, certifique-se de incluí-los neste regulamento. Basta delinear os marcos gerais para fixar seu cronograma e estabelecer as datas dos prazos que você precisa cumprir.
6. Os objetivos do projeto. Os objetivos são as partes mais importantes de um bom modelo de estatuto de negócios. Saber os objetivos permitirá que você saiba quando seu projeto está concluído – isto é, quando você completou todos os seus objetivos. Anote o que você espera fornecer e como saberá quando tiver concluído todo o projeto. Isso ajudará a evitar quaisquer problemas no final do projeto para que ele possa ser considerado concluído com satisfação para todas as partes.
7. Os níveis de autoridade do gerente de projeto. A autoridade do gerente de projeto para contratar e demitir membros da equipe é um dos exemplos de níveis de autoridade do gerente de projeto. Isso também seria importante colocar no regulamento para que suas funções e responsabilidades fiquem claras.
8. O cronograma e os participantes do projeto. Seria fundamental incluir o cronograma de todo o projeto e de quem nele está envolvido. Isso faria com que todos na equipe soubessem quando o projeto vai começar, quando vai terminar e todos os prazos intermediários.

Outras coisas a saber sobre o termo de abertura do projeto

Agora que você sabe muito mais sobre o termo de abertura do projeto, project charter, será mais fácil fazer o seu próprio quando decidir iniciar um projeto. Aqui estão mais alguns fatos sobre os termo de abertura do projeto que você precisa saber para guiá-lo ainda mais:

• Tem que ser direto e conciso. Idealmente, deve ter apenas cerca de 2-3 páginas, junto com os anexos necessários.
• Tente evitar o uso de jargões técnicos e siglas que não são definidos para que possam ser facilmente compreendidos.
• É feito para fins de gerenciamento e não para especificações técnicas.
• Feito no início do projeto para garantir seu processo tranquilo e conclusão bem-sucedida.
• É assinado pelo iniciador do projeto ou pelo (s) patrocinador (es) do projeto. Eles podem fazer o termo por conta própria ou deixar que o gerente de projeto o faça e, quando o assinam, ele se torna oficial.
• Deve ficar claro quem é o responsável por encontrar os recursos necessários para todo o projeto e todo o trabalho envolvido.
• O estatuto formalmente torna legítima a função e autoridade do gerente de projeto.
• A carta também torna formalmente todo o projeto legítimo.
• Pode ser utilizado como referência para as metas e objetivos dos projetos por meio dos objetivos.

O que acontece quando o projeto não tem um termo de abertura do projeto

Como você leu, o termo de abertura do projeto é vital para a conclusão de um projeto. Ter um documento como este é muito útil de várias maneiras. Este documento esclarece tudo sobre e todos os envolvidos no projeto.

Mas o que acontece quando um projeto é planejado, mas o termo de abertura do projeto não é feito? Existem algumas consequências por não ter um termo de abertura do projeto e todas elas não serão boas para o seu projeto. Continue lendo para aprender sobre essas consequências:

• Tanto o projeto quanto o gerente do projeto não terão autoridade suficiente. Os recursos do projeto são frequentemente limitados e, se houver muitos projetos semelhantes competindo com o seu, a ausência de uma autorização oficial – como o termo de abertura do projeto, torna muito difícil para o gerente de projeto adquirir os recursos necessários para o projeto. Uma vez que um dos principais objetivos do termo de abertura do projeto é dar autoridade ao projeto e ao gerente do projeto, seria essencial ter um.
• Não há evidência registrada do apoio da gestão. O termo de abertura do projeto é necessário para validar o suporte da gerência ao projeto e ao gerente do projeto. Ter os patrocinadores (sponsor) do projeto ou o iniciador assinando o documento é uma verificação de que eles estão dispostos a dar seu apoio ao projeto.
• Será difícil identificar e alinhar as expectativas do projeto. Sem uma carta, seu projeto pode não ter objetivos claros que você estaria trabalhando para alcançar. Saber os resultados esperados do projeto seria impossível, tornando difícil para todos os envolvidos trabalhar no projeto até que ele seja concluído.
• O escopo e a natureza do projeto não podem ser estabelecidos. Ter um documento, garante que a natureza e o escopo do trabalho sejam estabelecidos. Isso ajudará a prevenir que não haja chance de aumento do escopo em todo o projeto.
• O projeto pode sair do curso ou tomar o caminho errado. Seu projeto provavelmente estaria alinhado com os objetivos de sua organização. Sem um termo de abertura do projeto, você não terá uma imagem clara do que precisa ser feito e pode estar executando tarefas que já estão longe dos objetivos do seu projeto.

E se você está querendo saber mais? Entre em contato conosco! Nós somos especialistas em gerenciamento de projetos.

—- Sobre NX2IN (Joel C Junior) Joel Junior, MsC, PMP é um profissional da área de gestão com carreira desenvolvida em empresas multinacionais desde a posição de estagiário até a gerência.

Com mais de 18 anos de experiência, é apaixonado pela proposta de profissionais ACIMA DA MÉDIA #saiadamedia com footprint de treinamento e mentoria para iniciantes e profissionais experientes do mercado.

A partir de 2021, se dedicando a compartilhar através da web suas idéias para profissionais que desejam experimentar uma carreira ACIMA DA MÉDIA.

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