O modelo da comunicação eficaz de Alistair Cockburn

A comunicação é o ato de transmitir informações entre indivíduos. A necessidade de se comunicar com eficácia permeia o desenvolvimento, as operações e as atividades de suport. O time e usuários finais devem se comunicar uns com os outros. O time de projetos e a equipe de operações devem se comunicar. O time de projetos e a gerência devem se comunicar. E assim por diante.

Neste artigo, exploramos as questões relacionadas à comunicação e, em particular, foco em como se tornar mais ágil em seus esforços de documentação. Para muitas pessoas, modelagem e documentação andam de mãos dadas, um conceito que considero questionável na melhor das hipóteses e, portanto, é um tópico que precisa ser abordado.

1. Como nos comunicamos?

Em Agile Software Development, Alistair Cockburn descreve vários modos de comunicação que as pessoas podem escolher aplicar ao trabalharem juntas (este trabalho foi baseado na Teoria de Riqueza de Mídia). A Figura 1, modificada a partir desse livro, mostra um gráfico que compara a eficácia desses modos de comunicação com a riqueza do canal de comunicação empregado. Os dois arcos são interessantes, o mais à esquerda listando opções de comunicação para quando você está documentando (papel inclui mídia eletrônica como blog que pode ser processado em papel) e as outras opções de comunicação para quando você está modelando. O valor relativo dessas opções depende da situação: talvez a conversa por vídeo, normalmente chamada de videoconferência, seja mais eficaz entre você e João do que uma conversa cara a cara, enquanto o oposto é verdadeiro entre você e Maria.

Figura 1: Modelo da comunicação efetiva de Alistair Cockburn

Cockburn afirma que a comunicação mais eficaz é pessoa a pessoa, face a face, F2F, especialmente quando aprimorada por um meio de modelagem compartilhado, como um quadro branco simples, flip chart, papel ou fichas. À medida que você se afasta dessa situação, talvez removendo o meio compartilhado ou não mais estando face a face, você experimenta uma queda na eficácia da comunicação.

À medida que a riqueza do seu canal de comunicação esfria, você perde a proximidade física e as pistas conscientes e subconscientes que essa proximidade fornece. Você também perde o benefício de várias modalidades, a capacidade de se comunicar por meio de outras técnicas além de palavras, como gestos e expressões faciais. A capacidade de mudar a inflexão vocal e o ritmo também é perdida, as pessoas não apenas se comunicam por meio das palavras que dizem, mas como as dizem. Cockburn aponta que um transmissor pode enfatizar o que está dizendo, mudando assim a maneira como se comunica, acelerando, diminuindo a velocidade, pausando ou mudando os tons. Finalmente, a capacidade de responder a perguntas em tempo real, o ponto que distingue a curva de opções de modelagem da curva de opções de documentação, é importante porque as perguntas fornecem uma visão sobre como as informações estão sendo compreendidas pelo ouvinte.

Implicações do modelo de Cockburn:

Esforce-se para seguir a técnica de comunicação mais eficaz aplicável à sua situação. Se você estiver trabalhando com alguém na mesma sala, provavelmente é melhor discutir algo com essa pessoa cara a cara em um quadro branco do que escrever um documento que você eventualmente entrega a ela. Se você está trabalhando com alguém em outro local, então você vai querer fazer chamadas de videoconferência regulares com essa pessoa, ter um repositório de informações compartilhado e enviar e-mails regularmente – levando-os de vez em quando para que você possa trabalhar cara a cara, também seria uma ótima ideia. Consulte a Figura 2 desse artigo

Esteja preparado para variar sua abordagem ao longo de um projeto. A dinâmica da equipe mudará ao longo de um projeto, então a estratégia de comunicação que funcionou bem para você ontem pode não funcionar bem hoje. A teleconferência diária que você introduziu há três meses para abordar os desafios de comunicação entre os membros da equipe distribuída pode não ser mais necessária, agora que as pessoas criaram um relacionamento e agora estão usando um wiki compartilhado e o IM, e estão fazendo chamadas improvisadas quando necessário. A implicação é que você deve questionar regularmente as maneiras de se comunicar, uma boa opção é fazer isso no final de cada iteração, durante uma retrospectiva de melhoria de processo.

Figura 2 – Implicação dos modos de comunicação

A pesquisa realizada pela Ambysoft em 2008, Agile Principles and Practices, entre muitos problemas, explorou os conceitos capturados na Figura 1. Duas das perguntas exploraram a eficácia das estratégias de comunicação entre os desenvolvedores em uma equipe ágil de desenvolvimento de software e entre os membros da equipe e as partes interessadas.

Os resultados estão resumidos na tabela abaixo, com respostas classificadas em uma faixa de -5 (muito ineficaz) a +5 (muito eficaz), alinhando-se razoavelmente bem com o que a Figura 1 prevê. É interessante notar que a documentação geral foi considerada razoavelmente eficaz, embora a documentação detalhada não o fosse. Além disso, o chat online foi considerado eficaz entre os desenvolvedores, mas não com os stakeholders, provavelmente um reflexo das diferenças culturais e experiências entre as duas comunidades.

Tabela 1 – Eficácia das estratégias de comunicação em equipes de desenvolvimento ágil.

2. Fatores que afetam a comunicação

Existem vários fatores que afetam a comunicação, incluindo:

Proximidade física. Quanto mais próximas as pessoas estão umas das outras, maiores são as oportunidades de comunicação. Em uma extremidade do espectro, duas pessoas podem estar trabalhando lado a lado na mesma estação de trabalho e, na outra extremidade do espectro, duas pessoas podem estar em edifícios diferentes.

Proximidade temporal. O fato de duas pessoas trabalharem ou não ao mesmo tempo afeta a comunicação. Você pode estar separado de alguns de seus colegas de trabalho por vários fusos horários, é bastante comum as empresas norte-americanas terceirizarem o trabalho de desenvolvimento para empresas asiáticas ou europeias, ou mesmo simplesmente por horários pessoais diferentes.

“Amigabilidade”. Cockburn acredita que a amizade, a disposição de alguém para ouvir os pensamentos de outra pessoa com boa vontade e falar sem malícia, é um importante fator de sucesso. Quanto maior a amizade, maior quantidade e qualidade de informações serão comunicadas e menos serão ocultadas. A amizade se dá pela confiança que as pessoas têm umas nas outras e pelo senso de comunidade que compartilham. Cockburn relata que às vezes a amizade pode ser muito alta, as pessoas podem ficar tão preocupadas em ofender seus colegas que têm medo de discordar deles ou de tomar a iniciativa por medo de serem vistas como buscadoras de glória.

Quando as pessoas estão trabalhando juntas, tanto física quanto temporalmente, existe uma oportunidade para o que Cockburn chama de comunicação osmótica: transferência indireta de informações por meio de conversas ou simplesmente percebendo coisas que acontecem ao seu redor. A comunicação osmótica pode muitas vezes ser benéfica, eu perdi a noção do número de vezes que estava trabalhando fora e, inconscientemente, peguei informações valiosas, como descobrir que alguém concluiu sua tarefa atual, que algo não estava funcionando como o esperado, ou mesmo que a gerência estava pensando em cancelar o projeto. A comunicação osmótica muitas vezes pode ser prejudicial, especialmente se outro grupo de pessoas estiver fazendo barulho perto de você ou se você estiver ouvindo falsos rumores, como a administração está pensando em cancelar o projeto.

3. Comunicação e Modelagem Ágil

A comunicação eficaz é um requisito fundamental para a modelagem ágil. Você precisa reconhecer que tem várias opções de comunicação disponíveis, como mostra a Figura 1, e que deseja escolher a melhor opção de comunicação para sua situação atual. Às vezes, isso será por e-mail, às vezes será uma comunicação face a face e às vezes será a redação de um documento. Além disso, você deseja usar a tecnologia de maneira eficaz, pois sempre se aplica a prática, use as ferramentas mais simples. A Tabela 2 descreve vários tipos de tecnologias de comunicação que você tem à sua disposição.

Tabela 2 – As tecnologias da comunicação

4. Comunicação Eficaz

Quando a comunicação é mais eficaz? Quando as pessoas estão dispostas a trabalhar juntas e fazer o que for preciso para realizar o trabalho. É por isso que o princípio de comunicação aberta e honesta do Manifesto Ágil é importante, porque se você não confiar nas informações que está recebendo, ou nas pessoas que as estão fornecendo, então seu objetivo de comunicação eficaz está perdido.

Acreditamos que o conceito de que todos podem aprender com todos os outros é fundamental para o seu sucesso porque define uma mentalidade que permite a comunicação: alguém que acredita que pode aprender algo com a (s) pessoa (s) com quem está se comunicando é muito mais receptivo do que alguém que acredita o contrário. Esse princípio tem suas raízes no valor de Humildade do Manifesto Ágil, um valor que sempre se prova um fator de sucesso significativo para o time de projetos.

Os comunicadores eficazes percebem que o objetivo é compartilhar informações e que esse compartilhamento é normalmente uma via de mão dupla. Por exemplo, recentemente participei de uma reunião em que membros da minha equipe se reuniam com membros da equipe de outro projeto que precisávamos integrar. Nosso objetivo era definir um modelo de contrato que descrevesse a interface necessária, o que acabou sendo uma simples transferência de arquivos. Os dois grupos se encontraram, como geralmente acontece, muitas das pessoas envolvidas se conheciam de esforços anteriores, e rapidamente começamos o trabalho.

Na maioria das vezes, falamos e desenhamos diagramas no quadro, minha equipe trouxe um diagrama de implantação conosco que representava como acreditávamos que os dois projetos funcionariam juntos e, como um grupo, negociamos mudanças na abordagem geral. Ambas as equipes vieram para a reunião querendo trabalhar juntas. Sabíamos que precisávamos dessa outra equipe e a outra equipe sabia que seu trabalho era apoiar grupos como o meu. Todos estavam focados em trabalhar juntos, e isso significava que precisávamos nos comunicar bem. Atitude conta.

Outro fator importante de sucesso é sua capacidade de escolher o modo certo de comunicação. No exemplo acima, escolhemos colocar as pessoas certas em uma sala para discutir o problema cara a cara e resolver as coisas juntos. Quando precisávamos, desenhamos no quadro branco, até desenhamos nosso diagrama de implantação inicial e, o mais importante, conversamos e ouvimos. Sim, poderíamos ter adotado uma abordagem diferente. Não tenho dúvidas de que poderíamos ter enviado e-mails um para o outro. Também poderíamos ter escrito documentos e enviado um para o outro. A questão é que optamos por não fazê-lo. Tivemos a oportunidade de usar uma forma de comunicação superior: a comunicação face a face: e usamos essa técnica. Foi rápido, foi eficaz, foi ágil.

Finalmente, você precisa de uma visão positiva da documentação. A documentação pode ser boa ou ruim, portanto, você deve se esforçar para ficar com o que é bom e evitar o que é ruim. A documentação pode vir em muitas formas, incluindo gravações em papel e vídeo, como você viu na Figura 1.

O ponto é que você não deve esquecer que a documentação pode muitas vezes ser versátil e talvez nem mesmo muito difícil de criar. A mensagem fundamental da proposta ágil em relação à documentação é que você deve escrevê-la apenas quando for sua melhor escolha e apenas quando agregar o melhor valor possível ao seu projeto.

E se você está querendo saber mais! Entre em contato conosco! Nós somos especialistas em gerenciamento de projetos.

—- Sobre NX2IN (Joel C Junior) Joel Junior, MsC, PMP é um profissional da área de gestão com carreira desenvolvida em empresas multinacionais desde a posição de estagiário até a gerência.

Com mais de 18 anos de experiência, é apaixonado pela proposta de profissionais ACIMA DA MÉDIA #saiadamedia com footprint de treinamento e mentoria para iniciantes e profissionais experientes do mercado.

A partir de 2021, se dedicando a compartilhar através da web suas idéias para profissionais que desejam experimentar uma carreira ACIMA DA MÉDIA.

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Chegou a hora de terceirizar a gestão de projetos

As empresas que assumiram projetos muito difíceis geralmente se encontram em um impasse. Se os recursos humanos internos não conseguem gerenciar perfeitamente os projetos, sempre há uma questão muito importante que vem à mente.

Eles deveriam considerar a terceirização do gerenciamento de projetos da empresa? Essa ideia, é claro, é bastante desafiadora por si só.

É uma medida arriscada e, antes de fazer isso, você precisará avaliar todos os perigos potenciais e entender se uma determinada mudança é uma jogada inteligente para sua empresa ou não. Afinal, as variáveis ​​mudam e, algo que pode ser muito bom para o seu negócio hoje, pode ser muito ruim para amanhã. Terceirização de gerenciamento de projetos pode ser isso.

Claro, não importa como você pense sobre isso, você perceberá que, a terceirização do gerenciamento de projetos pode trazer muitos benefícios para a empresa. Você pode encontrar uma pessoa realmente talentosa em gerenciamento de projetos, uma pessoa que pode trazer mudanças reais para o seu negócio. No entanto, ao mesmo tempo, você corre o risco de escolher alguém que pode não ser o melhor para assumir o projeto de você.

Uma coisa que você sempre vai querer levar em consideração é o tipo de negócio que você tem e o tipo de projeto que deseja concluir. Um pouco de pesquisa online vai mostrar a você que existem muitas metodologias diferentes de gerenciamento de projetos. Cada metodologia segue riscos e vantagens diferentes de maneiras diferentes.

Dependendo do seu negócio, você precisará da metodologia apropriada de gerenciamento de projetos, da abordagem apropriada de gerenciamento de projetos e, é claro, de um tipo específico de gerente de projetos. No entanto, antes de escolher entre terceirizar o gerenciamento do projeto ou mantê-lo dentro da empresa, você precisará usar uma metodologia de gerenciamento de projetos para avaliar o projeto por conta própria e tentar identificar todos os riscos.

Os riscos serão capazes de lhe dar uma boa idéia sobre a dificuldade do projeto e, o mais importante, ajudá-lo a entender se você deve terceirizar ou não. Não se precipite na decisão. Certifique-se de que você tenha dados suficientes antes de prosseguir.

Por que você deve terceirizar o gerenciamento de projetos?

Existem algumas razões diferentes pelas quais você pode querer considerar a terceirização do gerenciamento de um projeto específico dentro de sua empresa. Normalmente, esses motivos afetam o projeto tanto de curto quanto de longo prazo. Por exemplo, um dos principais motivos pelos quais muitas empresas estão terceirizando o gerenciamento de projetos é o fato de não terem funcionários suficientes para lidar com o projeto. Se você tem uma empresa muito pequena, mas está prestes a se expandir, há uma boa chance de ter muitas ideias, muitos projetos, mas não funcionários suficientes para assumir esses projetos. Esse pode ser um fator potencial que o levará a terceirizar o gerenciamento de projetos.

Outro motivo muito importante pelo qual você pode querer terceirizar o gerenciamento de projetos é porque você não tem a equipe adequada. Se sua equipe não for muito experiente e você estiver almejando um projeto de muito alto valor, talvez você deva pensar em terceirizá-lo para um gerente de projeto com muita experiência. Dessa forma, o projeto não irá falhar facilmente e os membros da sua equipe terão a oportunidade de aprender com o gerente de projeto. Assim, no futuro, eles poderão cuidar de seus projetos.

Conforme mencionado acima, existem muitas metodologias diferentes de gerenciamento de projetos e, claro, existem muitos tipos diferentes de negócios. Por exemplo, muitas empresas decidem que a terceirização do gerenciamento de projetos é o modelo de negócios que vão escolher. Pode ser muito mais barato, pois permite que os funcionários da empresa trabalhem em tarefas mais administrativas enquanto os projetos são gerenciados por gerentes profissionais que trabalham fora da empresa. Claro, sua empresa precisará se qualificar para um modelo tão complicado, portanto, certifique-se de não tirar conclusões precipitadas. Determine o modelo de negócios de sua empresa primeiro.

Benefícios da terceirização do gerenciamento de projetos

Vamos supor por um momento que um dos fatores mencionados acima, ou mesmo todos eles, foi o motivo pelo qual você decidiu terceirizar o gerenciamento de seu projeto. É totalmente razoável supor que, no início, você terá muito medo do processo. Você não terá certeza se encontrou o gerente de projeto certo. Ao mesmo tempo, você saberá que não poderá ficar de olho no andamento do projeto o tempo todo, o que pode te deixar um pouco inseguro.

No entanto, você precisa pensar no fato de que existem certos benefícios na terceirização do gerenciamento de projetos. O primeiro benefício é o custo mais baixo. Tente imaginar assim. Se um membro de sua equipe fosse responsável por um projeto que você deseja executar, todo o seu tempo e energia seriam canalizados para esse projeto. Em outras palavras, talvez você precise contratar mais funcionários para cobrir mais cargos se quiser implementar seus projetos dentro da empresa. Ao terceirizá-los, você estará pagando uma quantia fixa a um gerente de projeto para concluir o projeto e, ao mesmo tempo, manter sua equipe atual disponível para tarefas internas.

Ao terceirizar o gerenciamento de um projeto, você pode acabar contratando um verdadeiro talento. Existem muitos gerentes de projeto por aí que são realmente talentosos e serão capazes de lhe fornecer serviços excelentes. Hoje em dia, o mundo da Internet nos permite contratar pessoas de todo o mundo. Em outras palavras, você pode contratar alguém que possa prestar serviços incríveis, mas não esteja localizado em seu país. Você ainda estará tirando proveito de sua expertise e experiência e isso só pode ser bom para o seu negócio.

Outra razão muito importante pela qual terceirizar o gerenciamento de projetos pode ser uma boa ideia, especialmente para uma pequena empresa, é a objetividade. Como proprietário de uma pequena empresa, tudo o que você pensa é que deseja que seu negócio prospere. Você tem certeza de que sua empresa pode cuidar de tudo. No entanto, existem alguns projetos ou partes de projetos que sua empresa pode não ser capaz de realizar.

Os gerentes de projeto externos podem ver as coisas com um pouco mais de objetividade. Eles não tentarão amortecer o golpe por você. Se eles acreditarem que sua equipe interna não é capaz de completar os objetivos do projeto ou que a empresa não receberá um alto valor com a conclusão do projeto, eles dirão a você. Eles vão tentar mudar as entregas com foco em garantir todos os requisitos de negócios e lucro potencial, mas sempre com base nas habilidades da empresa.

Riscos potenciais da terceirização da gestão de projetos

É claro que este não seria um artigo completo sem mencionar os riscos mais importantes que você precisará observar se decidir terceirizar o gerenciamento de projetos. O primeiro e mais importante é a falta de consciência dos objetivos do negócio. Sim, você pode contratar um gerente de projeto que pode ser excelente no que faz, mas ainda assim não fará parte da sua equipe. Em outras palavras, eles não saberão exatamente o que a empresa está almejando. Isso pode afetar potencialmente o curso do projeto de uma forma que não será as prioridades da empresa.

Expor informações confidenciais da empresa também é um grande risco. No momento em que permite que um gerente de projeto externo gerencie um projeto para o seu negócio, você precisará dar a ele acesso a uma parte específica da empresa. Talvez, o servidor ou mesmo informações de seus clientes. O risco de expor informações valiosas é real, portanto, se você decidir que deseja terceirizar o gerenciamento de projetos, deverá ter muito cuidado com as pessoas ou pessoas que escolherá para o trabalho.

CVs falsos. Todos nós podemos entender o que isso significa. Um gerente de projeto pode aparecer com um ótimo currículo, presumivelmente com muita experiência e conhecimento que pode acabar descobrindo que ele não é o que você está procurando. No entanto, você permitirá que eles comecem a trabalhar no projeto. Você pode estar perdendo um tempo valioso, bem como dinheiro, apenas para acabar percebendo que essa pessoa pode não ter sido a certa para o trabalho. Esse é um risco com o qual você também deve estar atento e, novamente, certifique-se de que, antes de contratar um gerente de projeto, ele atenda às necessidades do seu negócio.

Por último, mas não menos importante, os relacionamentos entre os funcionários também podem ser um problema. É um fenômeno comum que muitos projetos falhem porque os funcionários que trabalham nos projetos não conseguem ter uma boa relação de trabalho. Um gerente de projeto que é um colaborador externo pode não estar de acordo com alguns membros de sua equipe. No gerenciamento de projetos, esteja você terceirizando ou não, o trabalho em equipe é importante. Um gerente de projeto não fazia parte da equipe, ou os membros da equipe não estavam dispostos a trabalhar em equipe, o que poderia representar um perigo potencial para seus projetos e, claro, para seus negócios.

Conclusão

O gerenciamento de projetos é um processo complicado. Nem todos podem fazer isso. As pessoas fizeram faculdade para isso e ainda não são capazes de dar aos negócios os melhores resultados possíveis. O gerenciamento de projetos requer muitas habilidades profissionais e sociais. Se você decidir que deseja terceirizar o gerenciamento de projetos, concentre-se em três elementos principais.

Você precisa de um gerente de projeto com experiência e conhecimento. Os tipos que podem ser comprovados por um portfólio forte e uma boa reputação. Você precisa de um gerente de projeto que seja um jogador da equipe. Alguém que não tentará levar todo o crédito e se concentrará em nada além da implementação do projeto com base nas necessidades do seu negócio.

Por último, mas não menos importante, você precisa de um gerente de projeto objetivo. Alguém que não terá medo de mudar todo o projeto se for preciso para fazer suas prioridades. No mundo real dos negócios, não há espaço para desculpas e prazos perdidos. Tudo deve ser feito no ponto.

E se você está pensando em terceirizar seus projetos. Entre em contato conosco! Nós somos especialistas em gerenciar e entregar projetos.

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Os 10 problemas mais comuns em times de projetos

Funções e responsabilidades vão além do cargo ou posição que você ou alguém da sua equipe de projetos ocupa. Você sabe que como gerente de projetos, você deve-se perguntar:

  1. Qual o significado de um cargo para o trabalho que precisa ser realizado dentro de um projeto? 
  2. Quais decisões você pode tomarem reforçar e quando você precisa aprovação de um superior na organização? 
  3. Você sabe o que esperar dos gerentes funcionais e do sponsor do projeto? 
  4. E o que esperar do time?  Eles sabem as responsabilidades deles e quando eles precisam escalar uma situação?

As funções de projeto e responsabilidades e autoridade que cada um tem são acordadas no planejamento e documentados no plano de gerenciamento de recursos.  Uma reclamação frequente dos membros de projeto é que as funções e responsabilidades não são claramente definidas no projeto. Entretanto, a definição de funções e responsabilidades é uma parte crítica do processo de planejamento dos recursos.  O trabalho do projeto normalmente inclui mais que completar os pacotes de trabalho ou work packages.  Também inclui responsabilidades tal como de resolver riscos, questões da qualidade e apoiar atividades de gestão de projetos. 

Os membros do time precisam saber quais pacotes de trabalho e atividades estão sob suas responsabilidades e quando eles devem reportar, quais reuniões eles devem participar, etc. Em um ambiente funcional ou matricial, os gerentes dos recursos do time de projetos, precisam entender quanto e por quanto tempo esses recursos serão necessários no projeto.

Então gerente de projetos, a rotina do dia a dia faz com que que os problemas sejam muitas vezes deixados de lado com a esperança de que simplesmente desapareçam – o que raramente acontece. E entenda que as pessoas são o principal recurso do projeto.

Então ao invés de ser passivo, seja proativo. Resolva quaisquer problemas e crie uma equipe de projeto de sucesso. Nesse artigo, estão listados alguns dos problemas mais comuns que as equipes de projeto enfrentam.

Ao reconhece-los e confrontá-los e, portanto, melhorar os resultados do projeto – você pode impulsionar sua própria carreira, enquanto cria um ambiente melhor de trabalho em time, o que beneficia todos na equipe.

1. Falta de confiança

A confiança é crucial para o trabalho em equipe e começa com as pessoas se conhecendo. Os membros da equipe precisam absolutamente se conhecer, tanto profissionalmente quanto pessoalmente, especialmente em projetos onde as tensões serão altas em algum momento. Caso contrário, os membros não vão se entender, eles não vão querer se envolver porque não fizeram essa conexão humana e não confiarão totalmente um no outro.

2. Conflito e tensão

Conflitos ou diferenças de opinião podem ser saudáveis ​​e, se administrados com cuidado, podem desencadear debates úteis. Pode fazer as pessoas pensarem de forma diferente, expandindo o conhecimento e a percepção; a inovação pode acontecer e os resultados florescer. Opiniões diferentes não são uma coisa ruim. É como lidamos com o conflito que faz a diferença.

3. Não compartilhar informações

Conhecimento não é poder – a menos que seja compartilhado. Todos os membros da equipe do projeto trazem um conjunto único de habilidades, conhecimento, experiência e sabedoria para a mesa. Equipes de projeto eficazes, sem medo, compartilham regularmente e generosamente para o benefício de todos e para o benefício do sucesso do projeto. Isso faz com que a capacidade de toda a equipe cresça e dá a ela mais poder.

4. Baixo engajamento

O envolvimento da equipe é crucial para o sucesso do negócio. Se engajados, os membros da equipe em um determinado projeto estarão interessados ​​no que fazem, comprometidos com a missão do projeto e dispostos a ir além. Eles estão presentes no corpo, bem como mentalmente e emocionalmente. A chave para o engajamento é o envolvimento – ao envolver outras pessoas, você torna impossível permanecer distante.

5. Falta de transparência

Sem transparência, a confiança será prejudicada – tanto dentro da equipe do projeto quanto com o cliente final. A transparência está se tornando a norma presumida no gerenciamento de projetos e programas e as expectativas estão crescendo. Tudo começa no topo: quanto mais sênior você for, maior será a responsabilidade de ser um modelo para isso. Os funcionários seguirão os comportamentos do líder, bons ou ruins. Quando isso é bem feito, pode ter um efeito cascata positivo em toda a organização.

6. Sem pensamento de longo prazo

Os gerentes de projeto precisam ir além das urgências do dia a dia, ver o quadro geral e considerar como todas as partes do projeto se encaixam. Para uma equipe de projeto, isso significa ser capaz de pensar além de sua própria área, sobre como você se encaixa no programa ou projeto de mudança mais amplo e como você afeta a experiência do cliente final. Trata-se de sustentabilidade empresarial e sucesso a longo prazo. Todo mundo está ocupado, mas apenas estar ocupado não é suficiente. O sucesso de um projeto de longo prazo requer pensamento de longo prazo.

7. Mal percebido, não entregando

Uma equipe de projeto tem uma marca, uma imagem e uma reputação criada pelas ações e comportamentos dos membros da equipe. Uma grande parte da percepção é impulsionada por quão bem a equipe cumpre as expectativas e promessas feitas. Como uma equipe de projeto, você precisa se certificar de que todos entendam e assumam a responsabilidade por suas funções na criação da percepção da equipe. Isso inclui o que é entregue no projeto e como é entregue.

8. Gestão de mudanças não robusta

A mudança é constante e, a menos que seja gerenciada com cuidado, pode ser prejudicial ao trabalho em equipe e aos resultados. A mudança começa e termina com a comunicação. Sempre que você acha que comunicou o suficiente, você precisa se comunicar um pouco mais – e isso precisa ser interativo: ouvir, falar e envolver. Esteja ciente da curva de mudança, ou dos quatro estágios previsíveis de mudança: negação / resistência, emocional, esperançoso, compromisso. Cada estágio é necessário, mas o tempo que alguém permanece em cada estágio pode ser controlado e reduzido ao mínimo.

9. Trabalho em silos

Em pleno 2021, isso ainda é uma triste realidade! O trabalho em silos é uma realidade para muitas equipes de projeto. Os membros da equipe podem sentar-se lado a lado, mas não realmente trabalhar juntos. Uma grande equipe de projeto pode ser como os três mosqueteiros – todos por um e um por todos. Portanto, se você está em uma equipe, pode muito bem fazer parte dela. Trabalhar juntos seriamente significa aproveitar ao máximo o fato de que vocês são uma equipe. Honre seu tempo e esforços vendo-se como um membro em tempo integral da equipe, não apenas um colaborador individual. Imagine como seria bom fazer parte de uma equipe onde todos pensam na equipe e não apenas em si mesmos – torne esse projeto um sucesso trabalhando juntos.

10. Cada um por si – seguindo seu próprio caminho

Para caminhar na mesma direção, uma equipe precisa saber para onde está indo ou com o que está contribuindo (visão) e por que (propósito). Passe algum tempo nisso com sua equipe. Essa clareza fornece uma estrutura e uma “razão de ser” que podem reunir qualquer equipe de projeto para trabalhar em conjunto. Lembre-se de que as visões precisam ser atraentes e os propósitos significativos. As pessoas respondem à importância de ambos.

Se você deseja criar uma grande equipe de projeto, preste atenção especial aos comportamentos. O modo como nos comportamos tem impacto sobre os outros e afeta o modo como eles se comportam. É quando mudamos nossos comportamentos que podemos alcançar uma mudança transformacional.

Portanto, é importante entender que a liderança pode envolver irá envolver uma abordagem interpessoal.  quando você lidera o time de projeto,  considere as motivações do time e ali as atividades de projeto e metas de acordo.  isso vai criar mais produtividade

Então, se você chegou até aqui é porque se identifica com um ou mais problemas mencionados acima e quer saber como preveni-los, minimizá-los ou até mesmo eliminar dentro das possibilidades. Saiba que você está na plataforma que pode mudar os seus resultados de agora em diante.

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