Visão geral sobre as estruturas organizacionais na gestão de projetos

As estruturas organizacionais exercem influência primária na gestão de projetos e podem portanto, determinar o resultado de um projeto, independente de escopo, recursos, etc.; antes mesmo deste começar.

Com os avanços que temos vivenciado nos últimos anos, como por exemplo, o advento do métodos ágeis, principalmente pelo desafio da realidade econômica e política, os ciclos de transformação e inovação, etc; é fato que as grandes organizações estão repensando as estruturas convencionais.

Mas para que possamos visualizar essas transformações que estão ocorrendo, nós precisamos entender um pouco mais sobre as estruturas “tradicionais” mais comuns adotadas pela governança das empresas.

Existem basicamente, 3 tipos de estruturas nas organizações, estrutura organizacional funcional, estrutura organizacional projetizada e estrutura organizacional matricial que pode se desdobrar em matricial fraca ou matricial forte.

O objetivo desse post apresentar essas estruturas organizacionais, com maior foco na estrutura matricial. Antes de compreender os tipos de estruturas organizacionais, deve haver o compreensão do que é uma organização.

 “uma organização é uma combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos. Por meio de uma organização torna-se possível perseguir e alcançar objetivos que seriam inatingíveis para uma pessoa. Uma grande empresa ou uma pequena oficina, um laboratório ou o corpo de bombeiros, um hospital ou uma escola são exemplos de organizações

Maximiano (1995)

As estruturas organizacionais convencionais

Segundo o PMI (2017) estrutura organizacional é a forma como a empresa se organiza para atingir seus objetivos. A estrutura organizacional interfere diretamente na autoridade e no poder do gerente de projeto em seu projeto e na sua organização. Existem 3 tipos de estruturas nas organizações:

  • Estrutura Funcional

Esse é o modelo, onde os colaboradores tem uma área definida e um chefe imediato claramente definido dependendo do nível hierárquico em que se encontra na organização PMI (2017). Esse tipo de estrutura portanto, é organizada por especialidades, com seus próprios objetivos que por muitas vezes não refletem os objetivos de um projeto em desenvolvimento.

Quando pensamos em gestão de projetos, e entendemos que um projeto depende da interação e integração das diversas especialidades, suportado pelo alinhamento estratégico que defini aquele ou aqueles projetos como importantes para a organização; na estrutura funcional, o gerente de projetos tem pouca ou nenhuma autoridade sobre os recursos necessários. Isso se dá em razão da pouca visibilidade do projeto em uma estrutura funcional.

Figura 1 – Típica estrutura funcional – o foco está nas especialidades necessárias para o negócio

Algumas de suas principais características:

  • Autoridade funcional ou dividida;
  • Linhas diretas de comunicação;
  • Descentralização das decisões;
  • Ênfase na especialização

Vantagens:

  • Promove o aperfeiçoamento;
  • Facilita a especialização, nos escalões hierárquicos superiores;
  • Facilita o trabalho em equipe (formação de equipes);
  • Dá maior flexibilidade de adaptação à empresa;
  • O especialista sente-se mais valorizado.

Desvantagens:

  • Muitas chefias, causando confusão;
  • Não há unidade de mando, o que dificulta a disciplina;
  • A coordenação é mais fácil;
  • É mais dispendiosa;
  •  Confusão quanto aos objetivos;
  • Aumento do conflito inter-funcional.

  • Estrutura Baseada em Projetos ou Projetizada
  • Esse modelo cada colaborador é alocado para um ou mais projetos e respondem diretamente ao gerente de projetos PMI (2017). Pense que se na estrutura funcional, a especialização é foco da organização, em uma estrutura projetizada, os especialistas são alocados nos diferentes projetos em execução e toda a responsabilidade fica a cargo do gerente de projetos.

    Note que, em uma estrutura funcional você tem o expertise sendo estimulado através dos gerentes funcionais para garantir o atendimento as necessidades do negócio. Já na estrutura projetizada, vai se exigir muito mais habilidades e competências do gerente de projetos ao ponto de deter o conhecimento suficiente de cada especialidade para assegurar que o projeto vai alcançar os resultados esperados. A estrutura projetizada é portanto, o contraponto exato da estrutura funcional.

    Além disso, a estrutura projetizada torna o ambiente de negócios ainda mais desafiador, pois para que esta se sustente ao longo do tempo, é necessário que a organização tenha um fluxo contínuo de projetos em seu pipeline, para assegurar a alocação dos recursos disponíveis, já que não há áreas ou departamentos para receber esses recursos novamente após a conclusão de um projeto.

    Figura 2 – Estrutura projetizada – a organização precisa de projetos em fluxo contínuo para que possa ser viável

    A estrutura matricial é o equilíbrio entre os benefícios e vantagens da estrutura funcional e da estrutura projetizada. É provavelmente o modelo mais adotado até hoje na maioria das empresas. Entretanto, as empresas que já caminharam para essa estrutura de forma consistente, tem percebido as oportunidades de continuar essa caminhada em direção a uma estrutura projetizada.

    A organização matricial pode ser classificada em: Fraca, Balanceada, ou Forte, dependendo da força que o gerente de projetos tem na organização. Um crítica do autor com relação a definição teórica é que no dia a dia, nós iremos encontrar as organizações matriciais oscilando entre fraca e forte de acordo com o momento do projeto. Raramente, será possível perceber uma matriz moderada estabilizada, ao longo do ciclo de vida de um projeto.

    Essa crítica se faz importante, pois influência diretamente no comportamento do gerente de projetos em determinadas etapas do desenvolvimento. Veremos a seguir que mesmo o fato de se ter uma especialização da gestão de projetos, perceba que ainda trata-se de uma estrutura matricial.

    Figura 3 – Estrutura matricial

    Vantagens

    • Gerente de Projetos tem total autonomia.
    • Melhor visão holística do projeto.
    • Demandas do projeto são rapidamente atendidas.
    • O diferente número de especialidades na equipe aumenta a possibilidade de resultados positivos.

    Desvantagens

    • Ociosidade dos recursos, considerando que em alguns momentos haverá um menor grau de exigência de algumas áreas.
    • Insegurança na equipe ao término do projeto.

    Classificações das estruturas matriciais

    • Matricial Fraca 

    Essa estrutura é a estrutura mais parecida com a estrutura funcional. Suas características lembram a estrutura funcional por conta do gerente de projetos ter a função mais parecida com um facilitador ou coordenador do que de um gerente de projetos. O coordenador possui a autonomia para tomada de decisões e se reporta a um gerente de nível hierárquico superior PMI (2017).

    Os projetos nesse modelo de estrutura não tem recursos de forma exclusiva, uma vez que os colaboradores fazem parte de uma equipe funcional ao mesmo tempo, onde cada membro responde ao seu gerente funcional PMI (2017).

    • Matricial Balanceada

    Essa estrutura é o meio termo entre a estrutura funcional e a projetizada. Nela há um gerente de projetos que não é um gerente funcional e esses gerente passa a trabalhar no projeto em tempo integral, porém a equipe continua abaixo dos seus respectivos gerentes funcionais PMI (2017).

    Nesse modelo de estrutura é a que mais fica evidente o conflito de “duplo comando”, onde os membros da equipe passam a ter dois chefes, o gerente de projetos e o gerente funcional. A figura abaixo representa este tipo de estrutura PMI (2017).

    • Matricial Forte

    Essa estrutura se assemelha bastante a uma estrutura projetizada. Nela os gerentes de projetos passam a ser somente gerentes de projetos e não mais um membro de uma área funcional da organização PMI (2017).

    Nesse modelo, os gerentes de projetos tem mais poder na tomada de decisão e mais disponibilidade de recursos, diferente da matricial fraca, onde os recursos são controlados pelo gerente funcional, ou na matricial moderada, onde há um misto de poder entre o gerente funcional e o gerente de projetos PMI (2017).

    A proposta da estrutura matricial forte, coloca o PMO (Project Management Office) em um modo de operação diretivo, desde o definição dos gerentes de projetos, bem como a responsabilidade geral pelos projetos em execução. Na prática pode ser muito vantajoso para organizações que estejam buscando maior maturidade da gestão de projetos desde o alinhamento estratégico até o nível operacional.

    Entretanto, as empresas tem que se atentarem ao cuidado não apenas criar mais uma “caixinha” no organograma e não refletir essa mudança no sistema de governança e objetivos estratégicos.

    Figura 4 – Estrutura matricial forte

    Vantagens

    • Possibilita um ambiente mais participativo, pois depende da colaboração de muitas pessoas diferentes.
    • Colaboradores têm mais participação ao tomar decisões nos níveis mais baixos da hierarquia.
    • Enfatiza a interdependência entre os departamentos, proporcionando oportunidades de delegação, maior contribuição pessoal e participação na tomada de decisão nos níveis mais baixos da hierarquia.
    • Mais facilidade em controlar os resultados.

    Desvantagens

    • A dupla subordinação (chefes funcionais e divisionais) pode criar conflito de interesses.
    • Rixas entre chefes de departamentos.
    • Dificuldade de adaptação por parte de alguns funcionários.
    • Comunicação deficitária.

    Diferenças e similaridades entre as estruturas organizacionais

    Analisando das informações demonstradas no quadro a seguir, podemos perceber que a estrutura matricial fraca se aproxima muito de uma estrutura funcional e uma estrutura matricial forte se aproxima muito da projetizada, com algumas poucas diferenças PMI (2017).

    Vale ressaltar que muitas organizações podem desenvolver um modelo onde um ou mais tipos das estruturas apresentadas são utilizadas. Este tipo de organização é chamado de organização composta PMI (2017).

    Quadro 1 – Características das estruturas organizacionais em projetos

    Conclusão

    A decisão sobre o tipo de estrutura organizacional a ser adotado pela empresa depende do tipo e tamanho do negócio. Não existe fórmula mágica e o que funciona para um, pode não ser um caso de sucesso para outro.

    O modelo organizacional matricial e suas variações, influenciarão ou modo como o projeto é conduzido, pois estas variações indicam uma autoridade e autonomia do gerente de projetos.

    Depois dessa revisão, você considera importante entender como os resultados dos projetos são afetados diretamente pelo arranjo organizacional?

    —- Sobre NX2IN (Joel C Junior) Joel Junior, MsC, PMP é um profissional da área de gestão com carreira desenvolvida em empresas multinacionais desde a posição de estagiário até a gerência.

    Com mais de 18 anos de experiência, é apaixonado pela proposta de profissionais ACIMA DA MÉDIA #saiadamedia com footprint de treinamento e mentoria para jovens e profissionais experientes do mercado.

    A partir de 2021, se dedicando a compartilhar através da web suas ideias para profissionais que desejam experimentar uma carreira ACIMA DA MÉDIA.

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    Quais são os 4 valores que fundamentam a Metodologia / Pensamento Ágil?

    O Manifesto Ágil é um documento originalmente publicado em 2001, que inclui valores que norteiam a proposta ágil e os seus princípios. Ele foi escrito por vários desenvolvedores que acreditam que qualquer desenvolvedor de software deve ser capaz de usá-los como um guia ao longo de seu projeto. É interessante notar que o manifesto ágil surgiu da prática para a teoria e não ao contrário como vemos comumente. Originalmente, era intitulado “Manifesto for Agile Software Development” e “Agile Alliance”. É portanto, uma leitura obrigatória para empresas que empreendem qualquer processo de desenvolvimento de software hoje.

    Além de saber sua origem e propósito final, quais são os 4 princípios básicos da metodologia ágil? Este artigo descreve os pontos-chaves do manifesto.

    Uma Visão Geral do Manifesto Ágil

    O principal objetivo do Manifesto Ágil é encontrar maneiras alternativas de executar o processo de desenvolvimento de software padrão. Para algumas organizações, o processo padrão pode se tornar muito complicado e pouco eficaz. O objetivo geral é entregar mais valor agregado aos indivíduos e melhorar as interações sobre processos e ferramentas.

    O objetivo de seus autores não é promover a anti-metodologia. Em vez disso, eles queriam “restaurar a credibilidade da palavra em si’”. Então, eles objetivaram equilibrar as formas existentes de desenvolvimento de software, junto com algumas novas alternativas. Por exemplo, eles aceitam modelagem e documentação apenas quando é útil para o projeto.

    Os criadores dessa proposta também acreditam que o planejamento é importante. Mas, enquanto se espera que o plano evolua e mude, a flexibilidade deve ser implementada para modificações futuras.

    E agora vamos então falar um pouco sobre os 4 valores que norteiam o pensamento ágil, os quais hoje já se expandiram para além das fronteiras das empresas de tecnologia e tem sido implementado com sucesso em diversos outros segmentos.

    Valor #1 Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas

    Não faz muito tempo, a grande maioria das equipes de software se concentrava exclusivamente na aplicação dos melhores processos e ferramentas para construir seu software. Mas as coisas continuam evoluindo na indústria de tecnologia. Embora o lado técnico do processo seja importante, o Manifesto Ágil sugere que as pessoas que estão por trás desse processo são mais importantes.

    Este valor argumenta que o desenvolvimento de software bem-sucedido não seria possível sem uma equipe de desenvolvedores de software. E, com isso em mente, a colaboração dentro da equipe deve ser de grande importância. Os membros que se comunicam com eficácia uns com os outros e agem com base em um objetivo comum podem resolver com mais eficácia quaisquer problemas que surjam. Boa comunicação, neste caso, significa o melhor software.

    Este valor do manifesto Agile também está relacionado à comunicação com os clientes. Existem várias coisas que um cliente pode querer perguntar e é responsabilidade dos membros da equipe garantir que todas as dúvidas e sugestões dos clientes sejam prontamente atendidas, mais do que focar em processos e protocolos de resposta definidos.

    Resumo dos 4 valores do Manifesto Ágil

    Valor #2 Software funcional mais que uma documentação abrangente

    No passado, não era incomum que desenvolvedores de software passassem anos criando documentação detalhada. E tudo isso estava acontecendo antes mesmo de eles escreverem uma única linha de sua codificação. Embora a documentação não cause nenhum dano, as equipes devem focar no processo e fornecer aos clientes um software funcional de alta qualidade. O Manifesto Ágil enfatiza a importância de ser centrado no cliente neste princípio básico. Depois de entregar o produto acabado ao cliente, espere algumas mudanças e revisões e use-as para melhorias.

    Pense que, do ponto de vista ágil em termos de desenvolvimento, não há sinal maior de progresso do que um software funcional (mesmo que parcial) entregue ao cliente o quanto antes para que ele possa começar a ter a experiência esperada.

    Joel C Junior

    Valor #3 Colaboração com o cliente mais que contratos negociados

    No passado, o aspecto mais importante do desenvolvimento do projeto era o contrato. Você redigiria um contrato exato com seu cliente, fornecendo detalhes precisos do produto final. Mas, como você provavelmente pode imaginar, havia muito contraste entre o que os desenvolvedores criaram, o que o contrato dizia e o que o cliente realmente precisava.

    Em vez de utilizar este método desatualizado, o foco deve estar no desenvolvimento constante do seu produto. É por isso que é tão importante trabalhar lado a lado com seu cliente para fornecer seu produto final ideal.

    Os princípios do Agile de certa forma, imperam que os clientes estejam envolvidos em todas as fases do projeto. A abordagem em cascata ou metodologias tradicionais permitem apenas que os clientes negociem antes e depois do projeto. Isso costumava resultar em desperdício de tempo e recursos. Se os clientes forem mantidos informados durante o processo de desenvolvimento, os membros da equipe podem garantir que o produto final atenda a todos os requisitos do cliente.

    Valor #4 Resposta ás mudanças mais que seguir um plano fixo

    Ao contrário das metodologias de gestão do passado, os valores Agile são contra o uso de planos elaborados antes do início do projeto, rígidos que obriga o time a continuar a cumpri-los de qualquer maneira. As circunstâncias mudam e às vezes os clientes exigem recursos extras no produto final que podem alterar o escopo do projeto. Nestes casos, os gerentes de projetos e suas equipes devem se adaptar rapidamente para entregar um produto de qualidade e garantir 100% de satisfação do cliente.

    Embora nem todas as mudanças venham a ser benéficas, como acontece com o desenvolvimento de software, manter o status quo não promove melhorias. Também não o tira da sua zona de conforto. Os clientes continuarão a solicitar alterações e revisões até que você crie o produto desejado. Esta é a principal razão pela qual o Manifesto Ágil sugeriu que as equipes de software sempre deveriam ter a capacidade de mudar a direção de seu trabalho sempre que necessário.

    Pense que, se o cliente solicita uma mudança, é porque ele realmente precisa!

    Joel C Junior

    Algumas conclusões

    O verdadeiro propósito da abordagem Agile é o compromisso de desenvolver um produto de forma incremental, seguindo um processo passo a passo. Embora muitas empresas já tenham mudado para o Agile, seguir a tendência provavelmente não o beneficiará, a menos que você entenda totalmente como ela funciona.

    Antes de mudar de uma metodologia de desenvolvimento para Agile, certifique-se de conhecer o básico, revise cuidadosamente os 4 princípios que colocamos nesse artigo. Avalie suas implicações e como você irá incorporá-lo à estratégia geral da empresa e de sua equipe. Uma ótima maneira de começar é lendo o Manifesto Ágil, que inclui quatro valores essenciais e doze princípios adicionais.

    Depois de passar por eles, é hora de planejar e criar estratégias. Agile é a metodologia mais eficiente para seu projeto?

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