Não aguento mais reuniões improdutivas. Please, me ajudem...

Não aguento mais reuniões improdutivas. Please, me ajudem…

Se você trabalha em uma empresa e regularmente participa de reuniões, deixa eu te perguntar… Você já participou de uma reunião sem pé nem cabeça? Caso a sua resposta seja SIM, você tem que ler esse artigo até o final.

Intro:

Se você chegou até aqui, então você é como eu e milhares de outros que já tivemos o desapontamento de participar de uma reunião, e no final você saiu praticamente da mesma forma que entrou ou quem sabe, desorientado sobre o que você deve ou deveria estar fazendo.

Infelizmente, a palavra REUNIÃO ou “Precisamos fazer uma reunião”, tem ganho uma avalanche de haters mundo afora, pelo histórico da falta de produtividade. Entretanto, quando bem organizada, conduzida e adequadamente sumarizada, reuniões, podem trazer benefícios enormes para uma organização.

E o meu objetivo nesse artigo, é compartilhar com você, práticas simples que podem te trazer o que você precisa está procurando em uma reunião: EFICÁCIA, EFICIÊNCIA e SATISFAÇÃO DOS MEMBROS DA REUNIÃO.

Eu queria começar partindo de uma visão empresarial de referência que temos no nosso país, o empresário Abílio Diniz, que expressou sua opinião sobre as reuniões e que nos desafia a buscar caminhos mais efetivos para tratarmos temas importantes do dia a dia.

“Empresa que faz muita reunião é lenta, devagar. Fazem reunião porque não sabem o que fazer, porque não existe processo definido.“

“Quanto mais você puder fazer o simples, melhor. Não faça reuniões. As empresas fazem reunião quando não sabem o que fazer ou quando querem dividir uma responsabilidade.“

Para entendermos um pouco mais da temática que esse tema representa, vamos olhar rápida os principais problemas das reuniões de projetos.

Problemas comuns das reuniões de projeto

De forma curiosa, as reuniões projeto que apresentam falta de produtividade parecem possuir características semelhantes, identificados na listagem abaixo.

Falta de agenda ou tópicos mal elaborados
Membros da equipe sem nível de envolvimento suficiente com os temas
Falta de gestão do tempo durante a reunião
Discussões que saem do assunto – gastando tempo na tangente
Não obter informações da maioria dos membros da equipe
Falta de ação no plano de ação

Falta de agenda ou tópicos mal elaborados – Frequentemente, os gerentes de projeto simplesmente reúnem os membros da equipe sem desenvolver / circular uma agenda claramente definida, incluindo tópicos, horários e responsáveis pelos tópicos. Quando as reuniões não têm uma agenda ou estão incompletas ou pouco claras, a reunião fica sem roteiro e portanto, desestruturada. Sem esse roteiro, a reunião facilmente sai do curso e muitas vezes se desperdiça tempo valioso. Sem objetivos predefinidos específicos, a sessão vagueia sem rumo.

Membros da equipe sem nível de envolvimento suficiente com os temas – Infelizmente, alguns membros da equipe acham que tudo o que precisam fazer para uma reunião é aparecer e participar. Quando isso acontece, toda a equipe perde um tempo valioso. Invariavelmente, quando um membro da equipe não consegue fornecer feedback sobre um problema por não estar preparado, a equipe normalmente perde tempo especulando sobre isso e alguém fica encarregado de fazer o acompanhamento após a reunião e relatar na próxima reunião. Esses tipos de atrasos não são apenas frustrantes; eles podem realmente atrasar o projeto!

Falta de gestão do tempo durante a reunião – Uma das maiores frustrações que os membros da equipe têm com as reuniões do projeto é que muitas vezes eles duram muito tempo. Quando o tempo não é bem administrado, muitas vezes são necessárias reuniões adicionais, o que diminui o moral dos membros da equipe e muitas vezes acelera as decisões. Tudo isso pode impactar negativamente não apenas o cronograma do projeto, mas também a qualidade do produto ou serviço do projeto. Quando o tempo não é gerenciado adequadamente durante as reuniões, os membros da equipe muitas vezes ficam tentados a ignorar a reunião por considerarem que será uma perda de tempo e que seu tempo será melhor aproveitado em outras atividades.

Discussões que saem do assunto – gastando tempo na tangente – Esta é uma disfunção extremamente comum durante as reuniões. Com bastante frequência, tópicos ou questões surgem durante a reunião, que estão fora do escopo pretendido para aquele encontro. Quando os participantes gastam cada vez mais tempo em tópicos fora do escopo da reunião, cada vez menos tempo, fica disponível para os tópicos pretendidos. Isso geralmente significa que os tópicos pretendidos da agenda são apressados ou não são abordados, resultando em decisões de baixa qualidade, atrasos, falhas de comunicação e assim por diante.

Não obter informações da maioria dos membros da equipe – Uma das tarefas mais difíceis que qualquer gerente de projeto tem é lidar com diferentes personalidades na equipe. Personalidades mais agressivas podem tender a dominar as reuniões do projeto, enquanto os tipos mais passivos tendem a contribuir muito menos para as discussões e tendem a ser muito menos expressivos sobre suas opiniões sobre um determinado assunto. Todos nós já ouvimos que a roda que range pega o óleo e isso, infelizmente, costuma ser verdade durante as reuniões do projeto. Muitas vezes, um gerente de projeto ou líder de equipe será excessivamente influenciado por um membro da equipe com uma personalidade agressiva. Quando certos membros da equipe dominam enquanto outros se sentam passivamente (sem fornecer informações críticas sobre um problema), a qualidade das decisões da equipe é prejudicada. Outro grande problema com essa disfunção em particular é que o gerente de projeto frequentemente desenvolve uma visão distorcida de questões importantes do projeto porque uma ou duas pessoas podem expressar opiniões muito fortes.

Falta de ação no plano de ação – uma das partes importantes de qualquer reunião de projeto é o condução eficaz dos itens de ação. Normalmente, surgem questões durante a reunião que devem ser tratadas após a reunião. Com muita frequência, esses itens de ação são mencionados verbalmente, o que geralmente resulta em um déjà vu (em que ninguém dá seguimento ao assunto e o problema continua a ressurgir em reuniões futuras). Outro resultado do tratamento inadequado dos itens de ação é o acompanhamento deficiente de questões críticas do projeto. O plano de ação é o veículo que os gerentes de projeto usam para atribuir tarefas de acompanhamento após a reunião. Quando esse processo é ineficaz, essas tarefas de acompanhamento sofrem. Torna-se muito mais fácil para os membros da equipe reclamarem de que não sabiam sobre uma ação, não o entendiam ou não tinham tempo para concluí-lo. Quando os itens de ação não são concluídos em tempo hábil, o andamento do projeto é prejudicado.

Claramente, essas disfunções comuns em relação ao status do projeto têm impactos negativos significativos sobre o andamento do projeto. Embora os impactos no cronograma, custo e qualidade possam ser óbvios, um impacto mais sutil é a erosão da credibilidade do gerente de projeto com sua equipe. Os membros da equipe veem o gerente de projeto como a pessoa responsável por realizar reuniões de status eficientes, relevantes e sem problemas. Quando isso não acontece, muitas vezes o gerente de projeto é considerado fraco e ineficaz. Na verdade, a capacidade do gerente de projeto de realizar reuniões de eficazes não só impacta diretamente o progresso do projeto, mas também influencia a forma como ele ou ela é percebido pelos outros.

Dicas para melhorar suas reuniões

Simplifique a agenda

A agenda é o seu roteiro para a reunião. Deve incluir não apenas tópicos, mas também horários, proprietários de tópicos e possivelmente até técnicas de facilitação para cada seção. Uma agenda bem desenvolvida ajuda o gerente de projeto a manter a equipe no caminho certo, torna a preparação mais fácil para os membros da equipe, reduz o tempo da reunião e fornece um senso de foco para a reunião.

Para reuniões de projeto, as agendas devem ser simples e consistentes. O gerente de projeto deve indicar claramente quais tópicos devem ser abordados em cada reunião de status agendada regularmente – sem surpresas! Um exemplo de agenda de reunião de status pode incluir os seguintes tópicos:

Revisão do plano de ação da reunião anterior
Revisão retrospectiva (onde estivemos? Para onde vamos?)
Atualizações do responsável pelas atividade (usando o formulário de atualização – inclui feedback sobre custo, tempo e qualidade)
Revisão de questões abertas

De acordo com a disponibilidade, os gerentes de projeto devem se empenhar em agendas que sejam simples e diretas. Durante uma reunião de status, a discussão deve ser muito direta e focada em fornecer atualizações de status específicas. As agendas excessivamente agressivas tendem a resultar em reuniões demoradas com menos foco.

Look Back – Look Forward

Olhe para trás – olhar para frente refere-se à revisão do cronograma imediato anterior e do próximo período (por exemplo, +/- 2 semanas). Durante uma reunião, “olhando para trás e olhando para a frente” , faz com que a equipe se concentre no momento atual do projeto e nas questões relevantes para o período atual. Esta abordagem fornece uma breve visão histórica que oferece contexto para a discussão do projeto do “estado atual”. A breve revisão também oferece oportunidades importantes para reconhecer os membros da equipe por realizações recentes.

Para implementar a técnica “olhar para trás e olhar para a frente”, você precisará de:

Um cronograma de projeto que se concentre nos períodos imediatamente anteriores e futuros
Highlights dos milestones / realizações importantes no cronograma do projeto
Resumo dos principais eventos que levam ao estado atual
Input dos líderes de tarefas e membros da equipe referente a antecipação dos riscos / problemas prováveis durante o período imediatamente seguinte.

Embora a técnica de revisão “olhar para trás e para frente” concentre a reunião de status no período atual, a agenda deve sempre fornecer oportunidades para abordar questões relevantes fora desse período. Se houver um problema urgente previsto para ocorrer no final do projeto e a reunião de revisão de status estiver ocorrendo no início do projeto, um membro da equipe ainda deve se sentir confortável para levantar a preocupação durante a seção “Problemas em aberto ou riscos / preocupações” a agenda.

Esta técnica não se destina a excluir qualquer menção de tarefas fora do prazo imediato, mas em vez disso, focar a atenção do grupo nesse prazo e minimizar o tempo perdido revisando repetidamente as tarefas que ocorrem significativamente antes ou depois da sessão de revisão de status.

Invista na responsabilidade, ou seja, em inglês no accountability

Os gerentes de projeto contam com membros da equipe de especialistas no assunto para concluir as tarefas em tempo hábil. Ao longo do curso do projeto, itens adicionais surgirão exigindo o acompanhamento de vários membros da equipe. Os membros da equipe devem ser responsáveis pelas tarefas que assumem para que o projeto alcance seus objetivos dentro dos parâmetros definidos. Quando os membros da equipe não são responsabilizados, isso cria problemas para o projeto:

As tarefas são prejudicadas porque não são concluídas corretamente;
O gerente de projeto muitas vezes começa a assumir tarefas que não deveria, o que tira seu foco do gerenciamento do projeto;
Outros membros da equipe percebem que alguns não estão sendo responsabilizados e isso afeta negativamente seu comportamento;
Os membros da equipe que não foram responsabilizados continuam com o comportamento negativo;
Seguem-se atrasos no cronograma do projeto;
A credibilidade do gerente de projeto é afetada

Para evitar esses problemas, os gerentes de projeto devem promover uma cultura de responsabilidade desde o início do projeto. Isso certamente deve ser aplicado durante as reuniões de projeto, quando o gerente de projeto costuma fazer uma “verificação” para determinar os níveis de conclusão da tarefa e possivelmente atribuir novos itens de ação. Muitos gerentes de projeto presumem que, quando um membro da equipe não completa uma tarefa conforme designado, seu único recurso é confrontá-lo diretamente. Embora essa abordagem seja apropriada em certas situações, incentivar a equipe a responsabilizar-se mutuamente tende a construir uma cultura de responsabilidade dentro da equipe e a ser mais eficaz a longo prazo.

Parece bom? Bem, a pergunta óbvia é: como o gerente de projeto incentiva essa cultura de responsabilidade na equipe do projeto durante as reuniões? Considere estas técnicas para encorajar essa dedicação à responsabilidade na equipe:

Escreva todos os itens de ação com responsável e prazo em um flip chart em tempo real durante a reunião;
Repita os itens de ação para o responsável e confirme o entendimento dele / dela;
Peça aos responsáveis pelas ações que proponham datas de conclusão – negocie as datas, se necessário;
Mantenha um Lista de Ações viva, na qual os responsáveis de tarefas são responsáveis por atualizar;
Comece todas as reuniões com uma revisão dos itens de ação anteriores;
Considere o uso de ferramentas eletrônicas para fornecer lembretes automáticos de itens de ação;
Aborde aqueles que estão em atraso offline para explorar as causas possíveis;

Os membros da equipe são certamente influenciados pelo comportamento e pelas reações de outros membros da equipe. Os gerentes de projeto devem capitalizar isso para fomentar uma equipe altamente responsável.

Mantenha o foco

Um dos maiores dilemas que os gerentes de projeto enfrentam durante as reuniões do projeto é manter o foco no tópico em questão. Essas tangentes não apenas desviam o grupo do tópico, mas também tendem a ocupar um tempo crítico durante a reunião e atrasar as reuniões. Outro problema com as tangentes é que elas tendem a fazer com que a reunião salte de um tópico para outro, sem facilitar a resolução real do tópico pretendido em mãos. Em suma, desviar-se do assunto afeta a eficiência e a eficácia de uma reunião.

Os gerentes de projeto devem considerar algumas técnicas simples para ajudar a manter o foco durante suas reuniões de status:

Peça a alguém da equipe para “levantar uma bandeira” ou apontar quando a discussão está mudando de assunto;
Questione se o problema levantado pode ser tratado offline;
Use um cronômetro ou dispositivo semelhante para “marcar o tempo” das discussões sobre questões que não estão na agenda (mas a equipe concorda que devem ser discutidas)
Desenvolva uma regra básica sobre como manter o grupo no tópico (por exemplo, TVSF— “Todos, vamos seguir em frente)

Manter o foco durante as reuniões de status é fundamental para mantê-las dentro do tempo alocado. A chave para implementar qualquer uma dessas técnicas com sucesso é trazer à tona o problema com a equipe no início do ciclo do projeto e identificar as técnicas que a equipe apoiará para resolver este problema comum.

Conclusão

As reuniões do projeto são uma ferramenta crítica na caixa de possibilidade do gerente de projeto. Infelizmente, poucos gerentes de projeto adotaram métodos e técnicas para garantir que essas sessões sejam sucintas, produtivas e valiosas.

Não é incomum que os gerentes de projeto conduzam pelo menos uma reunião de status de 90 minutos por semana. Para uma equipe de seis pessoas, isso representa um investimento de quase 40 horas em apenas um mês! Muitos gerentes de projeto presumem que uma reunião enviar um convite de reunião e simplesmente aparecer.

Hey, gerente de projetos! Enviar um convite de reunião e aparecer, não significa que ela vai resolver !

Na realidade, as reuniões eficazes exigem muito mais! A boa notícia é que, quando as reuniões do projeto são eficazes e eficientes, os resultados são tremendos! Reuniões produtivas aumentam o moral da equipe, fornecem informações oportunas sobre o status do projeto, descobrem riscos potenciais, fornecem um fórum para a resolução oportuna de problemas e encorajam o compartilhamento de informações relevantes.

—- Sobre NX2IN (Joel C Junior) Joel Junior, MsC, PMP é um profissional da área de gestão com carreira desenvolvida em empresas multinacionais desde a posição de estagiário até a gerência.

Com mais de 18 anos de experiência, é apaixonado pela proposta de profissionais ACIMA DA MÉDIA #saiadagaiola com footprint de treinamento e mentoria para jovens e profissionais experientes do mercado.